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Das Office-Programm Powerpoint zählt zu den mächtigsten Anwendungen überhaupt. Es eignet sich für Textpräsentationen ebenso wie für die Multimedia-Vorführung von Fotos, Filmen und Tondateien.
In der Praxis heißt diese Vielfalt allzu oft: Es gibt wenig, was man in einer Powerpoint-Präsentation nicht falsch machen kann. Unter dem "Death by Powerpoint" leiden daher täglich viele tausend Menschen, die während einer Vorführung gegen den Schlaf kämpfen müssen.
Glaubt man dem Blogger Alexei Kapterev und seinen - allerdings geschätzten - Zahlen, gibt es 300 Millionen Powerpoint-Anwender weltweit, die täglich 30 Millionen Präsentationen vorführen. In dem Moment, in dem diese Zeilen entstehen, laufen rund eine Million solcher Vorführungen ab. Die Hälfte davon - "konservativ geschätzt" - sei "unerträglich", so Kapterev.
Aber es ist nicht nur die meist mangelhafte Qualität der Darbietungen, die das Einschreiten der IT-Abteilung nötig machen, wie Thomas Wailgum in seinem Beitrag für unsere US-Schwesterpublikation CIO.com feststellt. Viele Präsentationen seien zudem eine wahre Fundgrube für interne Daten und Informationen. Präsentationen enthielten oft eine große Bandbreite an sensiblen Firmendaten oder wertvollen strategischen Ideen.
Und weil viele Vorführungen des guten Services wegen anschließend auf der firmeneigenen Webseite landen, gleiche das einer Einladung für jedermann. Es ist ein Leichtes, anschließend über Google an die strategischen Planungen oder die Vorhersagen der künftigen Verkaufszahlen heranzukommen.
Die meisten Präsentationen helfen dem Unternehmen nicht
Insgesamt könnten viele Mitarbeiter Hilfe bei der inhaltlichen Gestaltung und dem Design ihrer Präsentationen gebrauchen. "Gut gemachte Vorträge können ein Unternehmen und seine Angebote optimal repräsentieren", schreibt Forrester-Analystin Sheri McLeish in ihrer Studie "IT's Role In Creating Better Presentations". Um dann ernüchtert festzustellen: "Die meisten Präsentationen verfehlen dieses Ziel".
Es gibt mehrere Gründe, warum das so ist, so McLeish. Zunächst macht sie bei den modernen Wissensarbeitern mangelnde Erfahrung aus: "Mit Excel und E-Mail kennen sie sich aus, mit Powerpoint nicht so". Zudem seien die qualifizierten Mitarbeiter oft "visuelle Analphabeten". Zwar hätten viele durchaus ein Gespür dafür, was eine gute Präsentation ausmacht. "Aber visuelle Informationen zu konsumieren ist etwas anderes, als sie zu erschaffen."
Schuld haben aber auch die Programme selber. Aufgrund der funktionalen Struktur zwängen die Anwendungen das Denken in enge Schablonen, in denen man sich mehr mit Aufzählungszeichen und Folienübergängen beschäftige, als mit den eigenen Ideen.
Schließlich vertrauten die Information Worker zu sehr auf die Arbeit anderer, was die Gefahr von inhaltlichem Missbrauch und Datenverlusten erhöhe.
Der erste Beitrag zur Besserung besteht wie oft zunächst in dem Eingeständnis, auf Hilfe angewiesen zu sein. Spätestens dann sollte man auch damit aufhören, dem Programm die Schuld zu geben, wenn die Präsentation gefloppt ist. Das ist dann der Punkt, an dem die IT ins Spiel kommt.
1) Verbessern Sie die Fähigkeit zur Visualisierung
Es gebe Experten wie Edward Tufte oder Garr Reynolds, von denen man in dieser Hinsicht eine Menge lernen könne, meint Shary McLeish. Tufte etwa beschäftigt sich damit, wie man den übermäßigen Gebrauch von Charts vermeiden kann. Garr Reynolds widmet sich der Frage, wie man der Falle entgeht, "Slideuments" zu produzieren, die weder Bild noch Dokument, und daher eigentlich gar nicht zu gebrauchen sind.
Mit Stift und Papier beginnen
Ein interessanter Rat an die Gralshüter der Unternehmenstechnik ist auch das: CIOs sollten ihre Kollegen ermuntern, ihre Ideen mit Stift und Papier zu visualisieren, bevor sie sich den digitalen Hilfsmitteln zuwendeten. "Ein Bild sagt mehr als 1000 Aufzählungszeichen", fasst McLeish diesen Teil ihrer Argumentation treffend zusammen.
2) Bieten Sie Collaboration Tools für die Entwicklung der Inhalte von Präsentationen an
Solche Werkzeuge unterstützen die bei Forrester "iWorker" genannten Mitarbeiter beim Verfassen ihrer Vorträge beim Beachten von Governance, Compliance, Sicherheit und Privatsphäre.
3) Öffnen Sie ihren Mitarbeitern neue Zugänge ins Web
Das Internet ist eine unerschöpfliche Ressource für Präsentationsmaterial wie Bilder oder Videos. Zudem sei das Internet auch die Börse für den Ideentausch und für praxisfertige Tipps & Tricks, schreibt McLeish. Schließlich gibt es dort Web Conferencing Tools, die die Verteilung einer Präsentation oder das Einbetten des Vortrags in eine Webseite erleichtern.
4) Erstellen Sie Richtlinien für das Verwenden firmeneigener Inhalte und für die Sicherheit von Präsentationen.
Die iWorker, die sich in ihrem Arbeitsalltag unter anderem mit dem Erstellen von Präsentationen beschäftigen, müssen wissen, was sie zitieren dürfen. Sie müssen einschätzen können, welche Informationen für Präsentationen geeignet sich, und welche nicht. Sie müssen auch über die Konsequenzen aufgeklärt werden, die der Missbrauch von Informationen für jeden einzelnen und für das Unternehmen insgesamt hat.