Firmen zu langsam bei E-Discovery

Eine rapide anschwellende Datenflut stellt CIOs und IT-Verantwortliche in Unternehmen vor die Herausforderung, Geschäftsdaten intelligent zu speichern, sodass diese jederzeit schnell verfügbar sind. Zugleich sind bei der Datenspeicherung und -archivierung diverse gesetzliche Vorschriften einzuhalten - und diese werden immer mehr.

Stiefkind E-Discovery

Jede international tätige Firma, die in den USA Geschäfte macht, muss in der Lage sein, bei einem Gerichtsverfahren elektronisch gespeicherte Business-Daten aufgrund von "Electronic Discovery"-Regelungen als Beweismittel offenzulegen. Doch nicht alle Unternehmen sind durch ein effizientes Informationsmanagement für E-Discovery-Anfragen gewappnet.

Nur 35 Prozent der Teilnehmer einer Symantec-Studie gaben an, dass sie Anfragen innerhalb einer für die anfordernde Behörde akzeptablen Zeitspanne erfüllen konnten. In Deutschland waren es immerhin 40 Prozent. Das ist ein Kernergebnis des "2011 Information Retention and eDiscovery Survey", den die US-Beratungsfirma Applied Research im Auftrag des IT-Sicherheitsanbieters Symantec durchgeführt hat.

66 Stunden pro Anfrage

Im Durchschnitt haben die befragten Unternehmen 63 Mal pro Jahr eine E-Discovery-Anfrage beantwortet. Bei jeder Informationsanforderung lag die von IT-Mitarbeitern aufgewendete Arbeitszeit im Schnitt bei 66 Stunden. Pro Jahr verbringen IT-Organisationen - bezogen auf alle Anfragen - damit mehr als 4.100 Stunden mit der Informationsbeschaffung.

Firmen, die hingegen entsprechende Archivierungs-Lösungen und Best Practices mit formellen Datenaufbewahrungsplänen und automatisierten Legal Holds einsetzen, können 64 Prozent schneller auf Anfragen reagieren als andere Betriebe.

Best Practices verringern Risiken

Sie profitieren zugleich von einer 2,3-mal höheren Erfolgsrate bei E-Discovery-Anfragen. Sie werden laut der Studie zu 78 Prozent weniger mit gerichtlichen Sanktionen behängt und bringen sich zu 47 Prozent seltener in eine kompromittierende rechtliche Lage.

Ebenso ist die Wahrscheinlichkeit, dass diese Betriebe mit Strafgeldern belegt werden, 20 Prozent geringer als bei Unternehmen ohne Best Practices. Trotz der Risiken gab fast die Hälfte aller Befragten an, dass sie keine konkreten Regelungen zur Informationsaufbewahrung haben. Rund 30 Prozent (Deutschland: 27 Prozent) setzen sich aktuell mit diesem Thema auseinander, während 14 Prozent (Deutschland: 17 Prozent) überhaupt nicht darüber nachdenken.

Auf die Frage, warum sie noch keinen Data Retention Plan eingeführt haben, gaben 41 Prozent weltweit und in Deutschland an, sie bräuchten einen solchen Plan nicht. 38 Prozent (Deutschland: 41 Prozent) sind die Kosten zu hoch. Und 27 Prozent (Deutschland: 35 Prozent) antworteten, dass niemand in der Firma dafür verantwortlich sei.

Vielfalt an Datenquellen

Bislang waren im Rahmen von gerichtlichen, regulatorischen oder Compliance-bedingten E-Discovery-Anfragen E-Mails die dominierende Dokumentenart. E-Mails werden nur noch in 58 Prozent der Fälle angefragt. 67 Prozent der Studienteilnehmer gaben an, dass inzwischen vorrangig "Akten und Dokumente" verlangt werden, bei 61 Prozent sind es "Informationen aus Datenbanken oder Applikationen".

Verstärkt in den Fokus von Behörden rücken Informationen aus dem Sharepoint-Produktportfolio von Microsoft (51 Prozent).

Immer mehr Social-Media-Daten

Häufig angefragt werden außerdem Instant-Messaging-Daten und SMS-Texte (44 Prozent) sowie Informationen auf Social-Media-Plattformen (41 Prozent). Etwas anders sieht die Situation in deutschen Betrieben aus. Zwar landen auch hier bei Anforderungen die unstrukturierten Daten aus Akten und Dokumenten auf Platz eins (58 Prozent), doch E-Mails folgen mit 53 Prozent auf Platz zwei, während Datenbanken und Anwendungen mit 51 Prozent auf Platz drei landen.

Insgesamt beteiligten sich 2.000 Personen aus 28 Ländern an der Umfrage. Die Befragten stammen aus Unternehmen unterschiedlichster Branchen, die mehr als 1.000 Mitarbeiter beschäftigen. Sie sind vorwiegend dem IT-Management und den Rechtsabteilungen zuzurechnen.