Fast 1,7 Millionen Treffer spuckt Google aus, wenn man nach Dokumenten-Management sucht. Das heißt allerdings nicht, Dokumenten-Management sei etabliert, wie eine Studie im Auftrag von Ricoh nahelegt.
Der Anbieter hat mehrere Branchen befragt, darunter auch die Finanzbranche. Die Unternehmen sollten die Sicherheit ihrer Dokumente einschätzen und mit der Situation des Jahres 2009 vergleichen. Die Ergebnisse zeigen, dass Wunsch und Wirklichkeit auseinander klaffen.
So haben zwar 63 Prozent der Studienteilnehmer Management-Ziele für das Dokumentenrisiko festgelegt, in der Praxis schlägt sich das aber nicht nieder. Denn noch nicht einmal jeder zweite Befragte (47 Prozent) gibt an, die Lage habe sich verglichen mit 2009 verbessert. Mehr als jeder Vierte (26 Prozent) spricht sogar von einer Verschlechterung.
Lediglich jeder Dritte erklärt, er könne den Zugang zu den Dokumenten vollständig überprüfen - zwei Drittel können es also nicht. "Das bedeutet, dass die Mehrheit der Finanzdienstleister keine Kontrolle darüber hat, wer möglicherweise auf potenziell vertrauliche Informationen zugreifen kann", kommentieren die Studienautoren.
Die Unternehmen der Finanzbranche machen sich wenig Illusionen über ihr Dokumenten-Management. Nur gut jeder vierte Befragte (26 Prozent) nimmt für sich in Anspruch, seine Dokumenten-Prozesse entsprächen den Kundenbedürfnissen.
Compliance ist schuld - und die Kunden
Carsten Bruhn, Executive Vice President bei Ricoh Europe, hat bei der Ursachenforschung zwei Schuldige ausgemacht: Compliance und Kunden. "Im Finanzdienstleistungssektor kollidieren die beiden Welten der digitalen Dokumente und Unterlagen in Papierform möglicherweise noch stärker als in anderen Branchen, da die veränderte Gesetzgebung und die veränderten Gewohnheiten der Kunden die Unternehmen zwingen, ihren Umgang mit sensiblen Informationen rasch zu überdenken", sagt er. Es handele sich um "eine der am stärksten regulierten Branchen".
Ein ähnliches Bild von der Finanzbranche malte Ende vorigen Jahres eine Umfrage im Auftrag von Capco. Deren Thema war Datensicherheit. Mehr als jeder dritte Entscheider in einer Bank konnte nicht genau sagen, wer in seinem Institut welche Datenhoheit besitzt. Gut jeder Fünfte erklärte, seine Bank berechne Kosten für Datenqualität nicht.