Herford digitalisiert Rechnungseingang

Schon seit Dezember 2010 nimmt die ostwestfälische Hansestadt Herford im Regierungsbezirk Detmold elektronische Rechnungen entgegen und ist damit Vorreiter unter den deutschen Kommunen. Die technische Umsetzung übernahm für die Stadt das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz).

Seit 2013 arbeitet die Stadt zudem mit Crossinx zusammen. Über die Plattform des Spezialisten für Cloud-basierte Finanzservices können die Geschäftspartner ihre Rechnungen der Kommune noch schneller, elektronisch und formatunabhängig zustellen. Über eine zentrale Schnittstelle gelangen sie an einen kommunalen Verteiler-Server, von dem aus die Daten in die Finanzbuchhaltungssysteme der Stadt eingespeist werden.

CIO.de sprach darüber mit Jörg Hartmann, Abteilungsleiter Kämmerei, Steuern und Stadtkasse von Herford.

CIO.de: Wie kam es zur Einführung der elektronischen Rechnungsannahme?

Jörg Hartmann: Wir haben 2009 auf das Neue kommunale Finanzmanagement (NKF) Doppik des Landes Nordrhein-Westfalen umgestellt und in diesem Zusammenhang auch einen elektronischen Workflow eingeführt. Unser kommunales Rechenzentrum hat ihn uns als Vorverfahren zu unserem Buchhaltungsprogramm KIRP zur Verfügung gestellt. Der Sparkassen-Rechnungs-Service (SRS) ist auf uns zugekommen und hat uns das Angebot zum elektronischen Rechnungseingang gemacht.

"Ein erkennbarer Zusatznutzen ohne großen Mehraufwand"

CIO.de: Was genau war der Anlass dafür?

Jörg Hartmann: Das war ein erkennbarer Zusatznutzen ohne großen Mehraufwand. Wir sind relativ spät ins NKF eingestiegen, haben dadurch aber auch Dinge vorgefunden, die den ersten Anwendern noch nicht zur Verfügung standen. Wir hatten insbesondere schon eine Software, eWork, mit der die Rechnungsbearbeitung ab dem Rechnungseingang bis zur Archivierung komplett elektronisch durchgeführt werden kann.

Da wir diesen Standard bereits eingeführt hatten, haben wir uns gesagt, dass der Medienbruch ja, wenn wir schon innerhalb des Hauses alle elektronisch kommunizieren, gar nicht mehr sein müsste. Woanders wird die Rechnung ausgedruckt und uns per Post zugeschickt. Wir scannen sie dann wieder ein und müssen dann die Daten, die eigentlich aus dem System kommen, erneut einpflegen.

"Wir können nun viel besser erkennen, wo es offene Rechnungen gibt"

CIO.de: Wie sind Sie vorgegangen?

Jörg Hartmann: Mit Einführung des NKF haben wir zunächst unsere Buchhaltung genauso wie den Rechnungseingang zentralisiert und den elektronischen Workflow implementiert. Das ist schon ein Schritt in der Kommunalverwaltung, weil alle möglichen Rechnungen auch in Schulen, Kitas, der Bau- und Sozialverwaltung oder wo auch immer aufschlugen. Durch die Zentralisierung waren wir in der Lage, das gesamte zentrale Rechnungseingangsbuch über eWork abbilden zu können. So können wir etwa viel besser erkennen, wo es offene Rechnungen gibt oder durch die zentrale Buchhaltung klären lassen, warum sie für längere Zeit im System stehen.

CIO.de: Was macht Ihr Dienstleister Crossinx dabei?

Jörg Hartmann: Wenn ich aus einem Datenverarbeitungssystem eine Rechnung ziehe, dann habe ich ja einen Datenstrom, der muss auf Papier gebannt, als PDF oder Word-Dokument ausgedruckt werden. Hier setzt der Dienstleister an, der uns die Daten nicht auf Papier sondern digital überträgt. Dabei haben wir den Zusatznutzen, dass er auch sicherstellt, dass wesentliche Daten für den weiteren Bearbeitungsprozess bereits automatisch an die richtige Stelle in der eWork-Kontierungsmaske übertragen werden, also Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag und Zahlungsziele.

Im Jahr 2012 gab es rund 10.000 Rechnungseingänge

CIO.de: Wie viele Rechnungen bekommen Sie im Jahr, und wie hoch ist die Einsparung?

Jörg Hartmann: Eine genaue Bilanz haben wir nicht aufgestellt. Wir hatten im Jahr 2012 etwa 10.000 Rechnungseingänge. Mit jeder zusätzlichen elektronischen Rechnung nimmt der Scann- und Validierungsaufwand am Anfang der Prozesskette in der Buchhaltung ab. Bei einem gegriffenen Zeitaufwand von fünf bis sechs Minuten je Scann- und Validierungsprozedere ergäbe sich rein rechnerisch bei 1000 elektronischen Rechnungen eine Zeitersparnis von rund 100 Stunden.

Ebenso wichtig erscheint mir jedoch der Vorteil der automatischen Datenübernahme in die Buchungsmaske, wodurch sich die Eingabefehler minimieren. Dieser Vorteil wurde jedoch von uns nicht quantifiziert.

Noch größer wäre die Ersparnis, wenn wir von den Rechnungstellern flächendeckend elektronische Rechnungen bekämen. Der Anteil des elektronischen Rechnungseingangs ist derzeit immer noch sehr überschaubar.

Die meisten Rechnungen kommen noch auf Papier

CIO.de: Es kommen also noch viele Rechnungen auf Papier bei Ihnen an?

Jörg Hartmann: Ja, der überwiegende Teil der Firmen ist immer noch mit Papier unterwegs. Es gibt aber Bestrebungen in der EU, die Digitalisierung zu forcieren. Viele kleine Rechnungssteller werden ihre Rechnungen sicher weiterhin auf Papier schicken. Es müssten aber heute schon wesentlich mehr Kreditoren in der Lage sein, eine elektronische Rechnung zu verschicken.

"Die Umstellung ist für uns geräuschlos gelaufen"

CIO.de: Wie hoch war der Aufwand für das Projekt?

Jörg Hartmann: Das Projekt hat von der Testphase bis zum Echtbetrieb circa ein halbes Jahr gedauert. Unser Rechenzentrum hat uns ganz viel Arbeit abgenommen. Beteiligt war neben den Technikern aus dem Rechenzentrum auch die eWork-Administratorin aus der Buchhaltung, die da sehr viel Zeit und auch Herzblut hineingesteckt hat.

CIO.de: Wie lief die Einbindung von Crossinx?

Jörg Hartmann: Die Firma übernimmt für uns die Aufgabe, die Rechnungen in unserem Rechenzentrum in elektronischer Form anzuliefern. Das ist alles problemlos gelaufen. Das Rechenzentrum hat die technische Seite besprochen und getestet. Die Umstellung ist für uns dann geräuschlos gelaufen.

CIO.de: Machen es auch viele andere Kommunen so wie Herford?

Jörg Hartmann: 2010 wurde die elektronische Rechnung über die örtliche Sparkasse propagiert und auf einer Kämmerer-Tagung vorgestellt. Wir haben uns bereiterklärt, sie mit dem Rechenzentrum gemeinsam zu testen. Eine andere Gemeinde in unserem Kreis ist ebenfalls auf den Zug aufgesprungen.

CIO.de. Sie können das Projekt anderen Gemeinden empfehlen?

Jörg Hartmann: Ja, das macht auch für andere Kommunen Sinn. Ich bin neulich auf einer Tagung unseres Rechenzentrums von einer anderen Stadt angesprochen worden. Sie wollen sich das jetzt bei uns vor Ort ansehen.