Foto: Experton Group
Viele Unternehmen arbeiten noch mit Office-Versionen, die fünf Jahre und älter sind. Das ergab eine Experton-Studie. Kollaborations- und Arbeitsprozesse sind dadurch wenig effizient und flexibel.
Die klassische Büroarbeit ist in den letzten Jahren mobiler, flexibler und vernetzter geworden. Das stimmt zumindest in der Theorie. Doch wenn Unternehmen Office-Dateien im docx- oder xlsx-Format mit anderen Firmen austauschen wollen, gibt es oft Probleme. Denn das Gegenüber setzt noch eine veraltete Office-Version ein, mit der sich Dokumente in diesem Dateiformat nicht öffnen lassen.
IT-Infrastruktur oft nicht zeitgemäß
Um im Wettbewerb nicht abgehängt zu werden, müssen Betriebe jedoch eine zeitgemäße IT-Infrastruktur mit modernen Office-Systemen aufbauen, die reibungslose und effiziente Kollaborations- und Arbeitsprozesse ermöglichen. Es ist Aufgabe von CIOs, dafür zu sorgen, dass das auf den PC-Arbeitsplätzen installierte Büropaket regelmäßig auf den aktuellen Stand gebracht wird.
Damit scheint es zumindest in deutschen Unternehmen nicht besonders weit her zu sein. Das legt eine Umfrage des Marktforschers Experton Group aus München unter 150 Firmen mit mehr als 100 PC-Arbeitsplätzen nahe.
Demnach setzen knapp die Hälfte der befragten Unternehmen eine Office-Version mindestens fünf Jahre ein. Zehn Prozent nutzen ihre Office-Lösung sogar sechs Jahre und länger. Nur 16 Prozent erneuern die Büro-Software alle drei Jahre oder früher, knapp ein Viertel alle vier Jahre.
Warum Unternehmen übermäßig lang an einmal eingeführten Büro-Applikationen festhalten, dafür gibt es verschiedene Gründe. Sie scheuen zum einen den finanziellen und personellen Aufwand. Zum anderen können die Firmen die Vorteile und den Nutzen einer neuen Office-Version oft nicht klar ermitteln - weder für den einzelnen Mitarbeiter noch für die gesamte Organisation.
Unkenntnis bei Lizenzverträgen
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Nicht zu unterschätzen sind auch die Angst sowie die Vorbehalte vor Neuem und den damit einhergehenden Veränderungen. Man bleibt daher lieber bei den seit Jahren gewohnten Arbeitsabläufen - frei nach dem Motto "Das war schon immer so …".
Nicht selten kennen Geschäftsleitung und IT-Verantwortliche auch die Inhalte der Lizenzverträge nur unzureichend. Wurden beispielsweise per Vertrag bereits Nutzungsrechte für aktuelle Software-Generationen mit erworben, gehen sie bei der Kostenplanung von Office-Upgrades von falschen Größen aus.