Wenn Menschen sich zu einer Besprechung treffen, geht es vordergründig immer um die Sache. Die Kommunikation um das Sachthema wird aber stark von der emotionalen Beziehungsebene beeinflusst. Kommunikationsmodelle beruhen auf der Annahme, dass das Verhältnis zwischen Sach- und Beziehungskomponenten einem Eisberg gleicht: während etwa 20 Prozent in der Sachebene unmittelbar sichtbar sind, befinden sich die restlichen 80 Prozent im unsichtbaren Beziehungsbereich. Diesen sollte man aber berücksichtigen, wenn das Meeting erfolgreich verlaufen soll. Hier zehn Tipps dazu:
1. Themen: Beschränkung auf das Wesentliche.
Ob Routine-Meeting oder Einzelkonferenz: die Versuchung ist groß, eine Vielzahl von Themen abzuhandeln und in die Komplexitätsfalle zu laufen. Dann nimmt die Konzentration der Teilnehmer im Besprechungsverlauf rapide ab, und spätestens bei der Zusammenfassung von Ergebnissen ist der Wald vor lauter Bäumen nicht mehr erkennbar.
Besser ist es, die Agenda nach der KISS-Methode (keep ist simple and stupid) zu strukturieren: Auf Begrüßung und Vorstellung folgen Themenblock, Zusammenfassung und weiteres Vorgehen, wobei der Themenblock möglichst wenige Einzelthemen enthalten sollte. Erfordert die Vielschichtigkeit der Thematik tiefe Untergliederungen, können Unterpunkte in Vorbesprechungen abgehandelt werden. Für unproblematische Einzelfragen eignen sich auch Einzelgespräche.
2. Teilnehmer: Alle Akteure an einen Tisch
Gerade schwierige Situationen mit unterschiedlichen Interessenlagen laden dazu ein, sukzessive vorzugehen und zunächst mit einigen der Stakeholder zu konferieren. Die Gefahr: später Beteiligte fühlen sich zurückgesetzt und boykottieren vielleicht Ergebnisse der nachfolgenden gemeinsamen Besprechung. Um dennoch Vorgespräche führen zu können, bietet sich die Vorbereitungsphase an. Im Rahmen der Terminabstimmung, der Empfehlung zur Anreise oder der Unterstützung bei der Hotelbuchung ergeben sich vielfältige Möglichkeiten zum Gedankenaustausch - sei es direkt oder über die Sekretariate.
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3. Medien: Je wichtiger, desto persönlicher
Reisen kosten Zeit und Geld, daher können Besprechungen über moderne Medien wie Konferenztelefone, Videokonferenzen oder Online-Meetings organisiert werden. Für Routinemeetings zwischen bekannten Akteuren eignen sich diese Medien hervorragend. Für Kick-offs, Krisengespräche oder Entscheidungsfindungen mit großer Tragweite ist der persönliche Kontakt, wenn es die Corona-Situation zulässt, ein Muss.
4. Termin: Die Dauer des Meetings eingrenzen
Ist im Routine-Meeting mit ausschweifenden Erläuterungen zu rechnen? Lässt die Strategie-Konferenz eine schmerzhafte Entscheidung erwarten? Dann bietet sich ein Zeit-Management an, das die alltäglichen Lebensgewohnheiten nutzt: zur Mittagszeit geht es zum Essen, der Berufsverkehr läutet den Feierabend ein und sorgt damit für Unruhe im Besprechungsraum. Situationsgerecht eingeplant, können diese Leitplanken die Besprechungsdauer sinnvoll begrenzen oder eine passende Zäsur erlauben.
5. Vorbereitung: Situation der Teilnehmer berücksichtigen
Die Besprechungsvorbereitung beginnt mit den Einladungen. Innerhalb des Unternehmens können Online-Kalender vielleicht zur effizienten Terminfindung dienen, ansonsten ist die Einladung die erste Möglichkeit, mit den geplanten Teilnehmern in Kontakt zu treten. Der erste Eindruck zählt, selbst wenn sich die Akteure schon aus anderem Zusammenhang kennen. Dabei zeigen schon kleine Gesten große Wirkung: kann ein Parkplatz angeboten werden, gibt es gerade örtliche Besonderheiten bei der Anreise zu beachten, ist der Sitzungszeitraum für alle Teilnehmer akzeptabel und mit der Anreise "kompatibel"?
6. Begrüßung beginnt am Empfang
Die Begrüßung beginnt nicht im Sitzungsraum, sondern bereits auf dem Weg dorthin. Sprechen sie die Teilnehmer bereits am Empfang mit deren Namen an und weisen Sie Ihnen den Weg zum Besprechungsraum.
7. Warm Up: Wertschätzung schafft eine angenehme Atmosphäre
Es ist unwahrscheinlich, dass alle Teilnehmer gleichzeitig und exakt zum Besprechungsbeginn eintreffen. Hieraus ergeben sich gute Gelegenheiten, weitere Wertschätzung zu signalisieren:
der kleine Imbiss aus der Teeküche wird besonders die weiter angereisten Teilnehmer erfreuen;
die fünf Minuten Karrenzzeit erspart verspäteten Teilnehmern die Peinlichkeit, mit einer Entschuldigung in die Begrüßungsphase zu platzen;
eine ausgedruckte Agenda mit Teilnehmerliste sowie Namensschildern und Schreibzeug auf dem Tisch schafft für alle Beteiligten gleiche Augenhöhe.
Idealerweise lässt sich damit eine Aufmerksamkeit verbinden, welche mit dem Unternehmenslogo für den Wiedererkennungswert geschmückt, als "kleines Geschenk dir Freundschaft erhält". Entscheidend ist dafür nicht der materielle Wert, sondern allein die freundliche Geste.
8. Verlauf: Struktur erleichtert die Ergebnisfindung
Mit der Begrüßung und Vorstellung des geplanten Besprechungsverlaufs kann eine Vorstellungsrunde unmittelbar mit einem so genannten Blitzlicht verknüpft werden: welche Erwartungen haben die Teilnehmer mitgebracht, ist die Reihenfolge des geplanten Verlaufs akzeptabel, gibt es unberücksichtigte Aspekte? Diese Vorgehensweise erfordert zwar den Mut, unvorhergesehenen Situationen Raum zu eröffnen. Sie schafft aber ein offenes Gesprächsklima, das sich noch auszahlen kann.
Visualisierungen können Besprechungsablauf sinnvoll unterstützen. Der Folieneinsatz wird jedoch dann Distanz schaffen, falls er den Eindruck erweckt, vorgefertigte Besprechungsergebnisse zu platzieren. Eine gemeinschaftlich entwickelte Skizze - etwa am Flipchart - fördert dagegen das offene Gesprächsklima und kann zu den besseren Ergebnissen führen, weil sich alle Beteiligten aktiv in das Geschehen einbringen und wiederfinden können.
Das ist vor allem bei der Diskussion technologisch komplexer Fragen unter verschiedenen Personengruppen, wie Fachabteilung und IT-Abteilung oder IT-Manager im Führungs-Meeting des Unternehmens - entscheidend. Die Flipchart-Skizzen kann man leicht fotografieren und so dokumentieren sowie bei Bedarf auch später in eine professionelle Grafik umwandeln.
9. Reflexion: Verdeckte Missverständnisse vermeiden
Erfahrene Gesprächsmoderatoren fassen das Diskussionsergebnis am Ende jedes Besprechungspunktes in eigenen Worten zusammen und sorgen durch aktives Nachfragen dafür, dass spätestens hier letztmals Widerspruch angemeldet werden kann. Ist dies nicht der Fall, wird das Ergebnis im Protokoll festgehalten. Dabei ist das Herbeiführen einer einvernehmlichen Entscheidung natürlich wünschenswert, steht jedoch nicht alleine im Mittelpunkt.
Entscheidend ist die Formulierung des kollektiv getragenen Ergebnisses, welches Mindermeinungen angemessen berücksichtigt. Moderne Medien lassen es gerade in schwierigen Besprechungssituationen zu, dass die Ergebnisse direkt formuliert und mittels Beamer für alle Beteiligten sichtbar dargestellt werden. Im Idealfall liegt so am Ende der Besprechung das Protokoll vor.
10. Nachbereitung: Ergebnisse verfolgen
Die besten Gesprächsergebnisse sind wertlos, wenn sie nach der Besprechung nicht unmittelbar weiter verfolgt werden. Grundlage dafür ist die zügige Bereitstellung Dokumentation der Ergebnisse, möglicherweise mit zeitlichem Versatz zur Durchsicht der Teilnehmer gegenüber Dritten - falls eine formale Genehmigung des Protokolls nötig ist. Dann gilt es, die Ergebnisse beziehungsweise Ziele aktiv zu verfolgen, ob im Einzelgespräch oder in der Folgebesprechung. Hier schließt sich der Kreislauf: je positiver die Teilnehmer das Meeting in Erinnerung haben, desto erfolgreicher wird der Folgekontakt verlaufen.