Als Folge der Wirtschaftskrise haben viele Unternehmen die IT-Budgets gekürzt. CIOs müssen sich daher auf IT-Projekte beschränken, die für das Unternehmen wirklich wichtig sind und der Firma Wettbewerbsvorteile bringen.
Doch welche Projekte lassen sich stoppen oder verschieben, ohne dass die Firma davon strategische Nachteile hat? Und wie lassen sich die Kosten bei IT-Vorhaben weiter reduzieren? Das sind zwei wichtige Fragen, die IT-Leiter in diesem Zusammenhang beantworten müssen.
Entscheidungsgrundlage für IT-Projekte
Eine wichtige Hilfestellung für die Beantwortung dieser Fragen bietet das Projekt-Portfolio-Management (PPM) wie die Studie "Mit weniger mehr erreichen!" der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers (PwC) herausfand.
Laut Studie sind IT-Vorhaben effizienter, wenn zum einen die Anzahl der IT-Projekte sinkt und diese zum anderen die Geschäftsstrategie unterstützen. Primäres Ziel der befragten Unternehmen ist es deshalb, durch den Einsatz von PPM eine belastbare Entscheidungsgrundlage für die Auswahl der richtigen IT-Investitionen zu legen. Dadurch sollen CIOs in der Lage sein, IT-Projekte besser zu steuern und IT-Kosten zu verringern.
Umsetzung in vier Stufen
Diese Ziele werden in der Regel in folgenden vier Stufen umgesetzt.
1. Transparenz:
Die Einführung von PPM soll einen transparenten Überblick über die Projektlandschaft herstellen und die einzelnen IT-Projekte miteinander vergleichbar machen.
2. Alignment:
Weiteres Ziel einer PPM-Einführung ist, die Kommunikation und die Abstimmung zwischen der IT-Organisation und den Fachbereichen zu verbessern. Auf diese Weise soll sich die IT stärker an den Anforderungen des Business orientieren.
3. Strategie:
CIOs richten die Planung und die Auswahl von IT-Vorhaben an der Unternehmensstrategie aus.
4. Benefits Management:
Der Nutzen von IT-Projekten in Bezug auf Zeitrahmen, Budget und Qualität wird gemessen und sichergestellt.
Laut Untersuchung hatten alle Studienteilnehmer das erste Ziel bereits abgeschlossen. Rund 40 Prozent arbeiten zurzeit auf der zweiten Stufe – der intensiven Abstimmung zwischen Business und IT. Über ein Drittel der Befragten setzt sich zudem mit der Ausrichtung von IT-Projekten an der Gesamtstrategie des Unternehmens auseinander.
Jedoch können nur knapp zehn Prozent bisher auch den konkreten Nutzen von Projekten messen und steuern. Es gibt noch weitere Schwachstellen. Zum Beispiel gibt es für nur wenige Projekte einen Business Case oder einen Return on Investment (ROI). Hinzu kommt, dass die Qualität der Business Cases, insbesondere in Bezug auf den Nutzen, meist nicht nachprüfbar ist. Häufig gebe es auch zu viele strategische IT-Projekte.
Bei PPM gibt es noch keine Standards
Ein weiteres Ergebnis: Im Bereich des PPM gibt es keinen etablierten Standard. Nur drei Studienteilnehmer bezogen sich bei der Einführung eines PPM-Prozesses auf einen bestimmten Standard. Mehr als drei Viertel der Teilnehmer führen Projekte auf der Basis von Standards wie Pmbook oder Prince2 durch, jedoch spielen Standards des Project Management Institute oder Val lT keine Rolle.
Auch Software-Tools sind für den Einsatz von PPM nicht zwingend erforderlich. Setzen Unternehmen entsprechende Software-Werkzeuge ein, sollten sie darauf achten, dass diese in die vorhandene Systemlandschaft integriert werden können und auch Funktionen für das Management-Reporting mitbringen.
Trend zum Enterprise Project-Portfolio-Management
Die Studienautoren erwarten, dass unter anderem durch die "Transformation der IT zur Business-IT" künftig neue PPM-Methoden erforderlich sind. Insbesondere sei ein Trend zum unternehmensweiten PPM, dem Enterprise Project-Portfolio-Management (EPPM), erkennbar.
Für die Studie befragte PwC insgesamt 22 Unternehmen verschiedener Größen und aus unterschiedlichen Branchen zum aktuellen Stand und zur Umsetzung ihrer PPM-Strategien. Darunter waren elf Dax-Firmen, acht international tätige deutsche Betriebe sowie drei Schweizer Konzerne.