Ein eigenes Büro fürs Projektmanagement

Veraltete Technologie durch neue zu ersetzen gehört in IT-Abteilungen zur alltäglichen Arbeit. Gleichwohl plädieren die Marktbeobachter von Gartner für einen neuen Ansatz in der IT-Modernisierung. Ihr Vorschlag: Firmen sollen dafür eigene Einheiten einrichten. Die so genannten Projektmanagement-Büros (Project Management Office, PMO) sollen die Informationstechnologie ganzheitlich nach vorne bringen und stärker an den Firmenzielen ausrichten.

Eine umfassende strategische IT-Planung gibt es Gartner zufolge in den meisten Firmen bisher nicht. Wie im Hamsterrad werde vielerorts daran gearbeitet, immer wieder Neuerungen hervorzubringen. Die Hauptanforderung des Business erreichten viele IT-Abteilungen auf diesem Weg allerdings nicht: nämlich einfache, effektive Lösungen zu günstigen Preisen zu entwickeln, die leicht an die sich verändernden Anforderungen anpassbar sind. Notwendig sind den Marktforschern zufolge nicht härtere Anstrengungen der IT-Leute auf diesem Weg, sondern ein gänzlich neuer Ansatz.

Drei Hauptvorteile soll ein eigenständiges PMO Gartner zufolge haben: allgemein gültige Planungsprozesse, ein einheitliches Berichtswesen und - wo nötig - eine übergreifende Vergabe von Prioritäten bei der Modernisierung. Das Project Management Office sitzt dabei an einer Schnittstelle und muss die widerstreitenden Interessen von Führungsebene, Programm-Managern und Projektmanagern unter einen Hut bekommen. Die PMO-Mannschaft ist außerdem dafür verantwortlich, dass strategische IT-Projekte effizient durchgeführt werden.

Sowohl Planung als auch Durchführung und Auswertung von IT-Projekten sollen mithilfe eines PMO besser strukturiert werden. Im Zusammenwirken mit Prozessen zum Produkt- und Portfolio-Management soll eine IT-Abteilung zusätzlich in der Lage sein, unter anderem Investitionen und die daraus resultierenden Ergebnisse - Anwendungen oder Services - besser nachzuverfolgen.

Die Analysten glauben ferner, dass die Grundsätze und Prozesse, die Grundlage für die Arbeit eines PMO sind, das Business ermuntern werden, sich stärker als bisher an Modernisierungs-Initiativen in der IT zu beteiligen. Auch Konflikte um knappe Finanzmittel sollen sich leichter lösen lassen.

PMO außerhalb der IT-Abteilung ansiedeln

Vorstellbar ist es laut der Analyse sogar, die Projektmanagement-Einheit außerhalb der IT-Abteilung aufzustellen. Das erhöhe ihre Unabhängigkeit und lasse gar nicht erst den Verdacht aufkommen, die PMO-Mitglieder agierten voreingenommen.

Eine solche Einheit bezeichnet Gartner als Enterprise Program Management Office (EPMO). Zu dessen Aufgaben zählten dann eher Kontrolle und der Überblick, die direkte Verantwortung für einzelne Vorhaben hingegen nicht. Ein EPMO wäre auch direkt ansprechbar für Führungskräfte unterer Ebenen. Sie könnten Einzelprobleme im Zusammenhang mit übergreifenden Modernisierungs-Vorhaben über diese zentrale Stelle auch ins Bewusstsein der Unternehmensführung rücken.

Die Kommunikation verbessern

Während eine unternehmensweite Abteilung zum Programm-Management zum einen die Kommunikation zwischen IT und Business verbessern soll, hat sie zugleich auch trennende Funktion: nämlich zwischen taktischen und strategischen Unternehmungen. Unter ersteren verstehen die Gartner-Analysten die Ausrichtung und Durchführung von Projekten, unter den an zweiter Stelle genannten die Ausführung von Anweisungen aus der höchsten Führungsetage. Diese Trennlinie zögen erfahrene Projektmanager ohnehin häufig. Die Einrichtung eines EPMO könne diese sinnvolle Zweiteilung erleichtern.

Bisher seien die Nachverfolgung und das Management von Modernisierungs-Projekten in der IT größtenteils Glückssache. Erst ein PMO ermögliche ein standardisiertes und strukturiertes Berichtswesen. Weil die Anforderungen an eine Neuerung dort gesammelt werden, lasse sich auch tatsächlich beurteilen, ob größere Veränderungen im Bestand der Software-Anwendungen sinnvoll seien und den übergeordneten Business-Zielen dienten.

Überblick über das Applikations-Portfolio

Den Marktforschern zufolge soll ein PMO auch das Management des Applikations- und Projekt-Portfolios erleichtern. Das soll vermeiden, dass einzelne Anwendungen mit der Zeit in Vergessenheit geraten - zwar nicht mehr genutzt werden, aber immer noch in den IT-Beständen eines Unternehmens schlummern. Ein ordentliches Portfolio-Management könne die Lebenszyklen aller vorhandenen Anwendungen aufzeigen.

Die Vorschläge hat Gartner unter dem Titel "Organize to Modernize: The Roles PMOs Can Play in IT Modernization" veröffentlicht. Das Papier ist Teil eines Pakets von Expertisen zur Modernisierung in der IT. Es trägt den Titel "IT Modernization: The Changing of the Guard".