1. Seit nunmehr fünf Jahren arbeiten Sie bei Lanmaile + Pflanz mit Google Apps. Wie kam es dazu?

Ganz ehrlich, das war reine Bequemlichkeit. Unsere Exchange-Installation wurde uns zu fehleraufträchtig und zu teuer. Da kam mir der Gedanke: E-Mail ist doch eine klassische Cloud-Computing-Anwendung. Warum holen wir das Ganze nicht aus dem eigenen Rechenzentrum heraus? Keine Hardware mehr zu warten, die Klimaanlage wird weniger belastet, wir sparen Stromkosten. All diese Kleinigkeiten, die sich summieren. Wir haben dann verschiedene Sachen ausprobiert: einen gehosteten Kerio-Server, eine gehostete Exchange-Awendung. Doch die Lösungen waren relativ stark eingeschränkt. Zum Beispiel, was die mobile Konnektivität betrifft - damals für unsere Nokia-Handys, jetzt für das iPhone. Bei Exchange gab es nur zwei Gigabyte große Postfächer. Open XChange von 1&1 war uns nicht anwenderfreundlich genug - das Auge isst ja mit. So kamen wir zu Google Apps.

2. Wie war das Feedback durch die Mitarbeiter oder die Partner, mit denen Sie zusammenarbeiten?

Im ersten Moment war das Feedback zu Google Mail verhalten, aber mittlerweile kriege ich die Leute nicht mehr davon weg. Am Anfang haben wir zwei Einführungskurse angeboten und danach war es wohl selbsterklärend. Bei dem einen oder anderen haben wir auch mal den Einsatz eines E-Mail-Clients versucht, zum Beispiel Apple Mail oder Microsoft Entourage - wir arbeiten nämlich mit Macs. Doch auch diese Mitarbeiter nutzen letztendlich lieber das Web-Interface. Das sei komfortabler, stehe überall zur Verfügung. Wir fahren mit Google Apps sehr gut und bei mir wurde seit der Einführung nie mehr angerufen und geklagt: "Mein E-Mail-Programm funktioniert nicht mehr".

3. Hatten oder haben Sie auch Bedenken wegen der Sicherheit?

Nein, da mache ich mir keine Sorgen. Die Daten sind jetzt sind besser abgesichert, als wir es in unserem eigenen Netzwerk bewerkstelligen konnten. Die E-Mails mit all ihren Anhängen werden ja in jedem Fall über das Internet versendet, ein gewisses Risiko ist somit ohnehin vorhanden. Seit Google Mail haben wir auch keine Probleme mehr mit Spam, der Mail-Filter ist gut. Ich sehe in unserem Reporting, dass im Monat mehr als 500.000 Spam-E-Mails von Google abgefangen werden. Da geht kaum etwas Falsches durch.

4. Was machen Sie, wenn ein Mitarbeiter aus Ihrer Agentur ausscheidet? Der Gesetzgeber sieht ja zehn Jahre Archivierungspflicht für den E-Mail-Verkehr vor.

Wenn ein Mitarbeiter geht, entziehen wir ihm den Zugriff auf seinen beruflichen Google Mail-Account. Wir vergeben ein neues Passwort und die Daten werden automatisch für die nächsten zehn Jahre archiviert.

5. Nutzen Sie auch weitere Anwendungen aus der Google Apps for Business-Familie?

Ja, im Laufe der Jahre sind viele weitere Dienste hinzugekommen. Wir sind auf den Google Kalender umgeswitcht, wir synchronisieren unser Adressbuch mit dem Google Mail-Account. Für Azubis haben wir mit Google Sites eine Infoseite eingerichtet. Da steht alles drauf, was sie wissen müssen. Gerade haben wir ein größeres Social-Media-Marketing-Projekt mit einem Partner realisiert. Da war Google Text & Tabellen sehr hilfreich. Wir haben in einer Google-Tabelle den gesamten Projekt-Workflow abgebildet und konnten von verschiedenen Standorten darauf zugreifen. Und der Google Apps Marketplace bietet weitere interessante Anwendungen, die wir als Erweiterung zu Google Apps herunterladen und einsetzen können.