Nach Ansicht von Assure verspricht nicht nur das klassische Outsourcing kurzfristige Abhilfe. Es gebe auch noch eine so genannte "flexible Form des Outsourcings": Externe Dienstleister könnten den Fachkräftemangel durch den gezielten Einsatz professioneller Project Management Offices (PMOs) bis zu einem Fünftel verringern. Denn dadurch werde die Wirksamkeit vorhandener Fachkräfte gesteigert.
PMOs können einen Großteil der oft zeitintensiven administrativen Management-Aufgaben übernehmen. Dazu zählen neben der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen unter anderem auch die zentrale Bereitstellung und Aufbereitung von Berichtsdaten. Projekt- und Teilprojektleiter können sich dadurch auf reine Management-Aufgaben und fachliche Themen konzentrieren, während PMOs Regelaufgaben übernehmen und alle für die Projektsteuerung erforderlichen Informationen liefern.
Dabei sollen aber nicht nur die Chefs entlastet werden. Der Effekt schlägt auch auf die fachlichen Projekt-Mitarbeiter durch. Generell werden durch das spezialisierte PMO Prozesse (im Projekt und zu Schnittstellen in der Organisation) vereinheitlicht und optimiert und somit effektiver gestaltet. Spezialisierte externe PMO-Mitarbeiter steigern diesen Effekt, da Methoden und Tool-Baukästen wieder verwendet werden können. Prozesse und Tools müssen nicht für jedes Projekt neu entwickelt werden.
Nach Berechnungen der PMO-Spezialisten von Assure kann ein Unternehmen allein bei einem mittelgroßen IT-Projekt jährlich um bis zu 600 Personentage im Bereich klassischer Projekt-Management-Tätigkeiten entlastet werden. Die Projektleitung kann sich dabei rund 100 Tage, das Team 500 Tage sparen. Die Gesamtzahl von 600 Tagen entspricht in etwa drei Fachkräften, die in dieser Zeit ihren Kernaufgaben nachkommen können.
Die Projektleitung kann im selben Zeitraum zwei Projekte statt nur eines lenken. Zentralisierung und Standardisierung von PM-Tätigkeiten führen außerdem zu einer Effizienzsteigerung. Dieser Effekt kann eine Einsparung von 25 Prozent bewirken.
Die Expertise "IT-Fachkräftemangel durch externe Dienstleister kompensieren" beruht auf der Auswertung von Daten, die Assure zu seinen Kundenprojekten erhebt. Dazu wurden Einschätzungen verschiedener Experten der Auftraggeber sowie der ausführenden Assure-Projektspezialisten gesammelt.