IT nach Carve-out komplett neu aufgestellt

Pneumatisch betriebene Komponenten bewähren sich seit Jahrzehnten in zahllosen Produktionsbereichen. Die Technologie ist trotz ihres Alters kein bisschen eingestaubt und bietet heute mehr Lösungen, als sich ein Laie vorstellen kann. Aventics, ein weltweit agierender Hersteller von Pneumatikkomponenten und -systemen aus Laatzen bei Hannover, integriert beispielsweise seine pneumatischen Komponenten mit Elektronik.

So entstehen flexible Lösungen zum Verpacken, Aufrichten, Befüllen und Verschließen in der Industrieautomation oder hochmoderne Schiffsautomationssysteme. Selbst in sensiblen Umgebungen, wie zum Beispiel beim Verpacken von Lebensmitteln, wo strengste Hygienevorschriften eingehalten werden müssen, kommen Pneumatikzylinder zum Einsatz.

Und auch wenn das Unternehmen selbst noch jung ist, hat es einen Ruf zu verlieren: Denn die Laatzener gingen 2014 aus dem traditionsreichen Bosch-Rexroth-Konzern hervor, der die Pneumatik-Sparte an eine deutsch-skandinavische Beteiligungsgesellschaft veräußerte.

Aventics beschäftigt heute weltweit rund 2100 Mitarbeiter und unterhält neben dem Sitz und den Produktionsstätten in Laatzen und Gronau in Deutschland weitere Produktionsstandorte in Frankreich, Ungarn, den USA und China. Vertriebsrepräsentanzen in rund 40 Ländern betreuen weltweit die Kunden.

Aus gewachsenen Strukturen heraustrennen

Die Abtrennung vom Mutterkonzern hatte ganz praktische Folgen: Die heutige Aventics war damals als Pneumatik-Sparte voll in die Rexroth-Strukturen integriert. Übergreifende Bereiche, wie zum Beispiel HR, Controlling, Marketing und IT wurden - wie in Konzernen üblich - zentral bereitgestellt und mitgenutzt. Diese mussten nun für das neue, eigenständige Unternehmen neu geschaffen werden.

"An über 40 Standorten haben die Kollegen mit den Bosch-Rexroth-Mitarbeitern unter einem Dach gearbeitet, sowohl physisch als auch organisatorisch", resümiert Markus Heine, Leiter IT von Aventics. "Wir mussten zum einen aus den Lokationen ausziehen und zum anderen eine eigene Infrastruktur aufbauen. Einer möglichst schnell gut funktionierenden IT kam dabei natürlich eine besondere Rolle zu."

Eigene IT-Organisation geschaffen

Die Planung für dieses Großprojekt hatte bereits anderthalb Jahre zuvor begonnen. Dennoch war die Zeitleiste ambitioniert geplant. Zunächst schuf das neue Unternehmen eine eigene IT-Organisation, die sich in einem ersten Schritt um die benötigten Applikationen kümmerte. Einige Anwendungen wurden ganz neu erstellt, andere zuvor gemeinsam genutzte wurden hingegen kopiert und um nicht benötigte Daten bereinigt.

Damit war die logische Trennung vom Konzern zwar vollzogen, Aventics nutzte aber noch immer zahlreiche Services von Bosch-Rexroth. Aus der Sicht von Aventics war Bosch ein externer IT-Dienstleister, der durch einen Providerwechsel abgelöst werden musste.

Zu klein, um alles selbst zu machen

Auf dem Weg zur eigenen IT-Infrastruktur legte der Pneumatik-Hersteller den Fokus vor allem darauf, bei der Umsetzung und Weiterentwicklung der Applikationsebene unabhängig von einem einzigen Dienstleister zu sein. "Einige Bereiche wie zum Beispiel Service-Desk und Workplace Management wollten wir trotzdem einem Dienstleister überlassen, um effektiver zu sein. Wir sahen uns bei unserer Unternehmensgröße nicht in der Lage, die zahlreichen Infrastruktur-Themen selbst abzudecken", so Markus Heine.

Lokales, ganzheitliches Service-Konzept gesucht

Aventics schrieb deshalb mehrere Service-Lose aus. mod IT Services aus Einbeck erhielt den Auftrag für die Lose Service-Desk, Workplace Management und Backend Services. "mod IT Services hat uns mit einem ganzheitlichen Service-Konzept überzeugt", begründet Heine die Entscheidung. "Der Dienstleister war von Anfang an nicht auf die Technologie fixiert, sondern zeigte auf, wie sich mit intelligentem IT-Service-Management und der ServiceSuite Prozesse automatisieren lassen, um so flexiblen, angemessenen Support umzusetzen. Die Kombination aus Technologie und Prozessmanagement war uns sehr wichtig."

Indes blieb für die Umsetzung des Konzeptes wenig Zeit - schließlich musste nun der komplette IT-Betrieb von Bosch-Rexroth übernommen und auf eigene Füße gestellt werden. Innerhalb von nur drei Monaten stellte mod IT Services einen eigenen Service-Desk auf: inklusive neuer Räume und neuer Infrastruktur samt eingearbeitetem Personal. "Dem Kunden war es wichtig, dass die Service-Desk-Mitarbeiter vor Ort sind", sagt Markus Mönckemeyer, Projektleiter bei mod IT Services. "Auch alle Fäden rund um Incident Management, Change-Management-Prozesse und die Einbindung der anderen Dienstleister laufen nun über den Service-Desk."

Als Integrationsschicht zur Steuerung und Absprache fungiert die mod ServiceSuite, die Prozesse wie die Beschaffung von Hard- und Software, Störungsmeldungen und ähnliches automatisiert. Sie deckt mehr als zehn Anwendungen ab, die zuvor einzeln für die verschiedenen Aufgaben, darunter auch License- und Contract Management, verwendet wurden.

Der Stichtag

Bis zum Tag des Cut-Offs waren noch zahlreiche Einzelschritte zu erledigen: Die gesamte PC-Infrastruktur musste übernommen werden. Die vorhandene Management-Komponente des Konzerns wurde entfernt und durch eine neue ersetzt, um die PCs zentral ansteuern zu können. Hier war auch die enge Zusammenarbeit mit der abgebenden IT-Abteilung von Bosch-Rexroth gefragt.

Überraschungen und Hürden im Projekt

Kein Projekt in dieser Größenordnung verläuft ohne Stolpersteine. "Bei Beginn des Projektes waren wir von einer geringeren Anzahl an Client-Typen ausgegangen", berichtet Heine. "Erst bei der eigenen Inventarisierung merkten wir, dass wir deutlich mehr unterschiedliche Client-Typen hatten als angenommen. Bis dato fehlte uns einfach die globale Sicht. Das hatte natürlich Folgen, denn die gesamte Übernahme- und Software-Verteilungs-Strategie musste darauf angepasst werden."

Abstimmungsproblemen zwischen den Dienstleistern beugte Aventics mit Offenheit vor. Probleme oder Engpässe wurden stets in der großen Projektrunde besprochen, sodass gemeinsam eine Lösung erarbeitet werden konnte. Aus der Sicht von Aventics erwies sich dieses Vorgehen als Erfolgskriterium, förderte es doch den konstruktiven Umgang mit Schwierigkeiten.

2000 Clients gehen automatisiert in Betrieb

Am Stichtag gingen schließlich etwa 2000 Clients automatisiert in den Betrieb von Aventics und mod IT Services über. Der Service-Desk erhielt in dieser Zeit monatlich insgesamt 1200 Tickets und damit weit mehr als erwartet. Die diversen Umstellungen vom eigenen Mail-System über das Active Directory und der Clients sowie die neue Softwareverteilung gingen nicht spurlos an den Anwendern vorbei. "Es ist utopisch zu glauben, dass man das geräuschlos durchführen kann", so Heine. Umsatzeinbußen oder Produktionsausfälle gab es indessen keine.

Für die reibungslose Abstimmung zu allen Service-Themen steht Aventics nun fortlaufend ein einheitlicher Ansprechpartner zur Verfügung: "Wir haben einen Service Manager etabliert, der dem Kunden direkt vor Ort zur Verfügung steht. Er behält einen ganzheitlichen Blick auf die Aufgaben, sodass wir eine durchgängige Service-Qualität bieten können", so Projektleiter Markus Mönckemeyer von mod IT Services.

Mit Office 365 geht es in die Cloud

Nach der erfolgreichen Transition seiner IT-Systeme steht für Markus Heine bereits das nächste Infrastruktur-Projekt auf der Agenda. Noch in diesem Jahr plant Aventics die Einführung von Office 365. Dabei agiert mod IT Services als Cloud Service Broker: Der Pneumatikspezialist bezieht die Leistung von Microsoft und wird bei der Einführung und Integration der Cloud Services von seinem Dienstleister unterstützt.

Im Rückblick schätzt Markus Heine den enormen Zeitdruck während des Projekts als positiv ein: "Im Grunde sind wir mit der unmöglichen Aufgabe gestartet, das alles innerhalb eines Jahres umzusetzen. Wir haben es geschafft - auch, weil die Provider, wir selbst und der Business-Bereich sich extrem darauf fokussiert haben, wichtige von unwichtigen Dingen zu trennen."

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