Das Internet soll im Bereich der Verwaltungsservices vor allem als Orientierungsmedium dienen: Auf der neuen Greven-Webseite erhalten die Bürger alle Informationen, die im Vorfeld eines Verwaltungsvorgang von Bedeutung sind: Wer ist mein Ansprechpartner, wann und wie erreiche ich ihn, welche Dokumente benötige ich und was kostet mich das? "Das vereinfacht und beschleunigt das eigentliche Prozedere im Rathaus", sagt Klaus Hoffstadt von der Stadtverwaltung Greven. Grundsätzlich möchte der Pressereferent das neue Greven.net aber keineswegs nur als Online-Verwaltungsangebot verstanden wissen. "Der Web-Auftritt einer Stadt", sagt er "muss immer das Leben einer ganzen Stadt abbilden." Deshalb werden auf der Greven Online-Seite weiterhin - und in Kürze in neuem Design -Informationen über die Aktivitäten von Vereinen, städtischen Einrichtungen und anderen Locations zu finden sein. "Auf diese Weise verbinden wir Bürgerservice mit Bürgernähe", so Hoffstadt.
Einer Standortanalyse der Industrie- und Handelskammer Nord Westfalen zufolge belegt Greven einen Spitzenplatz im ohnehin starken Münsterland. Doch die damit verbundenen Verwaltungsaufgaben sind eine Herausforderung nicht nur für die kommunalen Mitarbeiter, sondern auch für die IT der 36.000-Einwohner-Stadt.
Das Hauptproblem war die fehlende Ausfallsicherheit
Mit ihrer veralteten Infrastruktur stieß die Münsterland-Gemeinde aufgrund der wachsenden Fülle und Komplexität der Aufgaben dann im vergangenen Jahr an ihre Grenzen: So war der gleichzeitige Betrieb von sechs Servern notwendig, um die Datenbankanforderungen von rund 70 unterschiedlichen Fachverfahren in der Kommunalverwaltung zu bewältigen. "Eines der Hauptprobleme der zersplitterten Datenbanklandschaft war die fehlende Ausfallsicherheit", sagt Andreas Exeler, Systemadmninistrator der Stadt Greven. "Fiel ein Server aus, waren mit einem Schlag hausweit alle Anwendungen nicht mehr verfügbar."
Rechenintensive Vorgänge wie die monatliche Personalabrechnung liefen sehr langsam und behinderten parallel laufende Prozesse etwa aus der Finanzbuchhaltung. Die Server standen zudem ab 22 Uhr nicht mehr zur Verfügung: In den folgenden zwei bis drei Stunden erfolgten die täglichen Sicherungs- und Wartungsarbeiten. In dieser Zeit war keine Bearbeitung und kein Online-Zugriff auf die Server möglich. "Das waren natürlich schlechte Voraussetzungen für einen zuverlässigen Bürgerservice. Wir wollten in der Lage sein, unsere Angebote 24 Stunden am Tag zur Verfügung zu stellen. Gerade auch im Hinblick auf E-Government." Ein weiteres Problem: Das steigende Datenvolumen bewirkte Platzprobleme auf den Servern und machte wiederholt geplante Offline-Zeiten erforderlich?
Leistungsfähigkeit kombiniert mit Bürgernähe
Eine leistungsfähige Verwaltung mit behutsam eingesetzten E-Government-Elementen ist es, was Klaus Hoffstadt aus der Stadtverwaltung der Emsstadt Greven als Idealbild für einen hervorragenden Bürgerservice vorschwebt. Hoffstadt arbeitet zur Zeit als Repräsentant der Pressestelle führend an einem neuen Web-Auftritt für die Stadt Greven und will damit in erster Linie eines erreichen: Bürgernähe. Für ihn heißt das, alte und neue Formen der Kommunikation zu verbinden: "Die Menschen", sagt Hoffstadt "suchen bei ihren Behördengängen noch immer den persönlichen Kontakt, wie uns eine Umfrage gezeigt hat. Daher betrachten wir das Internet als eine Möglichkeit der Kommunikation für die Bürger mit der Verwaltung". Daher will Hoffstadt zwar den Bestand an Formularen auf der neuen Webseite deutlich erweitern, die Abgabe und Authorisierung der Dokumente soll aber eigenhändig per Unterschrift erfolgen und die Papiere müssen persönlich vor Ort abgegeben werden. Dennoch ist die Nutzung der Online-Formulare keine Spielerei. "Die Daten, die die User im Internet eingeben, können unmittelbar in unsere Datenbanken eingespeist werden und müssen nicht nochmal erfasst werden", so Hoffstadt. Im Übrigen können mit der Online-Eingabe schon weitere Vorgänge angestoßen werden. Bei einem Antrag auf einen Briefwahlschein etwa wird die Ausgabe weiterer Wahlscheine gesperrt, um eine doppelte Stimmabgabe zu verhindern."
Inzwischen sind die Rechenprozesse in Greven um bis zu 70 Prozent schneller. So benötigt der Aufbau eines Wählerverzeichnisses statt 28 Minuten nur noch acht Minuten. Die Dauer der monatlichen Personalabrechnung verminderte sich um mindestens drei Stunden. "Wir konnten durch Konsolidierung unsere Hardware von sechs auf einen Server reduzieren", erläutert Exeler.
Backup viermal schneller
"Das tägliche erforderliche Backup ist dadurch viermal schneller geworden und kann ohne Offline-Zeiten bei voller Funktionalität aller Applikationen erfolgen. Auf diese Weise ermöglichen wir den Bürgern auch den 24/7-Online-Betrieb, was ihnen zum Beispiel ermöglicht rund um die Uhr auf den Büchereikatalog der öffentlichen Anträge und Dokumente der Kommunalverwaltung zuzugreifen."