Hohe Erwartungen an Geschäftsprozess-Optimierung

Abnehmende Kundentreue, steigender Wettbewerbsdruck, mehr regulatorische Anforderungen: Banken stehen vor erheblichen Herausforderungen.

Die IT kann in vielen Bereichen dazu beitragen, bestehende Geschäftsprozesse zu verbessern sowie neue Geschäftsprozesse aufzubauen. Zu diesem Ergebnis kommt die „Banken-IT-Studie 2009. Trends in der Prozessoptimierung“, die das Marktforschungsinstitut IDC im Auftrag von Capgemini sd&m durchgeführt hat. Ziel war, den Status und die Trends von Geschäftsprozess-Management bei Banken darzustellen.

Konkrete Projekte zur Prozessoptimierung initiiert

Ein Drittel der Unternehmen hat Projekte zur Geschäftsprozessoptimierung bereits angestoßen oder deren Beginn steht unmittelbar bevor. Mehr als die Hälfte der Unternehmen plant konkrete Schritte innerhalb der nächsten sechs Monate bis zwei Jahre.

Das untermauert auch ein Vergleich der Investitionsbudgets der Jahre 2008 und 2009. 41 Prozent planen für Optimierungsprojekte in diesem Jahr genauso viel Geld auszugeben wie im Vorjahr, ein Viertel will bis zu zehn Prozent mehr Geld dafür investieren und sieben Prozent bis zu 30 Prozent mehr.

Banken verbinden Initiativen zur Optimierung ihrer Geschäftsprozesse mit geschäftlichen Zielen.

Die meisten Banken investieren 2009 gleich viel oder sogar deutlich mehr in die Verbesserung ihrer Prozesse als 2008.

Am meisten wird in die Bereiche Vertrieb und Kunden-Management sowie Kreditgeschäft und Risiko-Management investiert.

Die Integration heterogener IT-Landschaften soll für ein besseres Daten- und Informations-Management sorgen. Eigenentwicklungen werden durch Standard-Software abgelöst.

Nur 23 Prozent sind mit der IT-Unterstützung bei der Prozessabwicklung zufrieden.

Etwa 30 Prozent der Banken dokumentieren ihre Prozesse nicht sauber.

Nur etwas mehr als ein Fünftel erwartet durch die Verbindung von Geschäftszielen mit Initiativen zur Optimierung von Geschäftsprozessen eine bessere Wettbewerbsfähigkeit.

Fast zwei Drittel überwachen Geschäftsprozesse entweder manuell oder gar nicht.

Rund ein viertel der Banken lässt Geschäftsprozesse von externen Beratungsfirmen entwerfen und modellieren.

Ein Viertel der Banken hat Probleme mit der Datenqualität, bei der Hälfte gibt es Medienbrüche in der Geschäftsprozessabwicklung.

Knapp 60 Prozent der Banken planen Ausgaben von mehr als einer Million Euro. Im Vergleich zu anderen Finanzinstituten werden Sparkassen und Genossenschaftsbanken weniger Geld ausgeben.

Verknüpft mit Unternehmenszielen

Banken binden ihre Initiativen zur Optimierung von Geschäftsprozessen in die übergreifenden Unternehmensziele ein. So streben 62 Prozent der Befragten eine höhere Prozesseffizienz und Prozessqualität insbesondere zwischen den Fachbereichen an.

Knapp über die Hälfte wollen durch automatisierte und verbesserte Geschäftsabläufe operative Kosten verringern. 37 Prozent erwarten sich davon mehr Flexibilität bei der Anpassung an schnell wechselnde Kunden- und Marktanforderungen.

Bessere Kundenbindung

Schwerpunktmäßig sollen insbesondere die Geschäftsprozesse im Vertrieb beziehungsweise im Kundenmanagement verbessert werden. Das gaben 29 Prozent der Befragten an. 27 Prozent planen Optimierungs-Maßnahmen für das Kreditgeschäft und 18 Prozent wollen ihre Abläufe beim Risikomanagement sowie der Bankensteuerung verbessern.

Für 22 Prozent spielen Prozessverbesserungen eine wichtige Rolle, um sich vom Wettbewerb zu differenzieren. Laut der Studie lassen sich damit jedoch nur kurzfristig Wettbewerbsvorteile erreichen, dennoch sollten Banken diese nicht unterschätzen.

Abläufe im Konto- und Zahlungsverkehr stehen bei nur sieben Prozent der Banken auf der Agenda. Das legt den Schluss nahe, dass Prozesse in diesem Bereich bereits weitgehend optimiert sind.

Hoher Stellenwert der IT

Traditionell besitzt die IT bei Banken einen hohen Stellenwert. In Deutschland tätigen Kreditinstitute rund zwölf Prozent aller IT-Investitionen. Zudem ist eine Optimierung von Geschäftsprozessen ohne den Einsatz von IT in der heutigen Zeit nicht mehr denkbar. Deshalb untersuchte die Studie explizit die Verknüpfung von IT und Geschäftsprozessen.

Generell wollen Banken bislang heterogene IT-Landschaften vereinheitlichen und die Zahl ihrer Geschäftsanwendungen reduzieren. Das gaben 44 Prozent der Befragten an. Mit einer geringeren Anzahl von Anwendungen - so das Argument - lassen sich Geschäftsprozesse leichter elektronisch abbilden und automatisieren, da weniger Schnittstellen berücksichtigt werden müssen.

Mehr Standard-Software

48 Prozent planen Verbesserungen beim Daten- und Informations-Management und 40 Prozent wollen ein Business Process Management (BPM) einführen. Das sei ein Indiz, dass es in vielen Banken bereits Service-orientierte Architekturen gibt. 37 Prozent planen die Implementierung von Standard-Software. Diese sollen Eigenentwicklungen ablösen, da diese finanziell nicht mehr tragfähig sind. Nur 17 Prozent planen Eigenentwicklungen für bestimmte Geschäftsprozesse.

Standardisieren und neu gestalten

Vielfach werden Standardisierung und Redesign der vorhandenen Geschäftsprozesse als geeignete Mittel zu deren Verbesserung angesehen. Bei vielen Banken fehlt es allerdings noch an den hierfür nötigen Beschreibungen der einzelnen Geschäftsprozess und deren allgemeiner Zugänglichkeit.

Obwohl die Geschäftsprozess-Beschreibungen die Basis für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen sowie zwischen den Fachbereichen und der IT in der Bank bilden, sind diese nur bei 17 Prozent allgemein verfügbar. Meist sind sie nur auf Ebene der Fachbereiche vorhanden.

Manuelle Prozess-Steuerung

Zudem setzen Banken vielfach noch manuelle Systeme zur Überwachung der Geschäftsprozesse ein (41 Prozent). Lediglich 13 Prozent können eine Optimierung ihrer Geschäftsprozesse aufgrund von gemessenen Effizienzwerte vornehmen. Und nur vier Prozent der Banken sind in der Lage, Engpässe bei Geschäftsprozessen vorherzusagen und proaktiv Maßnahmen einzuleiten, um Engpässe zu verhindern.

Im Auftrag von Capgemini sd&m führte IDC in Zusammenarbeit mit CIO und dem Bankmagazin für die Studie im Zeitraum von Oktober bis Anfang Dezember 2008 eine Online-Befragung durch. Nach einer Datenbereinigung standen 165 auswertbare Datensätze zur Verfügung.

Befragt wurden Mitarbeiter von privaten Universalbanken, privaten Geschäftsbanken, Spitzeninstituten von Verbänden, Direktbanken sowie Sparkassen und Genossenschaftsbanken.