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Ein Arbeitsplatz in der Sonne - was sich so mancher Mitarbeiter zum Sommerstart wünscht, gehört für andere bereits zum alltäglichen Business. "Mobile Worker" checken ihre Emails vom Café oder von zu Hause aus, rufen wichtige Kundendaten beim Zug fahren ab oder okkupieren das nächste Plätzchen in der Sonne, um ihre anstehenden Arbeiten zu erledigen. Dieser Trend deutscher Arbeitnehmer, sich ein flexibleres Arbeitsumfeld zu suchen, nimmt nach einer aktuellen Umfrage von Bitkom stetig zu. 62 Prozent der befragten Erwerbstätigen wünschen sich bereits zum jetzigen Zeitpunkt ein Home-Office, von dem aus sie für ihr Unternehmen arbeiten können.
Mit dem Ansteigen mobiler Zugriffe auf das Unternehmensnetzwerk steigt allerdings auch der Anspruch an die digitale Sicherheit. Damit weder Datenschutz noch Arbeitsmoral und Effizienz in der Mittagssonne dahin schmelzen, fasst der Anbieter von Kommunikationslösungen CommuniGate fünf Ratschläge für Unternehmen sowie deren Mitarbeiter zusammen:
1. Datenübertragung sichern
Sobald Unternehmer ihren Arbeitnehmern den mobilen Zugriff auf das Netzwerk erlauben, sollte ein entsprechender Sicherheitsstandard gewährleistet sein. Besonders dann, wenn die mobile Belegschaft ohne Kabel und nur mit WLAN arbeitet. Zu den wichtigsten Maßnahmen, um die eigenen Daten vor unerwünschten Zugriffen zu schützen, zählt die Verschlüsselung der Internetverbindung und der Kommunikationsdaten.
2. Mobile Endgeräte einbinden
Wenn nicht über den Laptop, dann eben über das Smartphone oder den Blackberry: Reibungslos funktioniert die Zusammenarbeit dann, wenn mehrere Kanäle eingebunden sind. Ist der Laptop mal nicht online, können Push-E-Mail und drahtlose Synchronisationsmöglichkeiten dazu beitragen, dass neue Nachrichten oder Termine ihren Adressaten ohne nennenswerte Zeitverzögerungen erreichen.
3. Selbstorganisation ist Pflicht
Auch wenn der Arbeitsplatz unter der Sonne nicht mehr viel mit den vier Bürowänden in der Firma gemeinsam hat - das tägliche Arbeitspensum bleibt das gleiche. Eine stringente Arbeitseinteilung hilft mobilen Mitarbeitern dabei, ihr Pensum im Griff zu behalten. So können beispielsweise digitale Tageskalender oder Präsenzinformationen verlässliche Hilfen in der Selbstorganisation sein. Selbst wenn keiner aus dem Kollegenkreis mithört: Private Gespräche sollten auch weiterhin vom Beruflichen getrennt bleiben.
4. Neue Technologien verbessern den Informationsfluss
Verbesserte Ton- und Bildqualitäten vereinfachen den Informationsfluss. Wer heute außerhalb des Unternehmens arbeitet, der kann trotzdem durch Anwesenheit bei relevanten Meetings und Konferenzschaltungen glänzen. Hier bieten sich Videokonferenzen oder VoIP-Schaltungen als "direkter Weg" ins Unternehmen. Video-Mails können wiederum Vor-Ort-Trainings ersetzen.
5. Einheitliche Computeroberfläche
Um die Arbeitswege zu verkürzen, empfiehlt sich eine einheitliche und übersichtliche Benutzeroberfläche, die alle Anwendungen bündelt - vom Instant Messaging, über E-Mail bis hin zur Terminverwaltung. So können Mobile Workers schnell und problemlos von einem Kommunikationskanal zum nächsten wechseln, ohne sich zunächst durch verschiedene Programme navigieren zu müssen.