Flensburger Brauerei entscheidet sich gegen SAP

Die Flensburger Brauerei wollte ihre in die Jahre gekommene Großrechnerlandschaft modernisieren und homogenisieren. Die Grundanforderungen aus Buchhaltung und Rechnungswesen wurden durch diverse Spezialanforderungen aus Vertrieb und den technischen Bereichen ergänzt. Insbesondere die facettenreiche Vertragsverwaltung und weitere branchenspezifische Anforderungen sollten vom zukünftigen System unterstützt werden. Darüber hinaus war es ein wichtiges Projektziel, möglichst viele der zahlreichen Altsysteme zu ersetzen und die Stammdatenpflege für alle Bereiche zentral in einem System vorzunehmen.

"Von den ausgewählten elf Anbietern konnten einige unseren Integrationsgedanken nicht abbilden, andere Angebote waren von vornherein deutlich zu teuer.“ erinnert sich Michael Seip, Projektleiter bei der Flensburger Brauerei. Fünf Anbieter wurden zu Workshops eingeladen und die Produkte und Beratungsunternehmen mit Beispielprozessen auf die Probe gestellt. "Am Ende blieben zwei Lösungen übrig: Microsoft Dynamics NAV und SAP." Die in die Entscheidung eingebundenen Key-User votierten schließlich aufgrund der höheren Benutzerfreundlichkeit für das Microsoft-Produkt beziehungsweise die darauf aufsetzende Branchenlösung "Drink-IT".

Unterstützt wurde die Einführung vom Systemhaus Amball Business Software. Die Spezialisten halfen unter anderem, die umfassenden Anforderungen von Flensburger an die Verwaltung ihrer Verträge mit den Gastronomen und Getränkefachhändlern in die Lösung zu gießen. Mit der mittlerweile in Betrieb genommenen Lösung lassen sich die vielfältigen Vertragsformen jetzt kundenbezogen organisieren und pflegen. Außerdem hat der Außendienst jederzeit Zugriff auf die benötigten Vertriebsdaten, Objektdaten und Vertragsinformationen, auch kundenbezogene Zahlungsinformationen aus der Buchhaltung konnten mit dem Verkauf gekoppelt werden.

Einen weiteren Informationsgewinn für den Vertrieb bietet die von Amball entwickelte Lösung gegenüber dem Altsystem: Kostenrechnung und Absatzdaten sind im gleichen System und lassen sich nun besser miteinander verknüpfen und auswerten als zuvor.

Neben der Objekt- und Vertragsverwaltung sind auch die Leergutverwaltung, die Leergutbewertung, die Chargenverfolgung, die Rückbierverwaltung und die Biersteuerberechnung eine Standardanforderung einer Brauerei an seine Unternehmenssoftware. Durch die Rückbierverwaltung werden Falschlieferungen oder Reklamationen bei der korrekten Biersteuerberechnung berücksichtigt.

Über Schnittstellen zum Produktions- und Lagerwaltungssystem sammelt die Software alle Daten, die die Brauerei zur Chargenverfolgung laut EU-Norm benötigt. Etwaige Kundennachfragen können somit sicher, schnell und ohne weiteren Rechercheaufwand beantwortet werden. "Auch in der Lagerverwaltung haben wir die Logik der Abläufe optimiert sowie standardisiert und sind durch die Branchenlösung bei Ergänzungen oder Änderungen sehr viel flexibler geworden", hebt Seip hervor. Gleichzeitig lässt sich die Versandabwicklung sehr einfach anpassen.

Zentrale Lösung

Das Projektziel, die Stammdaten in einem zentralen System zu pflegen wurde über diverse Integrationen und Schnittstellen erreicht. Die beteiligten Systeme tauschen die benötigten Daten im Hintergrund, unbemerkt für die Anwender, untereinander aus. Damit entfallen Abgleicharbeiten, doppelte Pflege und manuelle Nachbearbeitung, wie sie in der Vergangenheit bei Flensburger nötig waren.

Dank des zentralen Systems kann die Software jetzt die Mitarbeiter über gesteuerte Workflows bei der Abarbeitung ihrer täglichen Aufgaben unterstützen - ein Wechsel zwischen unterschiedlichen Anwendungen ist nun nicht mehr nötig. Flensburger hat die software-geführten Abläufe beispielsweise für Verträge und Rechnungen mitsamt integrierter Dokumentenverwaltung umgesetzt. Damit konnten zwei Effekte erreicht werden: die Mitarbeiter werden gerade bei Routinearbeiten entlastet und die Akzeptanz des Systems steigt.

In Flensburg plant man nun bereits die nächsten Systemerweiterungen: In Kürze sollen die Reporting Services für Auswertungszwecke genutzt werden, denn insbesondere bei der Kostenrechnung und im Controlling sind die Potenziale der neuen Lösung noch nicht ausgeschöpft.

Auch neue Integrationsprojekte wird es zukünftig geben, denn Flensburger will seinen Kundenservice weiter verbessern: Sowohl das elektronische Bestellwesen über das Internet als auch der standardisierte, elektronische Datenaustausch mittels EDI stehen auf der Agenda, um elektronische Bestellannahmen, Lieferavis und elektronische Rechnungen verarbeiten und versenden zu können.

Weitere Ergänzungen sieht Flensburger in der Qualitätssicherung, wo das ebenfalls von Amball entwickelte Modul "amQuality" zum Einsatz kommen soll. Beim Wareneingang weitere Systemunterstützung durch Prüfpläne, Etikettendruck und Barcodelösungen schaffen. Unter anderem wird in diesem Unternehmensbereich der berühmte Bügelverschluss geprüft und somit nicht zuletzt sichergestellt, dass es auch in Zukunft beim Öffnen der Bügelflaschen "Plopp" macht.