Foto: nyul - Fotolia.com
Jedes Unternehmen ist von unterschiedlichen Anforderungen und einer anderen technischen Infrastruktur geprägt. Daher steht am Anfang jedes Unified Communications-Projekts die umfassende Analyse des Kommunikationsverhaltens der Mitarbeiter im Unternehmen. Es gilt, jene Geschäftsprozesse zu identifizieren, die durch ineffiziente Kommunikation gebremst oder blockiert werden. Unified Communications (UC) muss dabei nicht zwangsläufig in einem einzigen großen Projekt umgesetzt werden.
Unternehmen sollten vielmehr ihre UC-Lösung schrittweise einführen und nur das realisieren, was sie wirklich brauchen. Beginnen sollten sie mit dem dringendsten Anliegen, beispielsweise der Einbindung mobiler Mitarbeiter mit einer einheitlichen Telefonnummer, über die auch Dienste wie Fax, Sprachnachrichten und Video laufen. Alle Nachrichten landen in nur einer Mailbox und werden direkt zur Bearbeitung weitergeleitet.
Weitere Funktionen wären etwa Präsenzanzeige, Webkonferenzen oder Video-Telefonie. Das Unternehmen entscheidet selbst, wann sie ihre UC-Lösung mit welcher Applikation erweitern. Das Tempo bestimmen dabei auch die verfügbaren Budgets sowie die Vision des Managements.
Eines ist klar: Mit der Einführung von Unified Communications steigen auch die Anforderungen an das Netzwerk. IP-Telefonie und Echtzeitanwendungen wie Audio-, Video- und Webkonferenzen verlangen hohe Bandbreite und permanente Verfügbarkeit. Lasttests zur Simulation von Anwenderzugriffen helfen, mögliche Schwachstellen zu identifizieren und so Engstellen zu beseitigen. Zudem sollten in Hochlastzeiten auch Bandbreiten-Upgrades einfach zu realisieren sein.
Anforderungen an eine UC-Lösung
Unternehmen sollten beim Kauf einer UC-Lösung darauf achten, dass sie Standards wie XML und LDAP unterstützt und offene Schnittstellen besitzt, damit sie sich nahtlos in die bestehende Kommunikations- und IT-Infrastruktur einfügt. Nicht nur Applikationen wie E-Mail oder Kontakte müssen integriert werden, sondern längerfristig auch IT-Lösungen im ERP- und CRM-Umfeld. Eine UC-Lösung sollte modular aufgebaut sein, da es selten sinnvoll ist, alle denkbaren Unified Communications-Funktionen auf einen Schlag einzuführen. Zudem sollte die Lösung gut skalierbar sein, damit das Unternehmen auf Wachstum reagieren kann.
Im Detail sollte eine komplette UC-Lösung folgende Bausteine enthalten. Dabei ist irrelevant, ob diese Lösung von einem Hersteller stammt oder Produkte verschiedener Hersteller kombiniert werden:
-
Adressverzeichnis zur Verwaltung der Kontaktdaten
-
Präsenzinformationen zeigen an, ob ein anderer Nutzer gerade erreichbar ist
-
E-Mail
-
Instant Messaging (IM)
-
Telefonie über IP
-
Audio-, Video- und Webkonferenzen
-
Virtuelle Teamarbeitsräume und Web 2.0-Technologien, insbesondere Soziale Netzwerke zum Austausch von gemeinsamen Themen und Interessen
-
Unified Messaging führt Anrufe, Sprachnachrichten, SMS, E-Mail und Faxnachrichten zusammen
-
Einbindung mobiler Endgeräte
-
Portal mit einheitlicher Oberfläche zum besseren Zugriff auf Anwendungen, Prozesse und Dienste
Unified Communications als SaaS-Modell
Unternehmen, denen der Eigenbetrieb ihrer Kommunikations-Infrastruktur zu aufwändig ist, können Unified Communications auch an einen externen Provider auslagern. Die wichtigen Hersteller wie Microsoft, Avaya, IBM oder Cisco vertreiben ihre UC-Produkte über ihre Partner als Hosting-Lösung, entweder in Form von "Managed UC Services" oder als "UC as a Service".
Bei den Managed UC Services übernimmt ein externer Dienstleister den Betrieb und die Wartung der in der Regel beim Kunden installierten VoIP- und UC-Infrastruktur. Hier steht die Auslagerung des Betriebs im Vordergrund, der Kunde behält jedoch die Hoheit über Infrastruktur und Anwendungen.
Beim Unified Communications as a Service-Modell benötigt der Anwender keine eigene Infrastruktur, da der Anbieter die UC-Funktionen via Internet über eine sichere VPN-Verbindung bereitstellt. Unternehmen sparen sich damit Investitionen in eine neue ITK-Infrastruktur, können alle Kommunikationsfunktionen je nach Bedarf an verschiedenen Orten nutzen und sie monatlich pro User ohne feste Laufzeit (Pay oer use) abrechnen.