Nur ein Drittel der Firmen richten ihre Anforderungen weitgehend an die Geschäftsstrategie aus, obwohl 59 Prozent eine IT-Strategie implementiert haben. Mehr als drei Viertel gleichen ihre Anforderungen mit bereits vorhandenen Projekten und Anwendungen ab. Allerdings wird das meist manuell und unstrukturiert ohne entsprechende Tool-Unterstützung durchgeführt. Zusätzlich wird nicht präzise zwischen Projekten und Anforderungen differenziert.
Bei Projekten erfolgt die Priorisierung hauptsächlich hinsichtlich Strategie und Kosten/Nutzen. Die Kriterien Risiko und Wertbeitrag werden trotz ihrer unternehmerischen Bedeutung nur begrenzt herangezogen.
Rund ein Drittel der Befragten erfüllt nach eigener Einschätzung die Projektziele hinsichtlich Zeit, Budget und Qualität zu mehr als 75 Prozent. Trotz dieses positiven Eindrucks entstehen in fast der Hälfte aller Firmen jährlich nennenswerte Kosten, weil Projekte durch mangelhafte Umsetzung des Demand Managements die Ziele verfehlen oder ganz misslingen.
Lücken bei der Umsetzung
Der Mehrwert von Demand Management wird von vielen Befragten als hoch bis sehr hoch eingeschätzt. Sie haben Geschäftsprozesse zur Steuerung von Projekten implementiert und zum Teil bis zur Business Excellence ausgereift. Budgetplanung, Projekt-Management, Monitoring und Projektportfolio-Management stehen dabei ganz oben auf der Agenda.
Dagegen haben nur 53 Prozent ein Anforderungs-Management implementiert. 25 Prozent setzen sich gar nicht erst mit dem Thema auseinander. Die Folge ist, dass sie die Anforderungen aus den Fachbereichen nicht aktiv managen können.
In vielen Fällen haben IT-Abteilungen das Thema für sich selbst erschlossen, um die Zahl der Anforderungen strukturiert bewältigen zu können. Dafür wurden organisatorische Insellösungen eingeführt, von denen viele das Phänomen ausweisen, dass sich der Antragssteller in Eigenverantwortung über den Status der Umsetzung informieren muss.
Der Studie zufolge werden die Begriffe Anforderung und Projekt häufig vermischt. Das zeigt sich unter anderem darin, dass ein Großteil der Umfrageteilnehmer identische Prozesse für das Anforderungs- und das Portfolio-Management angaben. Um das Volumen von Anforderungen unter Kontrolle zu bringen, braucht ein Unternehmen eine professionelle und automatisierbare Toolunterstützung.
Laut der Untersuchung ist der Grad der Automatisierung des Demand Management-Prozesses niedrig. 42 Prozent derjenigen, die in den Bereichen zentrales Anforderungsinventar, Projektportfolio sowie Reporting ein Tool einsetzen, nutzen Office-Anwendungen. Das ist gleichzusetzen mit einer manuellen Bearbeitung, weil hier aufgrund von Medienumbrüchen mit zeit- und kostenintensiven Maßnahmen zur Abstimmung und Einhaltung der Konsistenz zwischen den Teilbereichen gerechnet werden muss.
Outsourcing nicht durchgängig
Wenige der Befragten betreiben Outsourcing durchgängig. Nur eine der Firmen hatte ihre gesamte IT komplett ausgelagert. Immerhin drei weitere haben ihr IT an eine Tochtergesellschaft abgegeben. Im Vergleich Großunternehmen und Mittelstand wird deutlich, dass Großunternehmen stärker zum Einkauf externer Dienstleistungen tendieren.
Firmen mit einer ausgelagerten IT schätzen die Bedeutung eines Demand Managements für sich niedriger ein als Unternehmen ohne Outsourcing, so die Studie. Dabei ist es nicht die Aufgabe des Dienstleisters, die Anforderungen oder Projekte des Kunden auf Strategiekonformität zu prüfen oder im Sinne des Kunden zu priorisieren.
Es ist für die Unternehmen also unerlässlich trotz Outsourcing ein Demand Management zu installieren. Nur mit ihm kann sichergestellt werden, dass keine Aufträge erteilt werden, die nicht strategiekonform oder unnötig sind. Zudem ist es möglich den Dienstleister hinsichtlich Verfügbarkeit, Performance und Qualität zu steuern.
Zusammen mit dem Beratungsunternehmen Fomaco Group befragte Affinis für die Studie "Strategisches Demand Management zur Steuerung von Projekt-Portfolios" 32 Manager aus mittelständischen und großen Unternehmen.