Messaging Groupware gehört inzwischen auch für den Mittelstand zur Kern-IT-Infrastruktur. Nicht zuletzt aufgrund des Erfolges von Microsoft Exchange und Outlook hat sich bei den Messaging-Lösungen eine Groupware-Basisfunktionalität durchgesetzt, die mehreren Mitarbeitern den Zugriff auf E-Mail, Kalender und Kontakte über einen zentralen Server ermöglicht. Mittelständische Unternehmen, die erstmals eine Groupware-Lösung einführen oder ein älteres System ablösen wollen, können mittlerweile aus einem breiten Angebot von ernstzunehmenden Alternativen auswählen.
Dr. Joachim Quantz, Senior Analyst bei Berlecon: „Nach wie vor dominieren Microsoft Exchange, IBM Lotus Domino und mit einigem Abstand dahinter Novell Groupwise den Markt für Messaging Groupware. In den letzten Jahren haben sich aber eine Reihe von Wettbewerbern etabliert, die gerade für mittelständische Unternehmen interessant sind, da sie kostengünstige und gleichzeitig qualitativ hochwertige Lösungen anbieten.“
Laut Berlecon warten insbesondere Communigate, Ipswitch, Kerio, Open-Xchange und Scalix in Deutschland mit Alternativen zu den großen Anbietern auf – mit unterschiedlichen Schwerpunkten und Zielgruppen. Einige Anbieter positionieren ihre Lösungen explizit als kostengünstige, leicht zu installierende und zu verwaltende Alternative zu Exchange – meist mit Linux als Betriebssystem. Andere Anbieter wiederum positionieren ihr Angebot als plattformübergreifende Lösung mit umfangreicher Funktionalität im Bereich Kommunikation und Groupware.
So erweitern viele Anbieter derzeit die Funktionalität ihrer Lösungen im Bereich Voice over IP (VoIP) und bei der Unterstützung mobiler Endgeräte. Die VoIP-Funktionalität kann dabei im Umfang sehr verschieden ausfallen. „Im einfachsten Fall gibt es im Adressbuch die Möglichkeit, einen Kontakt über VoIP anzurufen. In der nächsten, komplexeren Stufe können dann beispielsweise bei eingehenden Anrufen automatisch die Kontaktinformationen eingeblendet werden“, erläutert Dr. Quantz.
Während große Anbieter Lösungen aus einer Hand versprechen, werben die kleineren Anbieter mit Offenheit und Best-Of-Breed-Strategie. Dr. Quantz: „Der unterschiedliche Funktionsumfang schlägt sich natürlich auch im Preis nieder. Bei einer Lizenz für 100 Nutzer können die Lizenzkosten je Mitarbeiter mit 10 Euro bis 146 Euro zu Buche schlagen.“ Berlecon empfiehlt mittelständischen Unternehmen daher, bei der Auswahl genau zu prüfen, welche Funktionalität für sie wirklich wichtig ist, um die Lizenzkosten auf ihre Anforderungen hin zu optimieren. In jedem Fall muss die Messaging Groupware in das Gesamtkonzept der Unternehmens-IT passen. Dies betrifft sowohl die für den Server benötigte Infrastruktur (z.B. Windows vs. Linux), als auch die Clients, die von den Mitarbeitern eingesetzt werden (z.B. Outlook, Webmail, mobile Endgeräte).