Excel-Daten fließen direkt in SAP

Die Controller der Knauf-Gruppe mit Hauptsitz in Iphofen nutzen seit Kurzem eine neue Planungslösung für ihre jährliche Kostenstellenplanung. Die Software bringt dem Hersteller von Gips- und Dämmstoffen mehr Transparenz und Qualität sowie mehr Effizienz und Tempo in seiner Kosten- und Leistungsplanung. "Der Einsatz verbessert signifikant unsere Fähigkeit, steuerungsrelevante Planungselemente einzusammeln, sinnvoll zu strukturieren sowie effektiv anzuwenden", erklärt Manfred Paul, Leiter Corporate Controlling bei der Knauf-Gruppe. "Dadurch erhöhen wir unsere Enterprise Intelligence, denn mit der zeitnahen Bereitstellung belastbarer Kennzahlen kann das Management das Unternehmen noch effizienter steuern sowie flexibel an neue Anforderungen anpassen."

Das Programm Allevo stammt von der Freiburger Kern AG. Es verbindet die gewohnte Bedienung einer Excel-Umgebung mit dem CO-Modul von SAP. Sämtliche Prozesse der Kostenstellenplanung werden zwar im Layout der Excel-Sheets umgesetzt, fließen aber direkt in das SAP weiter. Die Daten können bidirektional zwischen Excel und SAP ausgetauscht werden, damit bleiben die Arbeitsschritte im Planungsprozess transparent und nachvollziehbar. Die Trennung zwischen Kostenstellenplanung und Controlling verschwindet.

Sobald ein Kostenstellenplaner seine Planwerte, etwa Kosten, Leistungen oder Planungsdetails, in das Excel-Layout einträgt, fließen diese Daten wegen der vollständigen SAP-Integration von Excel automatisch nach SAP und werden dort verbucht. Dadurch kann das Controlling jederzeit den aktuellen Status der Planung überblicken und die Planwerte in SAP bei Bedarf sofort korrigieren. Die geänderten Plandaten wiederum werden umgehend in die Excel-Datei zurückgeschrieben und stehen dort den Kostenstellenplanern zur Weiterbearbeitung bereit.

Die Software hilft der Knauf-Gruppe auch beim Aufbau konzernweit einheitlicher Planungsprozesse. Das geschieht durch die Vorgabe standardisierter Excel-Oberflächen. Das Unternehmen hat mit der Lösung bereits die jährlichen Kosten und Leistungen für das Jahr 2010 in weltweit 60 Werken und für 24 Kostenrechnungskreise erfolgreich geplant.

Im nächsten Schritt wird das Corporate Controlling die Kostenplanung für die verbleibenden 140 Gesellschaften umstellen. Dann werden rund 200 Controller etwa 18.000 Kostenstellen einheitlich planen. In Zukunft will der Konzern mithilfe der in Allevo integrierten Multi-Objekt-Planung auch seine rund 2.000 PSP-Elemente (PSP = Projektstrukturplan) unter einer einheitlichen Excel-Oberfläche direkt im SAP-Projektsystem planen.

Über die Knauf-Gruppe

Entstanden aus dem traditionellen Gipsgeschäft produzieren die Unternehmen der Knauf-Gruppe heute Baustoffe für den Trockenbau, Knauf-Platten, Mineralfaser-Akustikplatten, Gipsfaserplatten, Trockenmörtel mit Gips für Innenputz und Außenputz auf Zementbasis sowie Dämmstoffe auf der Basis von Glas- und Steinwolle. Die Herstellung erfolgt an über 150 Produktionsstätten weltweit. Insgesamt beschäftigen die Knauf-Unternehmen mehr als 24.000 Mitarbeiter in über 40 Ländern und erwirtschafteten im Geschäftsjahr 2009 einen Umsatz von 4,8 Milliarden Euro.