Die Investition in eine neue IT-Lösung ist vergleichbar mit der Investition in eine Immobilie. Beide sollten von Grund auf solide sein und die Bedürfnisse des Kunden optimal erfüllen. Unternehmen, die aktuell auf der Suche nach einer neuen oder Erweiterung ihrer HR-Software im SAP-Umfeld sind, werden jedoch mit einer unklaren Produktstrategie und einer intransparenten Preispolitik konfrontiert.
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Anstatt die Digitalisierung des Personalmanagements mit voller Kraft voranzutreiben, stehen viele Unternehmen noch auf der Bremse und drohen den Anschluss im Wettbewerb um die besten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verlieren. Mit einem erfahrenen Projektteam und der richtigen Methode können Unternehmen jedoch die Digitalisierung ihres Personalmanagements auf ein solides Fundament stellen. So findet sich auch ein passender Lösungsanbieter - gegebenenfalls auch abseits des SAP-Ökosystems.
Heute soll das Fundament für Ihre Zukunft gelegt werden. Staunend stehen Sie vor einer imposanten Villa und atmen erst einmal tief durch: "Langfristige Entscheidungen wäge ich immer ab und drehe jeden Euro zweimal um, bevor ich ihn ausgebe. Wo ist hier der Haken?" Stirnrunzelnd wandert Ihr Blick zum Verkäufer: "Mit welchen Nebenkosten muss ich eigentlich rechnen? Sind die Wasserleitungen in einem guten Zustand? Welche Investition kommen in den nächsten fünf Jahren auf mich zu?"
Die Grundzüge einer solchen großen privaten Investition ähneln auch denen einer Unternehmensinvestition in eine IT-Lösung. Die IT-Lösung muss ein sicheres Fundament für die Digitalisierung ihrer Prozesse bilden und dabei die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter optimal erfüllen. Häufig ist ein solides Haus in guter Qualität, das all diese Wünsche und Bedürfnisse befriedigt, wertvoller als eine imposante "Villa".
Investition in SAP HCM aktuell auf wackeligem Fundament
SAP HCM Kunden sehen sich derzeit mit der Situation konfrontiert, dass SAP im Rahmen der Cloud-first-Strategie die HCM-On-Premise-Applikationen abgekündigt hat. Stattdessen konzentriert sich SAP voll und ganz auf die Cloud-Produkte von SuccessFactors. Viele Kunden sind mit einer solchen Vorgehensweise nicht einverstanden und haben eine Fortführung der On-Premise-Applikationen gefordert. Hierfür setzte sich schließlich auch die DSAG ein, sodass SAP Stand heute eine weitere Unterstützung der HCM-Applikationen bis zum Jahr 2030 verspricht.
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In diesem Kontext wurde von SAP bisher allerdings nicht detailliert festgelegt, welchen Leistungsumfang diese Unterstützung umfassen wird. Darüber hinaus wurde eine Art "Zwischenlösung" im HCM-Umfeld angekündigt, die ab 2023 zur Verfügung stehen soll. Darüber hinaus beklagen einige Kunden die aufwendige Integration von HCM und SuccessFactors. Neben diesen anbieterabhängigen Einflussfaktoren weist auch der Markt der SAP-Dienstleister gewisse Sättigungstendenzen auf. Die Reaktionszeiten auf Kundenanfragen nehmen stetig zu und sind teils qualitativ unzufriedenstellend.
Die Kundenbedürfnisse stehen im Mittelpunkt
Dabei ist ein entlastendes und zukunftsfähiges IT-System zur Unterstützung des Personalmanagements wichtiger denn je. Standardprozesse, wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung, aber auch das Multiposting von Stellenausschreibungen auf relevanten Bewerberkanälen, sollten in hohem Grade automatisiert sein. Mitarbeiter und Bewerber erwarten leistungsfähige Informations- und Kommunikationslösungen, vergleichbar mit Applikationen aus ihrem privaten Umfeld.
Bei der Auswahl einer entsprechenden Lösung spielen vier Faktoren eine wichtige Rolle:
Übereinstimmung und Förderung der Unternehmensstrategie
Erfüllung der prozessualen Anforderungen des Personalmanagements
Erfüllung der allgemeinen Anforderungen an eine zukunftsfähige IT-Lösung
Wirtschaftlichkeit
Die neue IT-Lösung muss mit der Unternehmensstrategie konform sein und diese fördern. In diesem Zusammenhang spielen insbesondere der Anbieter selbst, das Betreibermodell sowie der Innovationsgrad des Anbieters eine entscheidende Rolle. Unternehmen, die bereits SAP HCM Kunden sind und in Zukunft bleiben wollen, besitzen hierbei zwei grundlegende Optionen:
SAP HCM weiter zu nutzen und die Neuerungen der SAP abzuwarten oder
den Weiterbetrieb der Kernfunktionalitäten in SAP HCM und ein sukzessiver Umstieg auf SuccessFactors.
Sollte SAP hingegen nicht als Anbieter feststehen, ergibt sich folgende weitere Möglichkeit: Weiterbetrieb der Kernfunktionalitäten in SAP HCM und sukzessiver Umstieg auf einen anderen Anbieter.
Sofern ein Unternehmen auf absehbare Zeit die Prozesse seines Personalmanagements nicht in der Cloud, sondern On-Premise abbilden möchte, widerspricht diese Strategie dem strategischen Ansatz der SAP, sodass man sich darüber im Klaren sein muss, künftig womöglich als Kunde "2. Klasse" behandelt zu werden. Der Betrieb der Software in der Cloud kann jedoch in klarem Widerspruch zur eigenen Unternehmensstrategie bezüglich der Themen Datenschutz, Datenhoheit und IT-Sicherheit stehen.
Darüber hinaus sollten Sie sich als Unternehmen die Frage stellen, welche Wichtigkeit sie dem Innovationsgrad der Personalmanagement-Lösung beimessen. SAP SuccessFactors zeichnet sich zum Teil durch ein hohes Maß an innovativen Funktionalitäten aus. Der Reifegrad von innovativen Funktionen ist entsprechend gering. Unternehmen, die im Personalmanagement aktuell überwiegend "unterdigitalisiert" sind, könnten hingegen eine Standard-Software favorisieren, die alle Kernprozesse umfasst und diese in einer hohen und über Jahre ausgereiften Qualität abbildet.
Lastenheft zur Auswahl eines geeigneten Lösungsanbieters
Ausgehend von der Beantwortung dieser strategischen Fragestellungen gilt es ein Lastenheft zu entwickeln, das alle relevanten Anforderungen beinhaltet. Die Anforderungen der Fachabteilungen müssen nach Prozessen strukturiert und präzise beschrieben werden. Je detaillierter diese Anforderungen im Lastenheft beschrieben wurden, desto einfacher lässt sich eine belastbare Bewertung und Auswahl - auch von Non-SAP-Anbietern - durchführen.
In Bezug auf die allgemeinen Anforderungen spielen insbesondere die technischen Systemanforderungen sowie die Anforderungen an den Dienstleister eine entscheidende Rolle. In Bezug auf eine erfolgreiche Integration von HCM und SuccessFactors muss beispielsweise die aktuelle und gewünschte IT-Infrastruktur, die notwendigen Schnittstellen und die Datenschutzanforderungen detailliert beschrieben werden.
Die Anforderungen an den Implementierungspartner umfassen unter anderem die detaillierte Beschreibung der Projektprozesse und -steuerung, wie beispielsweise die Dokumentation und den Wissenstransfer für Anwender und die unternehmenseigene IT sowie Konzeption der Lösung - zum Beispiel auf Basis eines Business Blueprints - und dem Test der Lösung.
Intransparente Preis- und Lizenzpolitik bei SAP
Diese Überlegungen führen schließlich zum letzten, aber nicht minder wichtigen Kriterium zur Auswahl der passenden HR-IT-Lösung: Der Wirtschaftlichkeit. Eine IT-Investition lohnt sich nur, wenn sie sich rechnet. Das bedeutet, dass der Nutzen die Kosten übersteigt. Eine Voraussetzung dafür bildet eine nachvollziehbare und zukunftsfähige Abschätzung der relevanten Kostenpositionen.
Gerade in diesem Zusammenhang zeichnet sich SAP durch ein hohes Maß an Intransparenz und stetigem Wandel in der Lizenzierung aus. Preis- und Konditionenlisten werden komplex und undurchsichtig gestaltet, um Kunden zu verwirren. Selbst die Implementierungspartner wissen oftmals nicht, welches Lizenzierungsmodell eigentlich die Anforderungen des Kunden erfüllt und eine Compliance sicherstellt.
Die Investition in eine neue HR-IT-Lösung ist ein komplexer Entscheidungsprozess - vergleichbar mit der privaten Investition in eine Immobilie. Die Basis stellen dabei eine ausgereifte Methodik, Kompetenz im Personalmanagement sowie fundiertes Wissen über die aktuelle Marktsituation und die Vor- und Nachteile unterschiedlicher Anbieter dar, um diese Aufgabe zu meistern. Gerade in Bezug auf HR-IT-Lösungen lohnt es sich aktuell, rechts und links der ausgetretenen Pfade zu blicken, um den richtigen Lösungsanbieter zu finden, der die strategisch, fachlich und wirtschaftlich beste Lösung zur Digitalisierung des eigenen Personalmanagements anbietet.