Firmen planen BI-Projekte oft schlecht

Unternehmen setzen verstärkt auf Business-Intelligence-Lösungen. Doch bei der Planung und Umsetzung solcher Projekte machen die Verantwortlichen oft entscheidende Fehler, wie Berater von Actinium Consulting beobachtet haben. Am häufigsten weisen BI-Vorhaben demnach strategische Schwächen auf. Schon mit der Ausrichtung der Projekte haben Führungskräfte offenbar häufig Schwierigkeiten. Die Ziele eines Business-Intelligence-Vorhabens sind nicht klar definiert, folglich lässt es sich auch nicht zufriedenstellend planen.

Actinium empfiehlt, bei der Suche nach BI-Lösungen nicht zu früh nur die Technologie im Blick zu haben. Die Business-Intelligence-Konzepte müssen vielmehr aus den Geschäftsstrategien abgeleitet werden. Erst im Anschluss sollten sich die Verantwortlichen nach den dafür passenden BI-Tools umsehen. Wer umgekehrt vorgeht, sich also von einem Anbieter ein Konzept vorschlagen lässt, riskiert, am eigenen Bedarf vorbei zu planen. Denn der BI-Hersteller wird stets Lösungen anbieten, die seinem Ansatz und den Möglichkeiten seiner Tools entsprechen - damit aber nicht unbedingt auch denen des Unternehmens.

Ein weiterer typischer Fehler, den Actinium ausgemacht hat, besteht darin, BI-Vorhaben nicht eng genug an fachlichen Anforderungen auszurichten. Stattdessen bestimmen oft die persönlichen Vorlieben der für einen Bereich im Unternehmen Verantwortlichen über die Ausrichtung des Projekts. Um dies zu vermeiden, schlägt Actinium eine fundierte Anforderungsanalyse vor. Dadurch lasse sich auch die Gefahr einschränken, ein zu wenig differenziertes Konzept zu erstellen. Oft werde die fehlende Differenzierung erst deutlich, wenn ein BI-Projekt bereits umgesetzt wird. Nachbesserungen in dieser Phase - sofern überhaupt noch möglich - erfordern nicht selten Improvisation. Der Aufwand für ein Projekt steigt dadurch deutlich, die Ergebnisse sind dennoch oftmals unbefriedigend.

Den Aussagen und Versprechungen von BI-Anbietern blind zu vertrauen, ist eine weitere Gefahr, der viele Unternehmen erliegen. Interessante Produktmerkmale, schnelle Einführungszyklen oder Integrationsvorteile sind demnach Vorteile, die die Hersteller von BI-Software gerne in den Vordergrund stellen. Die praktische Anwendung bleibe bei derartigen Anpreisungen indes gern außen vor. Und genau bei der treten nachher Schwierigkeiten auf, wenn die Software den Anforderungen des Auftraggebers nicht gerecht wird.

In dieser Situation ist Abhilfe äußerst schwierig. Die Software während der Umsetzung eines BI-Projekts zu wechseln, ist sehr schwierig. Und den Aufwand, ein neues BI-Konzept für dieselben Anforderungen erneut zu erstellen, scheuen die meisten Firmen.

Fehlende Weitsicht

Wenn BI-Projekte in einzelnen Fachbereichen angestoßen werden, dahinter aber keine unternehmensweite Gesamtstrategie steht, entstehen oft Insellösungen, die für eine Firma Nachteile mit sich bringen. Verschiedene Abteilungen arbeiten mit unterschiedlichen BI-Tools, die sich schwer oder gar nicht integrieren lassen. Die Pflege verschiedener Systeme ist zudem viel aufwändiger als die Betreuung einer einheitlichen Business-Intelligence-Lösung. Unterschiedliche BI-Werkzeuge im Nachhinein zu vereinheitlichen, ist zudem sehr teuer.

Dass viele Firmen bei der Planung und Umsetzung von BI-Vorhaben in diese Fallen tappen, liegt daran, dass Business Intelligence für viele noch Neuland ist. Erst die Hälfte aller Unternehmen setzt demnach bisher BI-Lösungen ein. Die anderen haben noch keine Erfahrung damit und können meist auch nicht auf Experten aus den eigenen Reihen zurückgreifen. Empfehlenswert ist es daher, die Mitarbeiter zunächst umfassend zu schulen. Außerdem sollten Unternehmen sich nicht scheuen, Hilfe von außen anzufordern. Ansonsten lassen sich BI-Projekte kaum problemlos umsetzen, wie eine Erhebung von Actinium ergeben hat. Mehr als die Hälfte der befragten BI-Anwender (55 Prozent) gaben an, dass sie bei der Planung ihrer Projekte die internen Kompetenzen und Ressourcen überschätzt hätten.

Mitarbeiter in die Planung einbeziehen

In vielen Unternehmen herrscht offenbar eine mangelnde BI-Kultur. Business Intelligence werde oft ausschließlich als technisches Instrument behandelt. Stattdessen müsse die Unternehmensführung versuchen, die Mitarbeiter schon in die Gestaltung von BI-Lösungen aktiv mit einzubeziehen. Denn wenn ein Unternehmen Business Intelligence neu einführt, verändert das die gewohnten Entscheidungsvorgänge dauerhaft. Nur wenn die Mitarbeiter diese Veränderungen auch akzeptieren, kann Business Intelligence ihr vorrangiges Ziel erreichen: Erkenntnisse zu gewinnen, die eine bessere Steuerung der Firma ermöglichen.

Das Lindauer Beratungsunternehmen Actinium Consulting hat im März dieses Jahres 224 BI-Anwender befragt. Die Unternehmen sollten unter anderem Auskunft geben über Fehler, die ihnen bei der Umsetzung von BI-Projekten unterlaufen sind. Außerdem sollten sie den Schwierigkeitsgrad bisheriger IT-Projekte beurteilen.