Foto: Globus Fachmärkte
Seine Geschäftsprozesse hat Globus bereits vor geraumer Zeit komplett digitalisiert. Im Jahr 2000 beschlossen die Verantwortlichen, auf ein neues, an die Anforderungen im Baumarkt-Geschäft angepasstes Warenwirtschaftsystem umzusteigen und entschieden sich für die Lösung UniTrade von SE Padersoft. Der Softwareanbieter war auch erster Ansprechpartner, als Globus Fachmärkte vor einer neuen Herausforderung stand: Im Rahmen der GDPdU-Gesetzgebung (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen) war man gezwungen, ein Archivsystem einzuführen, schildert Martin Fries, IT-Leiter bei Globus, die Situation. "Zwar wurden die digitalen Daten auf einem Server gespeichert und auch gesichert. Wir waren aber technisch nicht in der Lage, die laut GDPdU geforderten Zugriffsmöglichkeiten sicherzustellen." Globus betreibt in Deutschland 51 Baumärkte und neun Elektrofachmärkte. Mit mehr als 3300 Mitarbeitern erzielte das Unternehmen im vergangenen Geschäftsjahr mehr als 800 Millionen Euro.
In Zusammenarbeit mit einem Consulting-Unternehmen und den einzelnen Globus-Fachabteilungen wurde ein Anforderungskatalog erstellt, anhand dessen dann die einzelnen DMS-Anbieter über Präsentationen und Referenzbesuche bewertet wurden - darunter auch SE Padersoft, die mit der Software "UniDMS" ebenfalls eine Lösung für Dokumentenmanagement im Angebot hat. Die erleichterte Anbindung an die Warenwirtschaft spielte bei der Auswahl durchaus eine Rolle, für Fries war dies jedoch nicht der Hauptgrund, warum die Wahl schließlich auf diese Software fiel: "Der Aufbau und die Bedienung eines Archivsystems sollten für Anwender und Administratoren einfach sein und die Kosten sollten sich hierbei auch noch im normalen Rahmen bewegen. Beides fanden wir bei dem Produkt." Auch der indexbasierte Aufbau des Systems, die sowohl dezentrale als auch zentrale Einsatzmöglichkeit, die beliebige Skalierbarkeit und die kurze Implementierungsphase waren schließlich ausschlaggebend.
Bei UniDMS handelt es sich um eine OEM-Version auf Basis des Archiv- und Dokumenten-Management-Systems "ZyImage" von ZyLab, die von SE Padersoft als deutschem ZyLAB-Partner entwickelt worden ist und vertrieben wird. Das System beinhaltet Werkzeuge zur digitalen Archivierung papierner Dokumente, elektronischer Daten und E-Mails. Zu dem Leistungsportfolio gehören ein Workflow- und Records Management sowie Textmining.
Globus begann zunächst mit der Archivierung der Warenwirtschaftsbelege und der Wareneingangsrechnung. Nach einer zweimonatigen Testphase erfolgreich verlief, wurden nach und nach weitere Abteilungen und Märkte aufgeschaltet. Hier wird die Software nicht nur für die vom Gesetz geforderte Archivierung von allen handels- und steuerrelevanten Daten, die in digitaler Form erstellt werden, eingesetzt, sondern auch zur Digitalisierung und Verwaltung aller in Papierform eingehenden Lieferscheine, Rechnungen und Belege. Sie werden im so genannten "frühen Scannen" - also direkt beim Posteingang - erfasst, indexiert und in elektronischer Form an die zuständigen Abteilungen und Mitarbeiter weitergeleitet.
Manuelles Suchen in Aktenordnern entfällt - innerhalb kürzester Zeit stehen alle benötigten Daten zur Verfügung. Nur wenn das System einen Beleg nicht einwandfrei erkennen kann, müssen die Mitarbeiter der Rechungsprüfung noch von Hand eingreifen. Rechnungen werden automatisch mit dem Warenwirtschaftsystem abgeglichen, die ausgelesenen Daten an das Archiv übergeben und im SAP-Buchhaltungssystem gebucht. Eine Archivierung der Altakten wurde aus Kostengründen nicht vorgenommen. Sie werden nun schrittweise nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet.
"Generell schauen wir ständig nach, was wir noch ins elektronische Archiv stellen können. Ohne Papier wird man aber nie ganz auskommen können", urteilt IT-Leiter Martin Fries realistisch. "Dennoch wollen wir künftig soweit wie möglich davon weg kommen und die herkömmliche Archivierung in Ordnern verringern." Auch dabei hilft das System: Inzwischen werden Verträge, sonstiger Schriftverkehr, Bauunterlagen oder Bilanzordner ebenfalls mit dem System archiviert. Auch die elektronische Personalakte hält bei Globus Einzug.
Heute greifen über 500 Mitarbeiter über die Web-Funktion auf das Archivsystem zu. Obwohl noch nicht alle Abteilungen daran angeschlossen sind, ist sich Martin Fries sicher, dass sich das System schon bezahlt gemacht hat: "Die Suche nach Belegen ist wesentlich schneller und einfacher geworden. Auch die Kosten für die Archivierung, etwa für Archivräume, konnten wir senken, weil die Papierrechnungen und Lieferscheine nicht mehr eingelagert werden müssen. Immerhin hatten wir vor der Einführung des Archivs jährlich über 100 Bilanzordner!"
Einen Wermutstropfen sieht Fries lediglich im Bereich der Performance: Durch das große Datenvolumen und die Größenlimitierung dauert der Aufbau einzelner Indizies, zum Beispiel bei der Wiederherstellung nach einem Crash, sehr lange. Hier ließen sich durch die Zusammenarbeit mit dem Hersteller schon einige Verbesserungen erzielen. Fries: "Wir stehen in sehr engem Kontakt mit den Entwicklern, was bei Problemen auf schnellem Weg zu einer Lösung führt. Mittelfristig wollen wir gemeinsam von einem filebasierten zu einem datenbankbasierten Archivsystem gelangen."