Gute Personalplanung kommt ohne Excel aus

Um den Einsatz von Mitarbeitern strategisch planen zu können, benötigt die Personalabteilung einen klaren Blick auf die Qualifikation der einzelnen Mitarbeiter, deren Einsatz- und Urlaubszeiten sowie zur exakten Projektauslastung. Zugleich müssen Alternativen durchgespielt werden, etwa für den Fall dass ein Mitarbeiter plötzlich krank wird oder ausscheidet. Zu den Aufgaben der HR-Verantwortlichen gehört es daher auch, die Nachfolge zu regeln, neue Mitarbeiter einzustellen und Talente zu fördern. Dazu werden Tools für HR-Analytics benötigt. Doch HR-Abteilungen (Human Resources) fahren bei der Personalplanung meist auf Sicht. 35 Prozent der Firmen wissen überhaupt nicht, welche personellen Ressourcen und Qualifikationen sie in Zukunft benötigen. Das fand der US-Marktforscher Aberdeen bei einer Umfrage unter 185 Unternehmen für die Studie "Workforce Planning and Analytics 2013" heraus.

Personalplanung ohne Analyse-Tools

Laut Aberdeen liegen die Vorteile einer strategischen Personalplanung klar auf der Hand. Firmen, die eine solche umgesetzt haben, erreichen binnen eines Jahres im Vergleich ein Drittel mehr an organisatorischen Zielen. Die Wahrscheinlichkeit, für eine Schlüsselposition den geeigneten Nachfolger zu finden, ist doppelt so hoch wie bei Betrieben ohne strategische HR-Planung. Bei Neueinstellungen werden zehn Prozent häufiger die zeitlichen Ziele bei der Einarbeitung der Mitarbeiter erreicht. Doch lediglich 45 Prozent der Umfrageteilnehmer haben Initiativen und Projekte zur strategischen Personalplanung, was die Einführung von IT-Lösungen für die Verwaltung personalwirtschaftlicher Daten einschließt. 47 Prozent der Befragten erledigen die Personalplanung immer noch in Excel-Tabellen oder führen diese manuell durch. Nur etwas mehr als ein Drittel nutzt dafür Werkzeuge aus einem vorhandenen HCM-System (Human Capital Management).

Experten für HR-Analytics fehlen

41 Prozent sind gerade dabei, im Personalbereich Kompetenzen für HR-Analytics aufzubauen und Konzepte für Predictive Analytics zu entwickeln. 13 Prozent setzen noch gar keine Analyse-Tools im Bereich der Personalverwaltung ein. Immerhin 14 Prozent nutzen historische Auswertungsfunktionen ihrer HCM-Lösung. Die beiden Haupthindernisse bei der Umsetzung von Projekten zur Personalplanung und HR-Analytics sind zu wenig Budget und der Druck, aktuelle Anforderungen kurzfristig zu erfüllen. Das teilten jeweils 48 Prozent der Befragten mit. Es mangelt in den HR-Abteilungen ebenso an Mitarbeitern mit Expertenwissen für personalwirtschaftliche Analysen. Auch das Datenmanagement lässt zu wünschen übrig. 53 Prozent der Betriebe haben Daten aus der Personalplanung in ihre Recruiting-Prozesse integriert anhand derer sie eine Liste mit Kandidaten für zukünftige Anforderungen erstellen. Lediglich 46 Prozent verknüpfen die Personalplanung mit den strategischen Planungen der Geschäftseinheiten und nur 43 Prozent binden diese in übergreifenden Talentstrategien ein, um auf diese Weise Prioritäten für die Personalbeschaffung und -entwicklung zu definieren.

Organisatorisch muss die strategische Personalplanung nicht nur Aufgabe der HR-Abteilung sein, sondern auch der einzelnen Fachbereiche. Hinzu kommt der Einsatz geeigneter HR-Software und -Analytics- Tools. Nur so könnten Unternehmen die Talente und Leistungsträger finden und fördern, die am besten zu ihrer künftigen Business-Strategie passen, sowie herausfinden, welche Fachkräfte die Geschäftsbereiche in Zukunft brauchen.

Zwar können fast zwei Drittel der Umfrageteilnehmer Positionen und Rollen identifizieren, die für den Geschäftserfolg kritisch sind. In weniger als der Hälfte der Firmen hat das Management einen Echtzeitzugriff auf Personaldaten und bei nur 36 Prozent können Führungskräfte auch Bewerberdaten in Echtzeit abrufen. Lediglich 44 Prozent des Top-Managements hat im Rahmen der strategischen Unternehmensplanung und für Entscheidungen auch eine transparente Sicht auf Daten aus dem Personalwesen.

HR-Tools, Analytics und HR-Skills

So genannte Best-in-Class-Unternehmen haben diese Anforderungen an die Personalplanung und -analyse aus Sicht der Aberdeen-Analysten bereits vorbildlich umgesetzt. Sie leiten daraus drei Handlungsempfehlungen für andere Firmen ab.

1. Die Zukunft planen, nicht die Vergangenheit: Neben herkömmlichen Analyse-Tools zur Auswertung historischer HR-Daten ist zusätzlich Predictive-Analytics zu nutzen. Damit lässt sich bereits heute der zukünftige Personalbedarf prognostizieren und frühzeitig Rekrutierungsmaßnahmen planen und durchführen.

2. HR-Tools anschaffen und Analytics-Wissen aufbauen: Firmen müssen ihre Personalplanung automatisieren und vielfältige Datenströme integrieren, um HR-Auswertungen durchzuführen. Die dafür notwendigen Analyse-Skills sind in der Personalabteilung gezielt aufzubauen.

3. Die Personalplanung automatisieren und integrieren: Unternehmen benötigen moderne IT-Lösungen, um die Personalplanung weitgehend automatisiert durchführen zu können. Die Planungsprozesse müssen gleichzeitig in andere HR-Abläufe, wie die Personalsuche oder Nachfolgeplanung, wie auch in die strategische Geschäftsplanung eingebunden werden.