Mit Hilfe eines Software-Systems zur Dokumentenlenkung hat das Qualitäts-Management der Abteilung für Klinische Chemie im Universitätsklinikum Freiburg jederzeit die Übersicht über den Status aller QM-Dokumente. Das Krankenhaus der maximalen Versorgungsstufe ist mit rund 8.000 Mitarbeitern der größte Arbeitgeber in der Region Freiburg. Rund 1.800 Planbetten stehen in 110 Stationen zur Verfügung. Die Uniklinik verzeichnet jährlich etwa 54.000 Patientenaufnahmen, zusätzlich erfolgen jedes Jahr über 300.000 ambulante Patientenbesuche.
Eines der Herzstücke des Klinikums ist das Zentrallabor, das für die Labordiagnostik sämtlicher ambulanter und stationärer Patienten zuständig ist. An Werktagen werden hier rund 10.000 Bestimmungen (klinische Chemie, Immunologie, Gerinnung, Hämatologie sowie diverse Spezialanalysen) aus rund 1.600 Proben durchgeführt. Die erstellten Befunde sind essenziell für die Diagnose von Krankheiten, die Überwachung des Krankheitsverlaufs und die Kontrolle therapeutischer Maßnahmen. Rund um die Uhr steht zudem ein Notfalllabor zur Verfügung, in dem jederzeit besonders dringliche Untersuchungen bei lebensbedrohlichen Situationen durchgeführt werden, welche keinerlei Aufschub dulden.
Um bei diesen teils hoch komplexen Vorgängen gleichbleibende Prozessabläufe zu gewährleisten, basieren alle relevanten Vorgänge im Labor auf Standard Operating Procedures (SOP). Dabei handelt es sich um schriftliche Standardarbeitsanweisungen, die einzelne Arbeitsschritte beschreiben und festlegen. Diese Dokumente mussten früher jeweils in zweifacher Ausführung ausgedruckt und unterschrieben werden, um ein Exemplar im Papierarchiv ablegen zu können. Zusätzlich wurden die Schriftstücke im Intranet der Klinik als PDF-Dateien zur Verfügung gestellt. Die weitere Bearbeitung erfolgte manuell und dezentral, die SOPs wurden beispielsweise per E-Mail oder auf Diskette an die Qualitätsmanagement-Beauftragten weitergeleitet.
Um den Informationsfluss zu verbessern und die internen Arbeitsabläufe im Rahmen des Qualitäts-Managements zu verschlanken, entschied man sich für die Einführung eines neuen Software-Systems zur Dokumenten- und Workflow-Lenkung. Dieses sollte in der Lage sein, den gesamten Lebenszyklus der Dokumente - von der Erstellung bis hin zur Archivierung - weitgehend automatisiert abzubilden. Ausdrucke auf Papier sollten nur noch dann erfolgen, wenn sie für den täglichen Ablauf unbedingt benötigt werden und Archivausdrucke sollen dank elektronischer Speicherung ganz entfallen. Durch die hohe Zahl an Verfahrenansweisungen war es außerdem wichtig, über geeignete Such- und Verzeichnisstrukturen zu verfügen, mit deren Hilfe sich die benötigten Dokumente schnell auffinden lassen. Um den internen Aufwand für Installationen und Einrichtung so gering wie möglich zu halten, sollte zudem idealerweise eine Web-basierte Anwendung zum Einsatz kommen.
"Im Endeffekt ging es darum, eine Lösung einzuführen, die uns jederzeit die volle Kontrolle über den aktuellen Status der Dokumente ermöglicht und dabei hilft, die Flut der Verfahrensanweisungen zu bändigen", erklärt Brigitte Haas, Qualitätsmanagement-Beauftragte in der Abteilung Klinische Chemie am Universitätsklinikum Freiburg. "Für unsere Arbeit ist es besonders wichtig, im System genau nachvollziehen zu können, wer welche Dokumente wann bearbeitet, gelesen, geprüft und freigegeben hat. Mit der früheren Vorgehensweise war das nur mit sehr hohem Arbeitsaufwand möglich und allein die Verwaltung der Dokumente benötigte einfach unnötig viel Zeit."
Eine ursprünglich angedachte Software-Eigenentwicklung wurde aufgrund der geforderten Komplexität verworfen.
Neue Software roXtra: Papier wird weniger
Die Uniklinik entschied sich nach Abwägung aller Faktoren für den Einsatz des Systems roXtra des Uhinger Software-Anbieters Rossmanith, das als Gesamtpaket überzeugte. Die Software ist als Dokumentations-System speziell für den Einsatz im Qualitäts-Management ausgelegt und unterstützt alle gängigen Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsschutznormen. Das war vorteilhaft für das Universitätsklinikum, da die komplette Klinik einerseits nach dem Krankenhaus-Zertifizierungsverfahren KTQ ("Kooperation für Transparenz und Qualität im Krankenhaus") zertifiziert ist, die Abteilung für Klinische Chemie aber andererseits zusätzlich auch nach DIN ISO 9001:2000.
Im Herbst 2006 begann die Einführung der neuen Software. Eine Schulung der Personals erfolgte intern durch Key-User, die direkt durch den Hersteller mit der Software vertraut gemacht wurden. Mitarbeiter, die nur einen Lesezugriff haben erhielten dann jeweils zwei kurze Einführungen à 30 Minuten; Mitarbeiter, die Dokumente auch erstellen und bearbeiten sollten, wurden in kleinen Gruppen geschult. Zusätzlich wurden für beide Gruppen Kurzanleitungen zum späteren Nachschlagen erstellt. Bei Bedarf konnte außerdem individuelle Hilfestellung durch IT-Verantwortliche oder die Mitarbeiter im Qualitäts-Management geleistet werden.
Die bisher verwendeten Dokumente wurden nicht 1:1 importiert, sondern bei dieser Gelegenheit gleich überarbeitet und als neue 1.0-Versionen in roXtra integriert. Damit sollte von vornherein ein geordneter Aufbau ohne Vermischung von verschiedenen Dokumenten-Versionen entstehen. Außerdem konnten die Dokumente durch Sonderanpassungen noch zusätzlich optimiert werden. Inzwischen ist die Integration der Dokumente zu etwa zwei Dritteln abgeschlossen. Der Rest wird derzeit noch klassisch auf Papier ausgedruckt, nach und nach aber ebenfalls umgestellt. "Unsere Papierstapel werden von Woche zu Woche immer kleiner", sagt Haas. "Ausgedruckt werden nur noch Dokumente, die für den täglichen Ablauf tatsächlich unbedingt auf Papier benötigt werden."
Grundsätzlich können SOPs und sonstige Dokumente (z.B. Besprechungsprotokolle, Rundschreiben) nun aus dem System heraus gezielt an bestimmte Mitarbeiter oder Gruppen verschickt werden. Auch so genannte Logbücher für die Eintragung qualitätsrelevanter Veränderungen in den Arbeitsbereichen werden mittlerweile zum Teil elektronisch geführt und verteilt, externe Dokumente wie Normen und Gesetze können problemlos integriert werden. Eine automatische Lesebestätigung gibt in Echtzeit Rückmeldung über den Status beim Empfänger. Dabei lässt sich auch ein Erinnerungs-Modus aktivieren, so dass Mitarbeiter, die beispielsweise ein bestimmtes Dokument innerhalb einer gewissen Frist nicht zur Kenntnis genommen haben, automatisch daran erinnert werden oder (bei weiterer Missachtung) die QMBs informiert werden.
Änderungen in Word-Dokumenten werden serverseitig markiert und festgehalten. Dadurch lässt sich der Verlauf eines Dokuments unabhängig von der Versionsnummer jederzeit vollständig nachvollziehen. Die Freigabe neuer Versionen kann nur durch speziell autorisierte Mitarbeiter erfolgen, Fehler durch falsche Eingaben der lesenden Mitarbeiter sind somit ausgeschlossen. Bei Freigabe einer neuen Version archiviert roXtra automatisch den bisherigen Stand, so dass auch hier eine nahtlose Dokumentenhistorie erhalten bleibt.
Qualitätsmanagerin Brigitte Haas ist mit der neuen Lösung bislang sehr zufrieden: "Die Mitarbeiter kommen mit dem System sehr gut zurecht und haben keine Schwierigkeiten mit der Bedienung. Die Akzeptanz ist allgemein sehr gut und es gibt keine Berührungsängste. Für uns Qualitätsmanagement-Verantwortliche ist gleichzeitig eine deutliche Entlastung spürbar, denn wir benötigen erheblich weniger Zeit dafür, uns um das Handling der Dokumente zu kümmern. roXtra bietet eine gute Unterstützung sowohl bei der Umsetzung laboreigener Qualitätsstandards als auch bei der Einhaltung von Normforderungen."