Weil sie am Markt nichts fanden, was ihren Wünschen entsprach, entwickelten MTU-Mitarbeiter eine eigene Meeting- und Aktionslösung, gemeinsam mit dem Partner ECS aus Neumarkt. Der bietet das Ergebnis nun als Produkt an.
Projekte werden komplexer, Sitzungen dauern länger, Protokolle sehen immer unübersichtlicher aus, und die Nachverfolgung des Beschlossenen wird zunehmend schwieriger. Zugleich sind immer mehr technische Hilfsmittel im Einsatz, beispielsweise Excel für ein simples Task-Management, Outlook, um Termine zu organisieren oder Access als Datenbank für Dokumente.
Ineffiziente Sitzungen
Viele Mitarbeiter greifen auf unterschiedlichste Anwendungen, Unterlagen und Systeme zu, was die Organisation ihres Arbeitslebens nicht unbedingt erleichtert. Sie quälen sich mit vielen Quellen zu Themen, Sitzungen und Aktionen herum und nehmen dabei zwangsläufig einen hohen Zeitaufwand und Doppelarbeit in Kauf. Entsprechend genervt können Mitarbeiter reagieren, weil Sitzungen ineffizient sind, Ergebnisse nicht richtig mitgeteilt werden und das Team beschlossene Aktivitäten nur unzureichend nachverfolgt.
Motivation
SIE sind der Fahrer. Übernehmen Sie die Verantwortung für Ihr Leben. Jeder von uns braucht Unterstützung durch andere, aber lassen Sie nicht zu, dass die anderen auch die grundlegenden Entscheidungen für Sie treffen.
Ihre Reise: gesteuert durch Wunsch, Vision und Fokussierung. Jeder von uns erlebt verschiedenste Krisen im Leben. Gerade dann sollten Sie sorgfältig auf Ihr Denken achten und im Blick behalten, was Sie eigentlich möchten.
Der richtige Brennstoff für Ihren Weg. Machen wir uns nichts vor: keiner kann beeinflussen, welche Ereignisse uns das Leben beschert. Aber wir haben die Wahl, wie wir diese Momente wahrnehmen und darauf reagieren, gerade bei vermeintlich negativen Erlebnissen.
Sagen Sie Ihren Reisebegleitern, wo es lang geht. Erzählen Sie Ihren Mitmenschen/Kollegen/Mitarbeitern von Ihren Vorstellungen, Wünschen und Ideen! Laden Sie sie ein, Ihre "Reisebegleiter" zu werden!
Fesseln Sie niemanden an sich, der nicht freiwillig mitgeht. Viele Menschen werden Ihrer Einladung folgen, wenn sie interessant ist. Aber es wird auch immer welche mit anderen Reisezielen geben. Lassen Sie sie gehen! Keiner von uns möchte festgehalten werden und sich Zwängen beugen müssen.
Geben Sie Energie-Vampiren keine Chance! Achtung, Energie-Vampire! Immer wieder werden Sie feststellen, dass Ihnen Menschen zwar folgen, aber insgeheim Sabotage betreiben und all Ihre Pläne zunichte machen. Wehren Sie sich! Fordern Sie von ihnen Veränderung ein oder haben Sie den Mut zur Trennung.
Begeisterung bringt weiter! Besinnen Sie sich immer wieder auf das, was Sie inspiriert und begeistert! Was macht Ihnen am meisten SPASS in Ihrem Tun? Sobald Ihnen das klar ist, strahlen Sie es auch in Ihre Umgebung aus und stecken andere an mit Ihrem Enthusiamus.
Lieben Sie Ihre Kollegen! Nein, das ist jetzt keine Aufforderung zu Sex im Büro :-) Hier geht es tatsächlich darum, einen liebevollen Blick für all die großartigen Potenziale in Ihren Kollegen zu entwickeln. Sorgen Sie dafür, dass diese sich entfalten können und Sie werden sehen, wie Business und Liebe auf sehr erfolgreiche Art und Weise zusammenpassen.
Das Ziel hinter dem Ziel. Sie werden auf ihrem Weg immer wieder mit Aufgaben und Tätigkeiten konfrontiert werden, die Ihnen keinen Spass machen oder Sie sogar langweilen. Verlieren Sie trotzdem nie Ihr Ziel aus den Augen!
Haben Sie Spaß! Und achten Sie auf Gelegenheiten, bei denen Sie Dankbarkeit empfinden. Das ist das beste Mittel gegen Stress und Burnout, das wir Ihnen empfehlen können!
Unser Lektüretipp für Sie Jon Gordon: "Der Energy Bus". Steigen Sie ein und tanken Sie positive Energie für Beruf und Privatleben. Wiley 2011
Was liegt also näher, eines der Übel an der Wurzel zu packen und an der Verbesserung des - nennen wir es - Meetings-und Aktions-Managements zu arbeiten? Um den Sitzungsstress im Besonderen und damit auch alle Arbeiten davor und danach im Allgemeinen zu professionalisieren, haben Mitarbeiter von Deutschlands führendem Triebwerkshersteller MTU Aero Engines vor einigen Monaten gemeinsam mit dem mittelständischen Beratungs- und Softwarehaus Engineering Consulting & Solutions (ECS) GmbH aus Neumarkt eine Lösung entwickelt, die sich strikt an den Bedürfnissen der Nutzer orientiert. Genau das hatten sie am Markt nicht gefunden, wie Christian Roß, Leiter Engineering-Support-Prozesse beim Münchner Konzern, versichert. Deshalb die Entscheidung, eine Individuallösung anzustreben.
Christian Roß, Leiter Engineering-Support-Prozesse bei MTU, strebt eine Individuallösung für effektivere Meetings an. Foto: MTU
In ECS-Geschäftsführer und Inhaber Wolfgang Dietzler fand die MTU einen Partner, der den Ball aufnahm und sich für diese Idee begeistern ließ. Ziel sollte eine zentrale, flexible und einheitliche Lösung für alle Mitarbeiter sein. Nach zahlreichen Tests und jeder Menge Nutzer-Feedback steht das Programm nun kurz vor dem Rollout. Zunächst werden ab März dieses Jahres einige Teams damit arbeiten, danach, so die Vorstellung von Roß, soll die Software peu à peu unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden.
Wie der MTU-Mann berichtet, waren die Test-User vor allem von der einfachen Handhabung des Systems angetan. Sitzungen können mit einer Schnittstelle zu Outlook geplant und Teilnehmer im Vorfeld über die Tagesordnungspunkte informiert werden. "Mit wenigen Klicks lassen sich Aktionen definieren, bearbeiten und überwachen", erklärt MTU-Projektleiter Christof Rink. Protokolle werden automatisch erzeugt. Andere Anhänge lassen sich ebenfalls im Programm speichern, ebenso sind Verknüpfungen zu Laufwerken, ins Internet und auch ins sogenannte Teamcenter möglich.
Meetings sind wie Eisberge Auch wenn es um ein Sachthema (= Spitze des Eisbergs) geht, entscheidet die emotionale Kommunktion über Erfolg und Misserfolg einer Sitzung. Und letztere ist leider nicht sichtbar, ebenso wie der größte Teil des Eisbergs.
1. Lichten Sie Ihre Agenda ... ... sonst sehen Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche und halten Sie sich an eine Struktur: Begrüßung und Vorstellung; Themenblock; Zusammenfassung; weiteres Vorgehen.
2. Bringen Sie alle an einen Tisch ... ... sonst fühlen sich einige übergangen. Bei schwierigen Themen bieten sich Vorgespräche an.
3. Videokonferenzen ... ... sparen Zeit und Geld. Sie eignen sich für Routine-Meetings. Bei Kick-offs oder Krisengesprächen ist der persönliche Kontakt dagegen ein Muss.
4. Der Zeitpunkt eines Meetings ... ... ist schon die halbe Miete. Wer ausschweifende Sitzungen vermeiden will, setzt sie vor der Mittagspause oder dann an, wenn der Berufsverkehr schon einsetzt.
5. Die Einladung ... ...ist die erste Möglichkeit mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten. Dabei zeigen schon kleine Gesten grosse Wirkung: kann ein Parkplatz angeboten werden, gibt es gerade örtliche Besonderheiten bei der Anreise zu beachten.
6. Begrüßen Sie die Teilnehmer ... ... nicht erst im Sitzungsraum, sondern schon am Empfang.
7. Eine kleine Aufmerksamkeit aus der Teeküche ... ... erfreut besonders die weiter angereisten Teilnehmer der Besprechung.
8. Flipchart statt Powerpoint Eine gemeinsam entwickelte Skizze am Flipchart fördert das offene Gesprächsklima und bringt oft mehr als eine vorgefertigte Präsentation, weil sich die Teilnehmer aktiv einbringen können.
9. Erfahrene Moderatoren ... ... fassen die Ergebnisse am Ende des Besprechungspunktes zusammen und haken noch einmal nach, ob es Einwände gibt.
10. Nach dem Meeting ist vor dem Meeting Zu Ergebnissen kommen, ist die eine Sache. Die andere ist aber, die Ergebnisse auch umzusetzen beziehungsweise die Ziele zu verfolgen, und zwar möglichst zeitnah zur Besprechung.
Kurze Schulung reicht
Das werde die Akzeptanz und die Einführung wesentlich beschleunigen, zeigt sich Roß überzeugt. Er gehe davon aus, dass die Einarbeitung und Schulung der Anwender nicht viel Zeit in Anspruch nehmen werde - geschätzt werden ein bis zwei Stunden.
Dank eines verbesserten Meeting- und Aktions-Managements können sich die MTU-Mitarbeiter stärker ihren Kernaufgaben widmen. Foto: MTU
MAM (Meeting- und Aktions-Management), wie die Lösung heißt, ist "vollständig in jede Systemlandschaft zu integrieren und lässt sich mit allen Daten, Prozessen und Workflows verbinden", versichert Dietzler. Die prozessuale Lücke zwischen Meeting- und Aktions-Management wird durch die Software geschlossen. Nun ist es Nutzern möglich, alle Aktionen aus unterschiedlichsten Meetings in einer Ansicht einzusehen, zu verfolgen und zu bearbeiten. Dass die Umsetzung bei der MTU Aero Engines gut gelungen ist, bestätigt auch Erwin Pignitter, Senior Vice President Information Management und CIO der MTU. Und auf noch einen Aspekt, der vor allem für große Unternehmen wichtig ist, weist Roß hin. In intensiven Gesprächen ist das Zugriffsrechtesystem mit dem Betriebsrat und dem Datenschutzbeauftragten des Konzerns abgestimmt worden. Außerdem habe man dafür Sorge getragen, dass die Vertraulichkeit der Daten jederzeit gewährt ist.
Die MTU hat mit ECS vereinbart, dass die Lösung auch anderen Unternehmen angeboten werden kann. "So konnten wir für die MTU erhebliche Entwicklungskosten sparen", freut sich MTU-Manager Roß. Marketing-Leute würden sagen: eine Win-Win-Situation.
Projekt-Manager
So kommen Sie groß raus ... oder? Sie möchten, dass Ihre Projekte zäh verlaufen, weil Sie sich damit in der Firma profilieren können? Dann folgen Sie den Ratschlägen von Jürgen Rohr.
Tipp 1 Setzen Sie die Verantwortlichen unter Termindruck. Mit engen Terminen stellen Sie sicher, dass möglichst wenige Betroffene ins Boot geholt werden. Damit vermeiden Sie die sowieso unnötigen Diskussionen um Meinungs- sowie Wahrnehmungsunterschiede.
Tipp 2 Starten Sie mit einer problem-orientierten Ist-Analyse. Fragen Sie immer zuerst danach, was nicht gut läuft. Damit fokussieren Sie die Aufmerksamkeit aller Beteiligten auf die Schwächen der Organisation. Sie stellen sicher, dass niemand auf die Idee kommt, sich auf den Erfolgen der Vergangenheit auszuruhen.
Tipp 3 Geben Sie möglichst kein zusammenfassendes Feedback. Halten Sie die Betroffenen im Unklaren. Das fördert zwar die Gerüchteküche, hält aber den Änderungsaufwand für die Konzeptionierer gering. Sie erhalten schon mit dem ersten Wurf ein Konzept aus einem Guss - ohne lästige und zeitaufwändige Anpassung an unterschiedliche Wahrnehmungen der Beteiligten.
Tipp 4 Lassen Sie das Konzept ohne Beteiligung der Betroffenen ausarbeiten. Hier können Sie Aufwand und Budget einsparen. Jeder Betroffene wird mit seinen individuellen Ansichten sowieso nur das Konzept verwässern. Außerdem: Wenn ein Außenstehender den Sollzustand konzipiert, kommt endlich frischer Wind in die Organisation.
Tipp 5 Vermitteln Sie das Konzept frontal mit mindestens 100 PowerPoint Slides. Hier gilt: Je mehr Input, desto weniger lästige Rückfragen. Halten Sie das Präsentationstempo hoch. Planen Sie ja keine Zeit für die Diskussion ein. Das Konzept steht. Basta!
Tipp 6 Planen Sie keine Zeit für die Überarbeitung des Konzepts ein. Das wäre ja noch schöner: Sie planen knapp bei Budget und Terminen und wollen sich den Erfolg nicht durch unplanbare Überarbeitungsaufwände vermiesen lassen. Denn jede Überarbeitungsschleife würde den schönen Entwurf zerstören.
Tipp 7 Schränken Sie die Zugriffsrechte auf neue Tools möglichst stark ein. Ganz wichtig: Wenn Sie im Rahmen der Organisationsentwicklung neue Werkzeuge (zum Beispiel ein IT-System) einführen, achten Sie darauf, dass niemand außer den Konzeptionierern in der Lage ist, die Werkzeuge anzupassen.
Tipp 8 Lassen Sie die Betroffenen beim Umsetzen des Konzepts alleine. In diesem Punkt gilt das Motto: Die Leute werden sich schon umgewöhnen. Durch die Unterstützung während der Umsetzungsphase könnte wiederum das sorgfältig ausgearbeitete Konzept verwässert werden. Das ist unbedingt zu vermeiden.
Tipp 9 Vermeiden Sie persönlichen Kontakt zwischen den Beteiligten. Stellen Sie sich vor, was Sie hier an Reisekosten einsparen können. Diskussionen können auch per E-Mail geführt werden. Das spart richtig Geld.
Tipp 10 Betrachten Sie jegliches Feedback als persönliche Kritik. Wenn jemand mit einem Feedback zu Ihnen kommt, will er damit eigentlich sagen, dass Sie Ihre Arbeit nicht richtig gemacht haben. Das wirkt sich schlecht auf Ihr Selbstwertgefühl aus.