Foto: Experton Group AG
Es scheint so einfach zu sein mit den Smartphones und der mobilen IT: Da gibt es also diese smarten und handlichen Dinger, mit denen sich fast alles anstellen lässt. Kennt man aus dem privaten Alltag und findet man prima. Weil die Teile gar so clever und praktisch sind, leuchtet auch ihr potenziell enormer Nutzen fürs Arbeits- und Geschäftsleben ein. So simpel verhält es sich ja auf den ersten Blick tatsächlich. Einem CIO ist allerdings genauso intuitiv klar, dass die Ausrüstung eines Unternehmens mit dieser Technologie und die Entwicklung einer passenden Strategie dafür ungleich tückischer sind.
Analysten der Experton Group bestätigen das zum einen und geben Hilfestellung zum anderen: Ein Befragung von Experton zeigt, dass deutsche Firmen beim Einkauf von Smartphone-Geräten bisher regelrecht prassen. Von diesem Befund ausgehend entwickeln die Analysten ein Kalkulationsskelett, auf dem Firmen aufbauen können.
Experton warnt vor überstürzten Sprüngen ins Smartphone-Abenteuer und rät dazu, sich erst einmal die nötige Zeit für eine umfassende Gesamtkostenberechnung zu nehmen. In die Kalkulation des „Total Cost of Ownership“ (TCO) gehören sämtliche quantifizierbaren Größen: die Kosten für Hardware, Software der Endgeräte, Infrastruktur und Software für das Smartphone-Management, für internes Personal und externe Dienstleistungen, für Schulung der IT-Abteilung und der Anwender sowie Providergebühren. „Zusätzlich spielen Überlegungen zu einigen strategischen Faktoren eine wesentliche Rolle im Rahmen der Plattformentscheidung“, sagen die Analysten Frank Heuer und Axel Oppermann. Gemeint sind etwa Verfügbarkeit und Support von Unternehmensanwendungen, Anwendungsentwicklung und -integration sowie Sicherheitsfragen.
Das sollte alles in die Gesamtkostenberechnung einfließen, die nach Empfehlung Expertons zwei Szenarien umfasst: auf Grundlage einer homogenen Infrastruktur mit nur einer Plattform und entsprechenden Endgeräten sowie auf Basis einer heterogenen Infrastruktur mit diversen Plattformen und verschiedensten Endgeräten. Ferner gelte es zu validieren, welche Bedeutung die Gesamtkosten in Relation zu den Aufwänden zum Zeitpunkt der Beschaffung haben. Dem TCO ist also der „Cost at the Point of Purchase“ gegenüberzustellen.
„So sehen Rahmenverträge mit Providern oder externen Dienstleister oftmals die Bereitstellung von Endgeräten gegen eine Umlage auf die monatliche Service- oder Verbrauchsgebühren vor“, unterstreichen Heuer und Oppermann die Bedeutung dieser Dimension. Ein weiteres Beispiel: Es sei davon auszugehen, dass sich mit Ausnahme von Apple-Produkten in den kommenden zwölf bis 18 Monaten die durchschnittlichen Verkaufspreise pro Gerät reduzieren werden. Allein schon deshalb könnten entsprechende Vergleiche und Analysen schnell für monetäre Vorteile sorgen.
Je nach Unternehmensgröße, Organisationsform und Anzahl der zu beschaffenden Geräte sollten für die Planungen und Validierungen laut Experton zwei bis drei Monate eingeplant werden. Vor den eigentlichen Verhandlungen mit Hardware-Herstellern, Dienstleistern oder Telekommunikationsgesellschaften sollten der aktuelle und der zukünftige Bedarf ermittelt werden. Experton empfiehlt eine Gewichtung und Bewertung auf Basis einer Balanced Scorecard. Auch den passenden Schlüssel definieren die Analysten.
Löwenanteil für die Software
Software – 40 Prozent: Das Betriebssystem ist in der Regel Ausgangspunkt aller Überlegungen. Denn es bestimmt Handling, Management und die Security-Features der Smartphones sowie letztlich auch die Software, die auf dem Gerät betrieben werden kann. Vom derzeit herausragenden Angebot im App-Store für das iPhone von Apple insbesondere für Privatkunden sollten sich Firmenkunden nach Ansicht Expertons aber nicht blenden lassen. Bei der Auswahl aus Unternehmenssicht spiele neben der Größe eines App-Store genauso eine Rolle, mit welchen Software-Partnern der OS-Anbieter kooperiere.
„Ein besonderes Augenmerk sollte mit Blick auf die zukünftig immer größere Bedeutung von Business-Apps auch auf die Eigenentwicklung von Apps gerichtet werden“, so Heuer und Oppermann. Die entscheidenden Fragen dabei: Gelten strenge Regeln hinsichtlich der Plattform-Regulierung oder handelt es sich um ein offenes System? Sind die Entwickler-Kompetenzen hinsichtlich der jeweiligen Plattformen wie etwa Android, Microsoft oder Apple im eigenen Unternehmen oder auf dem Programmierer-Markt verfügbar? Und wie ist es um die Zukunftsfähigkeit der Plattform bestellt?
Service – 30 Prozent: Es ist zu klären, welche Dienstleistungen genau jeweils von Geräteherstellern, Providern und externen Service-Anbietern einzukaufen sind. Kosten und Nutzen von Services wie beispielsweise Blackberry Messaging sollten gegenübergestellt werden. Und selbstverständlich ist zu entscheiden, inwieweit Outsourcing oder ein internes Angebot zu bevorzugen sind.
Hardware – 15 bis 20 Prozent: 400 Unternehmen fragte Experton im Mai danach, wie viel sie für Smartphones bezahlen. „Lediglich 46 Prozent der Befragten waren in der Lage, hierzu handfeste Aussagen zu tätigen“, berichtet Analyst Oppermann. Die überwiegende Mehrheit geht nach eigenen Angaben bei der Beschaffung von Smartphones nicht von den Bruttogerätekosten aus, sondern kalkuliert über die Gesamtkosten im Rahmen der abgeschlossenen Verträge mit den Telekommunikationsgesellschaften. Von denjenigen Entscheidern, die eine dezidierte Aussage treffen konnten, gaben über 54 Prozent der Befragten an, dass die eingesetzten Smartphones mit mindestens 300 Euro pro Gerät zu Buche schlagen.
Bei einem guten Viertel lagen die Ausgaben sogar bei mindestens 500 Euro pro Gerät. „Verglichen mit den generellen Anschaffungskosten für Hardware inklusive Betriebssystem pro Client-Arbeitsplatz von ungefähr 800 Euro handelt es sich hierbei somit grundsätzlich um eine nicht zu vernachlässigende Größe“, so Oppermann. Man könnte auch sagen, dass die Firmen zur Prasserei neigen.
Anforderungen der Anwender – 5 bis 10 Prozent: Auch die Anforderungen der Mitarbeiter gilt es zu berücksichtigen. „Denn von der Akzeptanz der Mitarbeiter hängt die tatsächliche Nutzung durch die Anwender ab“, so Experton. Bei geringer Akzeptanz könnten viele Mitarbeiter ihr privates Gerät auch dienstlich nutzen und dadurch Sicherheitsprobleme heraufbeschwören. Das Unternehmen sollte entsprechend der verschiedenen Einsatzzwecke unterschiedliche Anwenderzielgruppen definieren und jeweils die passende Smartphone-Lösung zuordnen, raten die Analysten: „Denn ein Außendienstler hat andere Ansprüche und Anwendungssituationen als ein Produktionsmitarbeiter.“
Wechselwirkungen beachten!
Bei alledem sind Wechselwirkungen zu beachten. So hängen Hardware- und Software-Wahl schon alleine wegen der Allianzen zwischen Geräteherstellern und OS-Riesen zusammen. Bei Apple und RIM/Blackberry gehört ohnehin alles zusammen, Nokia sattelt von Symbian auf Windows Phone um. Die Kombination Windows Phone und Google Android erfreut sich zunehmender Beliebtheit. So setzen HTC, LG und Samsung auf dieses Doppelgleis. SonyEricsson hat dazu noch Symbian im Portfolio, während Motorola nur die Karte Android spielt.
„Selbstverständlich spielt auch die Wahl des Carriers eine wichtige Rolle im Hinblick auf die Dienste und deren Kosten“, urteilen die Analysten. Aspekte wie Mobile Device Management, Systems Management und Security-Add-Ons seien ebenfalls zentral. Systemintegratoren bieten laut Experton zum Teil standardisierte Lösungspakete mit einem gewissen Anteil an proprietärer Funktionalität – allerdings noch mit Fokus auf größere Unternehmen.
Die Wahl der Smartphones orientiere sich idealerweise an den Business-Zielen, merken Heuer und Oppermann schließlich an. Hierbei sei eine Systematisierung nach Aufgaben und Unternehmensprozessen hilfreich. „Daraus leitet sich ab, welche Anwendungen respektive Apps benötigt werden“, so die Analysten. Darüber hinaus werde deutlich, in welche Systeme eine Integration der Smartphones erforderlich ist.