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Eine aktuelle Studie der Analysten vom Beratungshaus Forrester gibt Empfehlungen für erfolgreiche PMOs (Project Management Offices). Wollen sie mit der momentanen Auftragslage mithalten, sollten sie gar nicht unbedingt mehr Methodiken, Dokumentationen und Prozesse einführen sondern sich lieber verschlanken, heißt es darin.
Als die besten PMOs sieht Forrester diejenigen mit konstanter Unterstützung aus dem Vorstand, die den Unternehmen bei der schnellen Durchführung von Projekten helfen. Solche PMOs konzentrieren sich darauf, Hindernisse aus dem Weg zu räumen und Projektmanagement-Methoden an das gesamte Unternehmen weiterzugeben. Sogenannten transformativen PMOs ist es am wichtigsten, Projektmanagement-Standards im Unternehmen zu etablieren. Transformativ werden sie deshalb genannt, weil sie durch effizientes Projektmanagement Veränderungen im Unternehmen ermöglichen.
Einsicht in alle Projekte im Unternehmen
Die Analysten haben fünf Merkmale transformativer PMOs identifiziert:
Beständigkeit: Transformative PMOs haben beständige und immer wieder einsetzbare Projektmanagement-Methoden etabliert, die im gesamten Unternehmen eingesetzt werden. Sie haben außerdem redundante und zu bürokratische Management-Praktiken eliminiert.
Transparenz: Die Zukunfts-PMOs haben Einsicht in das Vorankommen und in die Kosten aller Projekte im Unternehmen. Darüber hinaus wissen sie genau, welche Ressourcen in welchen Projekten eingesetzt werden. Informationen über Kosten, Zeitpläne und Ressourcen geben sie an die zuständigen Akteure im Unternehmen weiter, etwa Finanzinformationen an den CFO.
Flexibilität: Transformative PMOs stellen sich stark auf ihr Umfeld, die spezifischen Unternehmensbedürfnisse und die Firmenkultur ein. So profitieren beispielsweise stark zentralisierte Organisationen von einem stark zentralisierten PMO, bei dezentralisierten ist es umgekehrt.
Agile Methoden und Weiterbildung machen PMO erfolgreich
Agilität: Transformative PMOs arbeiten mit agilen Projektmanagement-Methoden.
Ausbildung: Zukunfts-PMOs sorgen für Weiterbildungs- und Trainingsmöglichkeiten im Unternehmen. So können Projektmanager ihr Know-How teilen und sich mit Kollegen austauschen.
Wer sein PMO voranbringen möchte, dem rät der Forrester-Report zu den folgenden fünf Schritten:
Einen PMO-Champion identifizieren: Die Analysten fanden heraus, dass die erfolgreichsten PMOs direkt an Vorstände auf C-Level berichten. So ist schon in der Hierarchie festgelegt, dass das PMO Macht für Veränderungen besitzt.
Auf die Karriere der Projektmanager konzentrieren: Unternehmen mit transformativen PMOs etablieren Karrierepläne für ihre Projektmanager.
Auf die wichtigen Metriken konzentrieren: Neben Kosten und Zeitplan verfolgen transformative PMOs auch weitere Kriterien, die für das Unternehmen relevant sind. Dazu gehören zum Beispiel die Kundenzufriedenheit und Prozessverbesserungen.
Schnelle Erfolge im Projektmanagement anstreben
Projektmanagement-Tools einsetzen: PMOs sollten sich genau überlegen, welches Projekt- und Portfoliomanagement-Tool Beständigkeit ins Unternehmen bringt und am besten zu den etablierten Standards passt.
Schnelle Erfolge erreichen: Die von Forrester untersuchten PMOs haben alle klein angefangen. Sie waren dann in einer Abteilung, zum Beispiel in der IT, angesiedelt und verfügten über ein relativ begrenztes Portfolio. Je relevanter das Projektmanagement im Unternehmen wurde, desto stärker verbreiterten die Projektmanager dann ihren Aufgabenbereich. Um sich die Unterstützung des Vorstands zu sichern, sollten PMOs in den ersten sechs Monaten ihren Wertbeitrag für das Unternehmen erbringen.
Der Forrester-Report ist unter dem Titel "Are You Ready To Transform Your PMO? Tackling Today's Challenges To Prepare For Tomorrow" veröffentlicht. Der Artikel stammt im Original von unserer amerikanischen Schwesterpublikation CIO.com.