Gruppe Deutsches Reisebüro verarbeitet eine Million Rechnungen

Die Mitarbeiter schaffen mehr und die Frachtkosten sinken: Mit seiner Software hat die Unternehmensgruppe Deutsches Reisebüro (DER) mittlerweile die einmillionste Eingangsrechnung automatisch verarbeitet. Johannes Müller-Baltes, Hauptabteilungsleiter Finanz- und Rechnungswesen bei DER, zieht eine positive Bilanz: "Durch die Einführung des Systems für touristische Rechnungen mit Bestellbezug konnte einerseits die Produktivität pro Mitarbeiter um rund 40 Prozent erhöht werden", sagte er. "Zum anderen sanken die Frachtkosten um etwa 60 Prozent.

Bei Rechnungen ohne Bestellbezug überwiegt hingegen der Vorteil einer workflow-gesteuerten Rechnungsprüfung. Mehr Transparenz, Sicherheit bei der Überprüfung der Zeichnungsordnung sowie die Beschleunigung des Genehmigungsprozesses sind hier die wichtigsten Verbesserungen.

DER hat in den vergangenen vier Jahren im Durchschnitt 1.910 Seiten / 880 Vorgänge beziehungsweise Rechnungen pro Tag vollautomatisch vearbeitet und verbucht. Mit Hilfe des Invoice-Systems gelang dies gänzlich ohne manuellen Erfassungs- oder Sachbearbeitungsaufwand. Mit dem Rechnungsleser arbeiten heute im Bereich der Buchhaltung rund zehn Mitarbeiter, mit dem Rechnungsprüfungsworkflow etwa 5300.

Bevor die Software die Aufgaben übernahm, wurden Rechnungen ohne Bestellbezug per Stempel freigegeben. Hierzu mussten sie mit der Hauspost durchs Unternehmen geschickt und manuell in SAP gebucht werden. Eine Vorerfassung der Belege in SAP fand nicht statt. Die Überprüfung der Zeichnungsordnung oblag den jeweiligen Sachbearbeitern der Kreditorenbuchhaltung.

Touristische Rechnungen mit Bestellbezug für die Zielgebiete, bei denen der InvoiceMaster heute zum Einsatz kommt, wurden daher per Fracht nach Galway, Irland, geschickt und dort händisch in SAP über eine für die Belange der DER Gruppe entwickelte Maske erfasst. Fragen oder Probleme klärten die Kollegen per Mail oder via Hauspost.

Heute werden die Rechnungen in Frankfurt am Main zentral gescannt. Für Rechnungen ohne Bestellbezug wird ein Genehmigungsworkflow angestoßen, an dessen Ende die automatisierte Verbuchung steht. Für Rechnungen mit Bestellbezug extrahiert das System die Rechnungs- und Reisereservierungsdaten aus den gescannten Dokumenten automatisch und gleicht sie mit den Inhalten der Bestellungen in SAP ab. Sofern dies für Rechnungsteile nicht automatisch erfolgen kann, muss nach wie vor manuell nacherfasst werden.

Klärungsworkflow

Ist alles vollständig und korrekt, folgt die automatisierte Buchung. Wenn nicht, stößt die Software einen so genannten Klärungsworkflow an. Der Vorgang wandert an die zuständige Person, wobei die Klärung bis zur Rechnungsbuchung vollständig dokumentiert wird. Diesen Workflow nutzt DER außerdem im Beschwerdemanagement zur Bearbeitung von Kundenbeschwerden.

Die 1917 gegründete Unternehmensgruppe Deutsches Reisebüro (DER) mit Sitz in Frankfurt am Main gehört seit dem Jahr 2000 zur Rewe Group und gliedert ihr Geschäft in die drei Felder Reiseveranstaltungen ("Dertour", "Meier´s Weltreisen", "ADAC Reisen"), Reisebürovertrieb mit den Marken "DER Reisebüro" und "Atlas Reisen" sowie Firmenkunden mit "FCm Travel Solutions". Für das Geschäftsjahr 2007 weist die Gruppe einen Umsatz von rund 3,1 Milliarden Euro aus, die Zahl der Mitarbeiter lag bei knapp 5100.