Bis Ende 2012 können Unternehmen ihre Kosten um ein Viertel reduzieren, wenn sie ihre Suchprozesse komplett in E-Discovery dokumentieren. Bei E-Discovery handelt es sich um einen Prozess, der elektronische Daten nachfragt, ortet, sichert und sucht - mit der Intention, diese in einem zivilen oder strafrechtlichen Prozess einzusetzen. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie des Marktforschungsinstituts Gartner.
Die Experten empfehlen Unternehmen jeder Größe eine einfache Methode zu etablieren, um einen E-Discovery-Prozess jederzeit durchführen zu können. Sie rechnen damit, dass Technologie-Experten und Juristen bis 2014 einen betriebsüblichen Prozess für E-Discovery nutzen werden.
"Damit Unternehmen die IT-Herausforderung bei Rechtsverfahren angehen können, ist es nötig, sowohl die Technologien zu erwerben als auch die entsprechenden Prozesse zu etablieren", erklärt Gartner-Analyst Whit Andrews. Unternehmen müssten die geeigneten Produkte für Rechtsverfahren besitzen und verstehen, dass diese ihren positiven Effekt nur entfalten, wenn sie von wiederholbaren, effektiven und systematischen Prozessen für die Rechts- und IT-Abteilung begleitet werden."
Gartner hat fünf Empfehlungen formuliert, welche die ersten Schritte in Richtung E-Discovery für Rechtsverfahren erleichtern sollen:
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Achten Sie auf die richtige Kommunikation. Alle am Rechtsverfahren beteiligten Juristen und IT-Experten müssen von Anfang bis Ende auf eine rundum gute Kommunikation achten. In einer ersten Prozessphase sollten Treffen stattfinden, in denen die Erwartungen und Ergebnisse festgelegt werden.
Dokumente und Daten früh genug analysieren
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Engagieren Sie einen erfahrenen Prozessanwalt. Schrecken Sie auch nicht vor hohen Stundensatzforderungen zurück. Effektive Entscheidungsfindung gleicht diese wieder aus. Der Prozessanwalt wird Ihnen raten, welche Dokumente geortet und untersucht und wie Prozesse erfasst werden sollten.
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Analysieren Sie Dokumente und Daten rechtzeitig. Wenn IT und Juristen den Inhalt eines Falles verstehen, fällt zudem die Wahl für die geeignete Strategie leichter. Der Prozessanwalt kann so besser entscheiden, ob der Fall fortgesetzt oder beigelegt werden soll.
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Legen Sie ein Budget fest. IT-Experten und Juristen sollten gemeinsam über die für den jeweiligen Fall angemessenen Ausgaben entscheiden.
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Dokumentieren Sie Entscheidungen. Eine einfache Tabelle genügt, um festzuhalten, welche Methoden bei den jeweiligen E-Discovery-Prozessen angewandt werden.
Die fünf Empfehlungen stammen aus dem Gartner-Report "Five Steps für E-Discovery to Improve search and other processes".