In Zeiten, in denen Organisationen ständig auf Veränderung reagieren müssen, gewinnt das Geschäftsprozess-Management (Business Process Management; BPM) an Bedeutung. Mit dem Einsatz von BPM-Suiten hoffen die Unternehmen eine bessere Unterstützung in der Gestaltung und Anpassung ihrer Abläufe, wenngleich ihre Wünsche nicht immer erfüllt werden (siehe: Anwender mögen ihre BPM-Tools nicht).
Möglicherweise starten sie ihre BPM-Projekte aber auch mit falschen Erwartungen, denn "die Anbieter versprechen: Modellieren - Knopfdruck - fertig. Man sollte nicht alles glauben, was einem präsentiert wird", warnt Sebastian Adam, Teamleiter für Requirements Engeneering am Fraunhofer-Institut für Experimentelles Software Engineering IESE. "Es gibt im BPM-Umfeld viele Informationen, aber auch viel Mogelei."
Vor diesem Hintergrund hat das Fraunhofer IESE die Leistungsfähigkeit der BPM-Pakete analysiert. Zusammen mit dem Beratungshaus SP Consulting haben sich die Fraunhofer-Experten diverse Tools genauer angesehen und unter verschiedenen, an der Praxis angelehnten Anforderungen geprüft. Die Ergebnisse wurden in der Studie "BPM Suites 2013" veröffentlicht.
Darin betonen die Autoren, dass der Vergleich keinen eindeutigen Sieger hervorgebracht hat. Die Ergebnisse aller getesteten Tools bewegen sich in der Spanne zwischen 78 Prozent und 58 Prozent, was den so genannten Gesamterfüllungsgrad beziehungsweise das daraus resultierende Endergebnis betrifft. "Wir wollten keinen Award vergeben, weil die Tools sehr unterschiedlich sind. Es gibt kein perfektes Produkt, aber auch kein richtig schlechtes", fasst Studien-Autor Adam zusammen. Die Auswahl für oder gegen eine Lösung folge immer unterschiedlichen Kriterien: Ob etwa Kern- oder Administrationsprozesse gestaltet werden sollen, in welche Umgebung sich das Tool einfügen müsse und ob BPM- und Entwicklungs-Know-how vorhanden ist.
Bizagi: Bestes Ergebnis im Testfeld
Dennoch gibt es eine Lösung, die gegenüber den anderen hervorsticht - wenngleich sie eine etwas exotische Historie mitbringt. Die "Bizagi Enterprise Edition" geht auf das Unternehmen Visionsoftware zurück, das im Jahr 1989 in Bogota, Kolumbien, gegründet wurde. Heute hat das Unternehmen Bizagi seinen Hauptsitz in Amersham bei London. Das Tool erreichte im Test mit 77,9 Prozent den besten Gesamterfüllungsgrad. "Es hat uns sehr gut gefallen", lobt der Fraunhofer-Experte Adam.
Getestet wurden folgende Produkte:
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"LiveCycle Process Management" von Adobe,
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"Xpert.ivy" von Axon Active,
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"Bizagi Enterprise Edition" von Bizagi,
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"Bosch SI inubit" von Bosch Software Innovations,
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"Camunda BPM" von Camunda Services,
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"FireStart BPM Suite" von Prologics,
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"Netweaver Process Orchestration" von SAP,
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"Operational Intelligence" von Vitria.
Foto: Fraunhofer IESE
Das Starterfeld spiegelt damit nicht die aktuelle Marktlage wieder, weil bedeutende Lösungen etwa von IBM, Tibco und der Software AG fehlen. Gerne hätten die Tester eigenen Angaben zufolge mehr Pakete ins Labor geschickt. 55 BPM-Anbieter mit Vertriebsniederlassung in Deutschland wurden teils mehrfach angeschrieben, 20 von ihnen regierten, von denen wiederum 15 Hersteller konkretes Interesse bekundeten, am Vergleich teilzunehmen. An den Start gingen letztlich neun Anbieter, von denen wiederum ein Hersteller seine Ergebnisse nicht veröffentlichen wollte. Daher listet die Studie zuletzt acht verglichene Produkte auf. Man werde die Erhebung wiederholen, versprachen die Macher von Fraunhofer, dann hoffentlich mit deutlich mehr Anbietern im Testfeld.
Die Bewertungskategorien
Ziel des Vergleichs war es, die Funktionsvielfalt und den Komfort der Softwarepakete aus Sicht eines BPM-Experten und -Nutzers zu bewerten. Dabei haben die Tester keine Gegenüberstellung der jeweiligen Tools angestrebt. Sie wollten vor allem die Stärken und Schwächen in diversen Kategorien herausarbeiten, um Interessenten, die vor der Anschaffung eines BPM-Tools stehen, die Entscheidung zu vereinfachen. Voraussetzung dafür ist, dass die Anwender zumindest Klarheit über ihre eigenen Wünsche und Anforderungen haben. So gewappnet kann die Studie eine Vorauswahl bieten.
Dazu haben Fraunhofer IESE und SP Consulting insgesamt 146 zu bewertende Anforderungen definiert, die sie in folgende elf Kategorien konsolidiert haben:
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Prozessmodellierung,
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Prozessumsetzung,
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Integration von Systemen,
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Prozessausführung,
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Laufzeit-Management,
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Prozess-Controlling,
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BPM-Governance,
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Querschnittliche Qualität (Robustheit, Internationalität etc.),
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Administration,
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Setup und
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Entwicklungsbasis (zum Erstellen eigener Lösungen).
Jedem teilnehmenden Anbieter wurde ein Testscript mit 134 Testschritten und 24 ergänzenden Fragen zugeschickt. In einem eintägigen Workshop musste jeder Hersteller sein Tool präsentieren und unter anderem einen einheitlichen Beispielsprozess und ein definiertes Änderungsszenario durchspielen. Zwei wissenschaftliche Mitarbeiter sowie zwei BPM-Praktiker haben jede Präsentation verfolgt und bewertet, fallweise kamen weitere Teilnehmer aus Wissenschaft und Industrie hinzu. Im Schnitt wurden sechs Bewertungen unabhängig voneinander abgegeben. (Die vollständigen Ergebnisse beziehungsweise die komplette BPM-Studie finden Sie hier)
Adobe: Gute Dokumentenverarbeitung, Schwächen im Import
Die BPM-Suite "LiveCycle Process Management" von Adobe ging in der Version 4 an den Start.
Stärken: Wenig überraschend glänzte sie vor allem in der Dokumentenverarbeitung beziehungsweise im Umsetzen und Ausführen pdf-lastiger Geschäftsprozesse. Zudem spendiert Adobe der Standardausführung viele Funktionen, die bei der Konkurrenz fehlen. Beispiele sind Notizen und Anlagemöglichkeiten, Stellvertreterregelungen sowie das Einrichten von Erinnerungen, und Deadlines. Auch in der Prozessausführung heimste die Adobe-Implementierung überdurchschnittlich gute Bewertungen ein. Die Integration mit externen Anwendungen geht leicht von der Hand, etwa mittels Web-Services. Gleiches gilt für die Daten und Infrastrukturintegration.
Schwächen: Defizite bemängelt die Studie etwa in der Prozessumsetzung, weil keine Überführung eines fachlichen Prozessmodells in ein Implementierungsmodell möglich ist. Erhebliche Abzüge gab es insbesondere im Prozesscontrolling, dem wichtige Funktionen fehlen.
Foto: Fraunhofer IESE
Größtes Manko der Suite ist jedoch ihre proprietäre Sprache für die Prozessgestaltung. Das ließe sich verschmerzen, böte Adobe Alternativen an. Doch die BPM-Software unterstützt weder BPMN (Business Process Model and Notation) noch den defacto-Standard EPK (Ereignisgesteuerte Prozessketten). Hier mahnen die Prüfer Verbesserungspotenzial an.
Empfehlung: Unter dem Strich vergaben die Tester die Schulnote "noch gut" mit einem Gesamterfüllungsgrad von 61,3 Prozent. Die im Test angetretene Version 4 des Produkts wurde zwischenzeitlich schon überarbeitet. Die neuere Ausführung bietet Funktionen für das Prozesscontrolling, die jedoch noch nicht bewertet wurden. Sinnvoll ist der LiveCycle-Einsatz für pdf-lastige Abläufe.
Axon Active: Mächtig und modular, aber inhomogene GUI
Das Know-how des schweizerischen BPM-Herstellers Axon Active geht auf den Anbieter Soreco AG zurück. Das ebenfalls in der Schweiz beheimatete Unternehmen wurde Mitte 2011 von Axon Active übernommen. Soreco ist seit 2002 mit dem Produkt "Xpert.ivy" im BPM-Geschäft präsent.
Stärken: Im Vergleich mit den anderen sieben getesteten Produkten schneidet die Suite überdurchschnittlich gut ab, sie erzielte mit einem Gesamterfüllungsgrad von 74,2 Prozent das zweitbeste Ergebnis. Das starke Resultat geht vor allem auf die Mächtigkeit der Suite zurück, die bereits ab Werk einen Großteil der Anforderungen an BPM-Tools ausliefert, ohne dass Anwender eingreifen und erweitern müssen. Bezogen auf die einzelnen, getesteten Kategorien zeigt Xpert.ivy besondere Stärken im Setup, hier konnte kein anderes Produkt bessere Resultate erzielen. Zum Prädikat brillant ließen sich die Prüfer gar beim Blick auf den Modellexport hinreißen. Wenn es darum geht, aus den entworfenen Abläufen ein Handbuch für die Mitarbeiter zu erstellen, glänzt die Axon-Active-Lösung besonders.
Schwächen: In fast allen Kategorien konnte die BPM-Suite im Vergleich zu den anderen Lösungen leicht überdurchschnittliche Werte erzielen, außer im Segment BPM-Governance. So lassen sich etwa im BPM-Management keine organisationsspezifische Lebenszyklusaufgaben konfigurieren, insgesamt hinterließ das Tool hier nur einen mittelmäßigen Eindruck.
Foto: Fraunhofer IESE
Auch das Laufzeit-Management offenbarte Schwäche - wie bei vielen anderen Anbietern auch. Sonderfälle, externe Eingriffe und Änderungen im Delegieren von Aufgaben sind nicht ganz einfach umzusetzen.
Empfehlung: Letztlich überwiegt der starke Eindruck im Modellieren, Umsetzen und Ausführen der Prozess. Nachholbedarf gibt es in der Umsetzung der BPM-Governance-Funktionen.
Bizagi: Funktionsreich mit Performance-Schwächen
Die "Bizagi Enterprise Edition" vom gleichnamigen britischen Anbieter hat im Fraunhofer-Vergleich am besten abgeschnitten. In allen bewerteten Kategorien liegen die Bizagi-Ergebnisse oberhalb der Durchschnittswerte.
Stärken: Seine Stärken spielt das Produkt aus, wenn eine einfache und intuitive Bedienung erforderlich ist. Bei Bizagi konsequent verfolgt und nicht in allen betrachteten Tools selbstverständlich, ist die durchgehende Gestaltung der grafischen Oberfläche, die am Microsoft-Design angelehnt ist. Damit fällt die Bedienung leicht und ist über alle Funktionsbereiche schnell zu ergründen.
In der Modellierung von Prozessen bietet Bizagi neben dem technischen BPM auch das fachliche Prozess-Management - ein nicht überall zu beobachtendes Feature.
Als Modellierungssprache nutzt der Hersteller BPMN 2.0 und überzeugt damit, wie er den BPM-Kunden die grafische Programmierung der Abläufe erlaubt.
Schwächen: Besonders deutlich konnte sich der Anbieter in der Prozessumsetzung und Prozessausführung von der Konkurrenz absetzen, wenngleich in letzterer Kategorie auch kritische Töne von den Testern zu vernehmen waren. Hier gab es Abzüge in der Bewertung, weil Bizagi mit Informationen geizt, wenn die Nutzer Hilfe und Unterstützung benötigen.
Foto: Fraunhofer IESE
Empfehlung: Insgesamt überzeugt die BPM-Suite durch Komfort und Mächtigkeit der angebotenen Funktionen. Defizite haben die Experten allenfalls dort entdecken können, wo Aufgaben delegiert und Abläufe kontrolliert werden sollen. Wem zudem kurze Antwortzeiten innerhalb der Entwicklungsumgebung wichtig sind, sollte sich nach anderen Tools umsehen. Fraunhofer bemängelt in diesem Testgebiet Defizite. Dennoch: Bizagi ist das beste, getestete BPM-Produkt.
Bosch SI: Sehr flexibel, aber teilweise proprietär
Die BPM-Aktivitäten der Bosch Software Innovations GmbH gehen zum Großteil auf die Übernahme der Inubit AG im Sommer 2011 zurück.
Stärken: Ein besonderes Merkmal der Software "inubit" ist die gute BPM-Governance. Überzeugend umgesetzt wurde hier insbesondere das Rollen- und Rechte-Management. Auch das Laufzeit-Management beherrschen die Inubit-Macher besser als das Gros der Konkurrenz. Das schlägt sich etwa darin nieder, wie sie das Delegieren von Aufgaben in ihrer Software-Suite gestaltet haben.
Schön gelöst hat der Hersteller zudem die Integrierbarkeit der Software in Drittsysteme, indem er seinen Kunden eine Reihe von Standardadaptern bereitstellt.
Als imponierend erachten die Tester den Modellexport, wenn die gestalteten Abläufe etwa als Bild oder schematisches Diagramm ausgegeben werden sollen. Auch die Grenzen zwischen technischen und fachlichen BPM sind - soweit gewünscht - erfreulich durchlässig, so dass Transformationen zwischen beiden Modellen leicht fallen.
Schwächen: Doch auf das Lob folgt auch Tadel: Neben BPMN als Modellierungssprache verwendet Inubit für die fachliche Gestaltung der Prozesse eine eigene, proprietäre Sprache. Das hat dem Testteam nicht gefallen.
Weitere Schwächen offenbarte die BPM-Sammlung in der Unterkategorie "Externer Eingriff", wenn also Prozessinstanzen zur Laufzeit gesteuert oder verändert werden sollen. Hier bietet Bosch SI den Nutzern keine Möglichkeit an, Schritte zu überspringen.
Foto: Fraunhofer IESE
Empfehlung: Inubit besticht vor allem durch Mächtigkeit. Kein anderes Werkzeug bietet derart viele BPM-Funktionen in der Standardausführung. Doch völlig lückenlos präsentiert sich auch das Bosch-SI-Paket nicht: Die Fraunhofer-Experten haben Defizite erkannt, wenn Stellvertreterregeln und Abwesenheiten abgebildet werden sollen. Empfehlenswert ist das Paket für Anwender mit besonderen Anforderungen an Governance und Laufzeit-Management.
Camunda: Gut erweiterbar, schwer programmierbar
Camunda ist ein recht junges und aufstrebendes Unternehmen aus Berlin. Das Paket "Camunda BPM" liegt in der Version 7.0 vor und wird von rund 50 Unternehmen eingesetzt.
Stärken: Dem Camunda-Team ist eine funktionsreiche Implementierung gelungen, die im Vergleich zu den anderen betrachteten Tools überdurchschnittliche Funktionalität bietet. Die Stärken der Software liegen klar in der Erweiterbarkeit und Flexibilität der Suite. Bemerkenswert ist zudem, dass Camunda die BPM-Funktionalität auf Open-Source-Basis implementiert hat.
Schwächen: Wesentliche Problemzonen tun sich in der Prozessumsetzung und Prozessmodellierung auf. Die Regeldefinition gestaltet sich kompliziert, weil sie Programmierkenntnisse voraussetzt.
Ins Aufgabenheft schrieben die Fraunhofer-Experten dem Anbieter vor allem Nachholbedarf in der BPM-Governance. Das Definieren und Verwalten von Rollen und Rechten sowie das Dokumentieren des spezifischen BPM-Vorgehens sind nicht ausreichend gelöst. Benötigen Unternehmen entsprechende Funktionen, sind sie auf externe Werkzeuge angewiesen.
Foto: Fraunhofer IESE
Empfehlung: Mit einem Gesamterfüllungsgrad von knapp 60 Prozent erzielt Camunda kein gutes Ergebnis, im Vergleich zu den anderen Suites ist es das zweitschlechteste Resultat. Vor allem die fehlende grafische Programmierung kreiden die Tester dem Tool an, dadurch könne es schwerlich in Fachbereichen Fuss fassen. Wer indes versierte Java-Entwickler in seinen Reihen weiß, kann mit Camunda BPM einiges anstellen. Die Suite bietet beste Voraussetzungen dafür, sehr individuelle und leistungsstarke Lösungen zu erstellen. Zudem lässt sich sie sich sehr gut in andere Umgebungen integrieren.
Prologics: Stark in der Governance, zu eng an Microsoft gebunden
Der österreichische Anbieter Prologics hat seine "FireStart BPM Suite" ins Rennen geschickt und bemerkenswerte Ergebnisse eingeheimst.
Stärken: Wo Fachbereichen das BPM obliegt, ist FireStart eine ernsthafte Option, weil die Software die Modellierung sowohl mit EPK und BPMN als auch als Gantt-Chart unterstützt. Beste Voraussetzung für eine einfache und grafische Gestaltung von Abläufen.
Positiv heben die Tester die leichte Verknüpfung mit Produkten von Microsoft und SAP hervor, die auf vorgefertigten Integrationsmechanismen beruht. Damit erzielte die Lösung sehr gute Resultate in der Infrastruktur- und Systemintegration sowie gute Noten in der Datenintegration.
Spitzenwerte wurden in der Kategorie BPM-Governance gemessen. Wo besondere Anforderungen an das Rechte-Management sowie am Definieren und Verwalten von spezifischen Rollen gestellt werden, entfaltet die Software ihre Stärken.
Schwächen zeigte die Software, wenn Änderungen umgesetzt werden müssen. Stellt sich eine Organisation etwa neu auf, wechseln Mitarbeiter oder Abteilungsleiter ihre Stellen, hat FireStart Schwierigkeiten in der korrekten Abwicklung definierter Abläufe.
Foto: Fraunhofer IESE
Vergleichsweise dürftig hat sich das Laufzeit-Management im Test präsentiert. Sollen Aufgaben delegiert und Sonderfälle behandelt werden, treten in dem Tool Schwächen zutage.
Empfehlung: Das führt zu einem Gesamtergebnis von 71,4 Prozent, das sich im Mittelfeld aller getesteten Tools einreiht. Die insgesamt starken Werte in Governance und fachlicher Prozessmodellierung wurden durch eine allzu enge Herstellerbindung getrübt. Wer die BPM-Lösung außerhalb einer Microsoft-Umgebung betreiben möchte, sollte sich besser anderswo umsehen, raten die Fraunhofer-Spezialisten in ihrer Studie.
SAP: Gut integrierbar, dürftige Leistung
Die BPM-Suite "SAP NetWeaver Process Orchestration" in der Version 7.31 präsentierte sich im Rahmen der Studie als ordentliches und durchdachtes BPM-Produkt, fassen die Autoren in ihrer Studie zusammen.
Stärken: Überdurchschnittlich gut hat SAP das Controlling und die Governance umgesetzt. In ersterer Disziplin überzeugt die Nachverfolgung von Prozessen, in letzterer ist es das Rechte-Management, das als gelungen gelten darf.
In vielen Bewertungskategorien erreicht SAP mit seinem Tool nicht die Durchschnittswerte, insbesondere in der Prozessumsetzung und der Prozessmodellierung fällt die Suite ab.
Schwächen: In der letzteren Kategorie missfiel den Prüfern die fehlende Exportmöglichkeit von Modellen in Handbücher oder Bilder. Zudem weist das Modellierungswerkzeug eine gewisse Komplexität auf und unterstützt BPMN nur teilweise, lauten weitere Kritikpunkte. Die Umsetzung von Prozessen hat Schwächen, mit Ausnahmefällen und Sonderregelungen zurechtzukommen.
Foto: Fraunhofer IESE
Empfehlung: Das Endergebnis von 66,3 Prozent ist - bezogen auf das Schulnoten-System - "noch gut". Auf der Habenseite verbuchen die Tester die Funktionalität, den modularen Aufbau und die Flexibilität. Negativ aufgefallen ist die im Test teilweise schlechte Performance. Wer Governance, gute Integrier- und Administrierbarkeit sowie gutes Zusammenspiel mit anderen SAP-Produkten fordert, ist mit NetWeaver Process Orchestration gut beraten. Einfache Prozessumsetzung und Usability darf er nicht erwarten.
Vitria: Für das Controlling gemacht
Die BPM-Suite "Operational Intelligence" von Vitria schließt das Testfeld ab. Der Gesamterfüllungsgrad von 58 Prozent ist der schlechteste Wert unter den acht getesteten Tools.
Stärken: Das Prozess-Controlling ist überdurchschnittlich implementiert. In allen hier getesteten Kategorien konnte Vitria mit seiner Software werben. Einzig in den Unterkategorien Instanz- und Wert-Controlling fehlen Filtermöglichkeiten.
Das Alleinstellungsmerkmal von Operational Intelligence ist die Analyse und visuelle Aufbereitung von Controlling- und Monitoring-Daten. Zudem bietet Vitria einen einheitlichen, web-basierenden Zugriff auf Komponenten der BPM-Suite an. Es präsentiert sich somit als homogenes Produkt.
Schwächen: Leider müssen Nutzer viele BPM-typischen Funktionen individuell ergänzen. Im Vergleich zu den anderen getesteten Produkten kann sich Vitria bezogen auf das Funktionsspektrum nicht profilieren.
Foto: Fraunhofer IESE
Die Testergebnisse im Laufzeit-Management liegen unter anderem aufgrund fehlender Funktionen zur Aufgabendelegation unter dem Durchschnitt. Gleiches gilt für die Resultate in der Kategorie Prozessausführung. Hier gibt es Schwächen in der korrekten Abwicklung definierter Abläufe, wenn Mitarbeiter abwesend sind.
Empfehlung: Den guten Eindruck in der Modellierungshilfe bei der Prozessdefinition macht die Software beispielsweise mit einer komplizierten und fehleranfälligen Bedienung der Modellieroberfläche wieder zunichte. Legen Anwender Wert auf Einfachheit, Usability und und angemessenes Laufzeit-Management, sind andere Tools besser geeignet.
Fazit: Schmales Testfeld, heterogene Ergebnisse
Zwar haben die Tests unterschiedliche Ergebnisse mit guten und mittelmäßigen Noten hervorgebracht, allerdings keine klare Empfehlung. Die Anforderungen in den Unternehmen sind zu individuell, keines der getesteten Tools kann sie in Gänze erfüllen. SAP-lastige Unternehmen sollen sich die BPM-Suite Netweaver Process Orchestration genauer ansehen, wer eine homogene Microsoft-Umgebung anstrebt, dürfte bei FireStart von Prologics fündig werden. Unternehmen mit Java-Entwickler können sich mit Camunda BPM frei entfalten. Vitria wiederum ist stark in der Analyse.
Nichts destotrotz kann die Studie den Prozess der Entscheidungsfindung fördern, weil sie die Stärken und Schwächen detailliert betrachtet. So können Anwender mit der Lektüre ihre eigenen Anforderungen möglicherweise präziser gestalten. Fraunhofer IESA und SP Controlling haben die Testbedingungen und -kriterien völlig transparent offengelegt.
Ein Manko des Tests bleibt indes die Auswahl der BPM-Suites, weil sie nicht die Marktlage widerspiegelt. Bleibt zu hoffen, dass Fraunhofer den Test im Herbst dieses Jahres wiederholen kann und sich dann weitere Anbieter daran beteiligen.