Eine einfache Suchabfrage bei Google zum Stichwort "Excel-Spreadsheet" genügt und schon öffnet sich die Tür zu einer nahezu unerschöpflichen Anzahl an Excel-Templates. Diese gibt es für nahezu jede beliebige Aufgabe im Geschäftsalltag. Das können Vorlagen für Kalender sein, für Planungsprozesse, für das Ausgaben-Reporting, für Rechnungen und Bestellungen oder zur Kalkulation des Cash-Flow.
Keine klare Sicht auf Ausgaben
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Deshalb erledigen viele Firmen ihre Geschäftsprozesse gern mit Excel. Die zentrale Schwäche von Excel-Anwendungen ist, dass sie dem Management zwar Antworten auf bestimmte Fragen liefern, jedoch keine hierfür relevanten Kontextinformationen.
Die Folge dieser mangelnden Transparenz ist, dass Unternehmen Entscheidungen auf der Grundlage einer unzureichenden Datenbasis treffen. Warum das so ist, diesen Fragen ist Christopher Levush von Expensewatch.com, einem Anbieter von Expense-Systemen, in einer Marktanalyse zum Ausgaben-Management nachgegangen.
Da Excel-basierte Arbeitsprozesse weitgehend manuell und papiergebunden laufen, fehlt dem Management eine zentrale und konsolidierte Sicht auf Ausgaben zu Reisekosten oder zum Einkauf von C-Teilen. Excel-Blätter werden nämlich per Mail hin- und hergeschickt, versioniert, ausgedruckt und die Daten von Hand umständlich und zeitaufwändig in das zentrale Business-System übertragen.
Hierbei sind Übertragungsfehler durch Zahlendreher quasi programmiert. Das wiederum beeinträchtigt die Qualität der Daten sowie von Auswertungen und damit von Management-Entscheidungen. Aufgrund nicht transparenter und falscher Daten lassen sich zudem Einkaufskonditionen oder Preisnachlässe schlecht verhandeln.
Falsche Daten durch Formelfehler
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Da Excel-Anwendungen häufig Formelfehler beinhalten, verfälscht das die Ergebnisse zusätzlich. Immerhin 20 bis 40 Prozent aller Excel-Applikationen sollen laut Raymond Panko, Professor an der Universität von Hawaii, fehlerbehaftet sein. Das hätten Feldstudien gezeigt. Alles zusammen führt dazu, dass Firmen beim Ausgaben-Management regulatorische Anforderungen - von Steuerbehörden oder im Rahmen des Sarbanes-Oxley-Act (SOX) - nicht oder nur unzureichend erfüllen können.
Excel als Kostentreiber
Nicht zuletzt ist das Excel-basierte Ausgaben- und Reise-Management ein Kostentreiber. Werden Berichte rein manuell erstellt, kostet dies Unternehmen 28,21 Dollar pro Vorgang. Das hat die US-Beratungsfirma Paystream Advisors in ihrem "TEM Adoption Benchmarking Survey, Q4 2009" ausgerechnet.
Da Eingangsrechnungen außerdem langwierig manuell nachverfolgt werden müssen, werden Skonto-Fristen versäumt. Das treibt Ausgaben ebenfalls unnötig nach oben. Auch dauern die Zyklen für die Rückgewährung von Beträgen und für die Rechnungsstellung sehr lang. Hinzu kommen finanzielle Verluste durch Betrug, denn Excel spornt Mitarbeiter zu ungeahnter "Kreativität" beim Erfinden von Ausgaben an. Dadurch entstehen in Firmen oft Schäden in Millionenhöhe.
IT-gestützt geht’s schnell und kosteneffizient
Allein durch eine Teil-Automatisierung des Ausgaben-Managements lassen sich die Prozesskosten auf 7,42 Dollar drücken. Diese sinken sogar auf 6,19 Dollar, wenn die Abläufe durch den Einsatz integrierter Systeme vollständig automatisiert sind. Dadurch laufen Prozesse beim Expense-Management schneller, effizienter und sind durchgängig transparent. Das wiederum schafft eine klare Sicht auf alle Ausgaben, die zudem jederzeit nachvollziehbar sind.