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Glaubt man der Studie, verschanzt sich die Buchhaltung hinter Bergen aus Papier: 81 Prozent der Rechnungen werden noch immer händisch bearbeitet, bei den Zahlungen sind es 68 Prozent. Das dürfte sich allerdings bald ändern: 40 Prozent der Unternehmen geben an, Lösungen zur A/P-Automatisierung kaufen zu wollen.
Sollten sie auch: Nach den Daten von Aberdeen geben Unternehmen mit einem hohen Automatisierungsgrad ihre Bearbeitungskosten für eine Rechnung mit 1,50 bis zwei US-Dollar an, während der Durchschnitt bei 10,54 US-Dollar pro Rechnungsbearbeitung liegt.
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Dazu ein paar Details: Die Analysten klassifizieren die Studienteilnehmer in "Best in Class"-Firmen - also die, die besonders erfolgreich abschneiden- Durchschnittsunternehmen und "Trödler". 29 Prozent der Klassenbesten arbeiten mit Electronic Invoice Presentment and Payment (EIPP). Damit liegen sie weit über dem Schnitt von sechs Prozent der Firmen. Unter den Trödlern setzen sogar nur vier Prozent EIPP ein. Etwas weniger drastisch ist die Diskrepanz beim elektronischen Rechnungsaustausch (EDI): 24 Prozent der "BiC"-Befragten nutzen entsprechende Lösungen, im Schnitt sind es 18 Prozent und bei den Nachzüglern 15 Prozent.
Kaum Einblick in den Datenfluss
Doch es geht nicht nur um die konkreten Zahlen. Die Unternehmen beklagen mangelnde Transparenz in verschiedenen Bereichen. Besonders drastisch ist das bei der Performance der Lieferanten: 75 Prozent aller Studienteilnehmer geben an, sie hätten keine oder nur beschränkte Sichtbarkeit.
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Die Analysten stellen diese Ergebnisse in einen größeren Zusammenhang und geben zu Bedenken, dass zum Beispiel die Beschaffungsabteilung auf genaue Informationen angewiesen ist, um erfolgreich mit Lieferanten zu verhandeln. Außerdem funktioniert der Workflow besser, wenn Partner und Zulieferer den Status ihrer Rechnung tracken können.
Stichwort Beschaffung: Gerade das E-Procurement gilt den Autoren der Studie als Vorbild für die Buchhaltung. Unternehmen mit ausgereiften Lösungen hätten gezeigt, wie sich die Technologie zum Enabler entwickeln kann.
Für welche Lösungen und welche Anbieter ein CIO sich entscheiden mag - Voraussetzung für den effizienten Einsatz der Technik ist immer eine genaue Abgrenzung und Strukturierung der Aufgaben.
Die Analysten geben Entscheidern folgende Tipps mit auf den Weg:
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Eine vollautomatisierte Umgebung anstreben, die die Buchhaltung in die Beschaffung und die Finanzabteilung integriert,
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Zahlungsausgangs-Modi mit der Finanzabteilung abstimmen und die Payment Performance regelmäßig überprüfen,
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die Transparenz des Datenflusses steigern,
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und ganz generell die Zusammenarbeit mit der IT verbessern.
Aberdeen hat für "The E-Payables Benchmark Report" mit Entscheidern aus 320 Unternehmen gesprochen.