Foto: Gina Sanders - Fotolia.com
IT-Projekte sind tickende Zeitbomben. Sie zerstören in unschöner Regelmäßigkeit ganze Unternehmen und ruinieren die Karrieren der Manager, die für sie verantwortlich sind. Wer Baupfusch für alltäglich hält, sollte sich vergegenwärtigen: In der Welt der Informationstechnologie ist alles viel schlimmer als in jener von Stahlbeton und Mörtel. Das Risikomanagement versagt bei IT-Projekt ebenfalls regelmäßig – offenbar deshalb, weil die Systeme die Absturzquote der realen Welt kaum erahnen können.
Klingt nach Panikmache, ist aber offenbar bittere Wirklichkeit. Immerhin steckt eine Studie hinter diesen Aussagen. Und zwar keine, die beispielsweise von einem Anbieter besonders hochwertiger Projekt-, Risiko- oder Change-Managementsysteme beauftragt wurde. Der Befund ist abgesichert durch die vermutlich größte internationale Studie über große IT-Change-Initiativen. Zwei Jahre lang werteten Forscher der Universität Oxford und des Beratungshauses McKinsey etwa 1500 Projekte mit einem durchschnittlichen Volumen von 170 Millionen US-Dollar aus.
Das Ergebnis in Schlüsselzahlen: Jedes sechste Projekt sprengte das vorgegebene Budget um durchschnittlich 200 Prozent – und zwar inflationsbereinigt. Der geplante Zeitrahmen wurde in diesen Fällen im Mittel um 70 Prozent überschritten.
IT-Projekte dreimal öfter außer Kontrolle als Bauprojekte
Den Vergleich mit großen Infrastrukturprojekten in der Baubranche wählen die Forscher aus Großbritannien selbst. Demnach geraten IT-Projekte zwei bis dreimal so oft außer Kontrolle wie ambitionierte Bauvorhaben. Auf standardisiertes Risikomanagement ist offenkundig kein Verlass. Die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns ist in der Realität 20mal so hoch wie von derartigen Programmen prognostiziert.
Ein CIO mag sich jetzt denken, dass das alles ja stimmen kann, aber in seinem Arbeitszusammenhang keine Rolle spielt. Ein Stück weit stimmt das sogar. Die Wissenschaftler räumen ein, sich in ihrer Untersuchung sehr stark auf Firmen in den USA und auf öffentliche Einrichtungen gestützt haben. Ein erleichtertes Aufatmen in der freien Wirtschaft hierzulande erscheint dennoch unangebracht: Die Forscher betonen auch, dass die Werte für private und europäische Firmen nicht signifikant vom Gesamtergebnis abweichen.
Kostenexplosion um 400 Prozent
„Wir waren schockiert, als die Daten hereinkamen“, bekennt Professor Bengt Flyvbjerg vom für die Studie verantwortlichen BT Centre for Major Programme Management der Said Business School. Jedes Unternehmen, das über große Technologieprojekte nachdenke, müsse abwägen, ob es eine Kostenexplosion von 400 Prozent aushalten könne. Diese Zahl klinge zwar extrem, so Flyvbjerg. Aber derlei komme vor.
Drastische Worte. Aber glücklicherweise enthält die Studie aus Oxford durchaus Resultate, mit denen IT-Chefs die übrigen Entscheider im Unternehmen und sich selbst etwas beruhigen können. Denn die bisherigen Aussagen stimmen zwar laut Forschungsbericht. Aber genauso stimmen andere Aussagen.
Die Mehrheit der IT-Projekte endet nämlich keineswegs mit Schrecken. Budget- und Zeitüberschreitungen bleiben zumeist in einem verträglichen Rahmen. In mehr als drei Viertel aller Projekte wird der Kostenplan im Durchschnitt um vertretbare 27 Prozent übertreten. Zeitliche Verzögerungen belaufen sich im Mittel um mitnichten dramatische 55 Prozent.
Projekte werden sich schöngerechnet
Das ist sozusagen die normale Welt, in der Schwäne weiß sind. Das Problem sind indes die „schwarzen Schwäne“: Projekte, bei denen alles aus dem Ruder läuft. Die Ursache dafür ist laut Studie schlechtes Management; eine Wurzel dafür die menschliche Neigung, allzu optimistisch zu sein und Dinge schönzurechnen. Das pflanzt sich leicht fort, wenn die Überschreitungen bei Halbzeit noch wenig gravierend erscheinen. Übersehen wird dabei aber das exponentielle Wachstum der Risiken, das in solchen Fällen bis Ende des Projektes droht.
Hinzu kommt eine spezifische Wucht, die IT-Projekte von anderen Projekten im Unternehmen unterscheidet – eben weil IT sämtliche geschäftskritischen Prozesse berührt. Ein zentraler Befund der Studie kann insofern besonders das Bewusstsein für Projektentscheidungen schärfen: 17 Prozent der IT-Projekte sind „schwarze Schwäne“ mit ausufernden Kosten und zerstörerischen Verzögerungen. Ergo sollte diese Wahrscheinlichkeit in Planungsprozessen bedacht werden.
Universität entwickelt Tools
„Die Ergebnisse sind ein Weckruf für Top-Entscheider, die über wesentliche IT-Projekte nachdenken“, konstatiert Jürgen Laartz, Director bei McKinsey. Oft würden die Projekte falsch gemanagt. Die Forschungsergebnisse zeigten, warum das so ist. Auf dieser Grundlage ließen sich Projektmanagement-Lösungen auf höherem und professionellerem Niveau entwickeln. In Oxford werden bereits entsprechende Tools entwickelt.
Der Forschungsbericht „Double Whammy“ kann auf der Website der University of Oxford heruntergeladen werden.