Die ständige Zunahme der gespeicherten Daten in Unternehmen erhöht auch die Komplexität im Falle eines Rechtsstreites. Kommt es zu einer gerichtlichen Klage, müssen die beklagten Firmen vor Gericht der Gegenpartei grundsätzlich alle angeforderten Unterlagen aushändigen. Den Unternehmen steht weltweit durchschnittlich 63 Mal pro Jahr eine solche eDiscovery genannte Anfrage ins Haus, für die das IT-Personal im Schnitt 66 Arbeitsstunden aufwenden muss. Das ergibt einen Gesamtaufwand von vier tausend Stunden pro Jahr, wie eine aktuelle Untersuchung des Sicherheitsspezialisten Symantec zeigt.
E-Mail verliert führende Rolle
Danach werden im Zuge einer eDiscovery-Anfrage vorrangig Akten und Dokumente angefordert (67 Prozent), gefolgt von Informationen aus Datenbanken oder Applikationen (61 Prozent). Informationen aus dem E-Mail-Verkehr kommen mit 53 Prozent an dritter Stelle zum Tragen. Damit büßen E-Mails im gerichtlichen Streitverfahren ihre bisherige Rolle als wichtigste Informationsquelle ein. In Deutschland haben unstrukturierte Daten aus Akten und Dokumenten mit 58 Prozent gleichfalls die größte Bedeutung. E-Mails nehmen den zweiten Platz ein (53 Prozent), gefolgt von Datenbanken und Anwendungen mit 51 Prozent. Der Trend bei eDiscovery-Anfragen zeigt klar in Richtung einer größeren Vielfalt möglicher Informationsquellen. So werden zusätzlich auch Daten aus SharePoint (43 Prozent), Instant Messages und SMS (42 Prozent) sowie Social Media (38 Prozent) nachgefragt.
Weniger Strafgelder, seltener gerichtliche Sanktionen
Der Aufwand, den ein Unternehmen für eine gerichtliche Anfrage betreiben muss, ist stark abhängig von der Art und Weise seines Informationsmanagement, schließen die Autoren der Studie. Unternehmen, die auf Best Practices wie formelle Datenaufbewahrungspläne, automatisierte Legal Holds und Archivierungslösungen setzen können um 64 Prozent schneller auf Anfragen reagieren und profitieren von einer um 2,3-mal höheren Erfolgsrate bei eDiscovery-Anfragen. Letzteres äußert sich vor allem in den juristischen Folgen, die gut vorbereitete Unternehmen im Zuge eines Gerichtsverfahrens fürchten müssen: So werden Unternehmen, die ein gezieltes Informationsmanagement betreiben, laut Studie zu 78 seltener mit gerichtlichen Sanktionen behängt und um 47 Prozent seltener in eine kompromittierende rechtliche Lage gebracht. Die Wahrscheinlichkeit mit Strafgeldern belegt zu werden sinkt den Experten zufolge um 20 Prozent, die der Herausgabe kompromittierender Informationen sogar um 45 Prozent.