Prozessoptimierung und -effizienz gehören gerade in Krisenzeiten zu den Methoden, die für mehr Zufriedenheit nicht nur bei den IT-Anwendern in den Unternehmen sorgen könnten. Mehr noch: „Die Fähigkeit, die Veränderung der innerbetrieblichen Prozesse zu beherrschen“, heißt es in der Studie „Status Quo und Marktentwicklung im Bereich BPM“, „ist in schwierigen Zeiten nicht nur ein Erfolgsfaktor, sondern kann im Extremfall über den Fortbestand des Unternehmens mitentscheiden."
Aber entspricht der Status von Business Process Management-Lösungen dieser Einsicht? Eher nicht, wie die Studie vom Aachener ERP-Marktanalysten Trovarit AG und Pentadoc Radar, einem Geschäftsbereich des Frankfurter ECM-Beraters Pentadoc, ergab.
Rund drei Viertel aller Unternehmen verzichtet derzeit auf die Möglichkeiten, ihre Geschäftsprozesse mithilfe einer BPM-Lösung zu optimieren. Die übrigen der 157 befragten Unternehmen, die solche Lösungen bereits einsetzen, macht das zudem erst seit kurzer Zeit: acht Prozent seit höchstens zwei Jahren, weitere zehn seit zwei bis fünf Jahren. Das ist einerseits wenig, bietet auf der anderen Seite aber in der Zukunft viel Potenzial für solche Lösungen.
Die Unternehmen, die schon auf BPM setzen, führen vor allem eine bessere Prozesskontrolle und Transparenz als Gründe an (72 Prozent). Aber auch eine Reduzierung des Bearbeitungsaufwandes (60 Prozent), die Prozessbeschleunigung sowie die Prozesssicherheit (jeweils 50 Prozent) gelten als Beweggründe. Der Wunsch, Kosten zu senken, stand dagegen nur bei knapp 30 Prozent der Befragten als Zielsetzung.
Die Arbeit scheint sich zu lohnen: So geben die in der Befragung als aktiv identifizierten 46 Unternehmen an, dass sich die Qualität der Prozesse im Schnitt um mehr als 50 Prozent verbessert habe. Der Automatisierungsgrad habe sich zusätzlich um mehr als 40 Prozent erhöht. „Auch die Angaben über die Prozessbeschleunigung und die Prozesskostensenkung“, so die Autoren der Studie, „sprechen mit durchschnittlich 37 und 31 Prozent für die enormen Verbesserungspotenziale, die mit dem konsequenten Einsatz von BPM gehoben werden können“.
Auf der Seite der BPM-Muffel nehmen rund zwölf Prozent den Begriff als reines Buzzword wahr. Fast jeder zweite dieser Gruppe gibt dagegen fehlende Ressourcen als Grund für seine Verweigerungshaltung zu Protokoll. Weitere 45 Prozent glaubt dazu, dass der erwartete Nutzen unklar oder zu gering ist. Abschreckend wirkt zudem auf 43 Prozent der Befragten der befürchtete hohe Aufwand für die Dokumentation und Pflege der Prozesse. Ein knappes Drittel schließlich (30 Prozent) sprechen die hohen erwarteten Kosten gegen einen konsequenten Einsatz von BPM.
Die Antworten auf die Frage nach den Aufgabengebieten, die mit der verwendeten BPM-Lösung unterstützt werden, zeigen der Studie zufolge, dass häufig wesentliche BPM-Aufgaben wie Prozessplanung, -analyse und -steuerung mit klassischer Unternehmens-Software unterstützt werden. So gaben beispielweise nur acht Prozent der Unternehmen an, die Prozess-Steuerung mit spezialisierten BPM-Lösungen zu unterstützen. Die Mehrzahl der Befragten nutzen zu diesem Zweck ihre ERP- oder CRM-Lösungen (49 und 27 Prozent).
„Ähnlich, wenn auch in schwächerer Ausprägung“, so die Studie, sehe es auch bei der Prozessplanung und Prozessanalyse aus. „Lediglich bei der Prozessmodellierung nimmt die BPM-Lösung mit knapp über 20 Prozent den Spitzenplatz vor ERP-Systemen (18) und Workflow-Management-Systemen (15 Prozent) ein. „Vermutlich“, folgern die Studienautoren, „werden spezialisierte BPM-Lösungen für diese Zwecke seltener eingesetzt, da eine Integration der BPM-Lösung in die bestehende Systemlandschaft für zu aufwändig gehalten wird“.
Geringe Verbreitung von BPM-Software kein Nachteil
Die bislang geringe Verbreitung von BPM-Software spricht allerdings nicht gegen sie. Immerhin rund 23 Prozent der befragten Unternehmen planen die Einführung eines spezialisierten BPM-Werkzeugs. Bei ungefähr der Hälfte dieser Gruppe ist der Planungsstand allerdings noch recht vage. Sie geben an, dass die Einführung erst in zwei oder mehr Jahren ansteht. Konkretere Pläne dafür liegen nur bei sechs Prozent der Befragten vor, die angeben, innerhalb eines Jahres in eine BPM-Lösung investieren zu wollen.
Fazit der BPM-Studie
Das Fazit der Studie: Die meisten Unternehmen bearbeiten typische BPM-Aufgaben offenbar bisher nicht mithilfe spezialisierter BPM-Lösungen, sondern mit klassischen Business-Applikationen. Die Planung der Teilnehmer deute aber auf eine verstärkte Nutzung von Speziallösungen im gesamten BPM-Aufgabenspektrum hin.
Es werde sich allerdings zeigen müssen, ob die umfassende Verlagerung von der klassischen Business-Software hin zu spezialisierten BPM-Lösungen angesichts knapper fachlicher Ressourcen in der Praxis auch tatsächlich erfolgt. Zudem gebe es noch immer Unsicherheit hinsichtlich eines klaren Mehrwerts von BPM.
Mitentscheidend für diese Entwicklung werde es aber sein, inwieweit es Führungskräften gelingt, den Gedanken eines konsequenten Business Process Managements in den Unternehmen zu verankern.