Finanziell betrachtet verursachen externe Berater ein klassisches Dilemma: Sie kosten eine gehörige Stange Geld - unter der Annahme, dass sich die Ausgaben letztlich rechnen. Das Problem verstärkt sich, wenn es um die Beratung für IT-Outsourcing-Projekte geht. Da diese helfen sollen zu sparen, wird besonders genau auf jeden Cent geschaut. Aber ist ein Scheitern ohne Expertise von außen nicht vorprogrammiert? Tatsächlich sind die hauseigenen IT-Abteilungen meist in der Lage, einen großen Teil der anfallenden Aufgaben zu bewältigen, denken die Experten unserer Schwesterpublikation www.cio.com.
Insider verraten zehn Geheimnisse, wie sich beim Outsourcing Geld sparen lässt.
1. Keine Panik: "In dem Gewerbe sind Einschüchterungstaktiken üblich", sagt der unabhängige Berater Adam Strichman. Aufgrund eines Informationsungleichgewichts, lassen sich Ängste schüren: IT-Service-Provider fädeln alltäglich Outsourcing-Deals ein und kennen das Geschäft deshalb besser als ihre Kunden. Aus genau diesem Grund wenden sich viele Unternehmen automatisch an externe Berater. Das kann richtig sein, aber es gibt sehr wohl eine Alternative. "Ein pfiffiges internes Team kann Wunder wirken", meint Strichman.
2. Augenmerk auf den Business Case: Sinn ergibt Outsourcing nur, wenn gewichtige geschäftliche Gründe dafür sprechen. Heikel ist es, die dafür nötige Analyse des Business Case in die Hände externer Berater zu legen. Denn diese haben ein starkes Eigeninteresse daran, Outsourcing zu empfehlen und sich damit einen lukrativen Folgeauftrag zu verschaffen. "Allzu oft wird Outsourcing als richtige Antwort schon vorgegeben - und die Unternehmen laufen dann alternativlos darauf zu", warnt Paul Pinto, Mitbegründer der Beratungsfirma Sylvan VI. Dabei könnte die für eine Firma individuell am besten geeignete Lösung sehr wohl eine hausinterne sein. Pinto nennt als Beispiel die Einrichtung eines Shared Service Centers. Dabei werden gleichartige Prozesse aus verschiedenen Unternehmensbereichen in einer Abteilung gebündelt. Anders als beim Outsourcing wird so ein Center von den eigenen Mitarbeitern betreut und nicht von einem externen Dienstleister. Auch die Implementierung neuer Technologie könnte eine Alternative zum Auslagern sein. In jedem Fall sollten vor einer Entscheidung alle denkbaren Möglichkeiten durchgespielt werden. Damit dies unvoreingenommen geschieht, empfiehlt sich eine hauseigene Aufarbeitung des Business Case statt einer Analyse durch Externe.
3. Berater selektiv nutzen: Mit Hilfe des hausinternen Fachwissens sollte sich bestimmen lassen, wie viel externe Beratung angemessen ist. Es mag sein, dass gerade die großen Consulting-Anbieter angesäuert reagieren, wenn ihre Dienste nur mehr für bestimmte Belange angefragt werden. Immerhin verdienen sie ihr Geld mit umfassenden Aufträgen, in denen Beraterscharen ganze Prozesse steuern. Aber auch an der Consulting-Branche ist die Krise nicht spurlos vorüber gegangen. Michel Hofman, CIO Europe bei Rabobank International, ist sehr optimistisch, dass die Bitte um gezielte Beratung nicht zurückgewiesen wird. Er empfiehlt im Gespräch mit Consultants zu sagen: "Ich möchte nicht den gesamten Prozess steuern lassen, aber ich würde euren Support punktuell sehr schätzen".
4. Neue Tools ausnutzen: Für das Do-it-yourself-Outsourcing gibt es mittlerweile mehr Tools denn je. Von diesen könnten insbesondere mittelständische Kunden profitieren, denkt Berater Pinto. Verfügbar sind unter anderem Business Case-Templates; Vertragsmuster lassen sich bei verschiedenen Anbietern gegen Gebühr online herunter laden.
5. Internes Expertenwissen lokalisieren: Arbeiten im eigenen Unternehmer Mitarbeiter, die früher für IT-Service-Provider tätig waren, sollte deren Wissen angezapft werden. Möglicherweise sind diese Mitarbeiter mittlerweile befördert worden und längst nicht mehr in der IT-Abteilung tätig. Aber selbst wenn ihre IT-Zeit Jahre zurück liegt, freuen sich die Experten möglicherweise, wenn ihr Know-how gefragt ist.
6. Harte Zeiten, neue Chancen: Viele der großen Consulting-Häuser für den IT-Service haben sich zuletzt von bis zu einem Viertel ihrer Berater getrennt. Diese Fachleute suchen derzeit nach Vollzeitjobs oder Auftragsarbeiten - möglicherweise eine bezahlbare Variante, um die nötige Expertise einzuholen.
7. Juristischen Rat einholen: Für die Gestaltung des Outsourcing-Vertrages sollte die hauseigene Rechtsabteilung mit ins Boot. Berater Strichman warnt außerdem davor, sich von langen Vertragstexten blenden zu lassen: "Die Länge des Vertragstextes hat kaum einen Einfluss auf den Erfolg des Deals. Außerdem können in langen Elaboraten Fallen lauern.
8. Die Anbieter ausnutzen: In der Hoffnung auf Aufträge für Outsourcing-Projekte gehen IT-Service-Provider schon mal in Vorleistung und helfen bei der Reorganisation der Geschäftsprozesse oder bei der Aufbereitung der benötigten Daten. Die von www.cio.com befragten Berater raten dazu, keine Scheu vor Mitnahmeeffekten zu haben. Es könne sich lohnen, die Expertise von Anbietern zu nutzen, auch wenn am Ende kein Vertrag steht.
9. Googlen hilft weiter: Mit Hilfe von im Internet verfügbaren Forschungsberichten, Studien und White Papers kann sich das eigene Team schnell und erfolgreich schlau darüber machen, was in Sachen Outsourcing entscheidend ist. "Im Internet steht so viel Stoff bereit, dass sich eine interne Kraft innerhalb kurzer Zeit zu einem vernünftigen internen Berater mausern kann", sagt Berater Pinto. Kleiner Haken: Es kommt darauf an, die richtigen Quellen auszuwerten. Die Zeit zum Filtern der Information sollte man sich in jedem Fall nehmen.
10. Wählerisch sein: Gerade für kleine Firmen empfiehlt es sich, beim Outsourcing Schritt für Schritt vorzugehen - also erst einmal mit wenigen, kleinen Services zu beginnen und eine Beziehung zum Anbieter aufzubauen. "Fangen Sie beispielsweise gezielt mit einzelnen alten Datenbanken an und nicht gleich mit allen Data Centers", sagt Adam Strichman.