Die Anforderungen der Unternehmen an ihre IT insgesamt und insbesondere auch an die Hardware-Systeme (Server, Clients, Storage, Printer), was Verfügbarkeit und Performance angeht, sind in den letzten fünf Jahren deutlich gestiegen. Gleichzeitig müssen IT-Entscheider in Zeiten knapper Budgets die IT-Betriebskosten möglichst gering halten und die vorhandene Hardware so lange wie möglich nutzen. Die Wirtschaftlichkeit der IT wird dann meist auf der Basis von Anschaffungskosten und Abschreibungen sowie Wartungskosten berechnet. Grundannahme ist, dass die Wartungskosten über die komplette Nutzungsdauer praktisch konstant bleiben, viele Hardware-Komponenten aber nach drei bis vier Jahren abgeschrieben sind und anschließend "kostenlos" weiter genutzt werden können.
Zusammenhänge beachten
Nach Meinung der Experton Group gehen viele Unternehmen davon aus, dass die Wartungskosten nicht entscheidend reduziert werden können. Entsprechend rücken die Anschaffungskosten und deren Abschreibung in den Vordergrund. In der Regel werden anwendernahe IT-Infrastrukturkomponenten innerhalb von drei Jahren steuerlich abgeschrieben. Rein rechnerisch reduziert das die Betriebskosten ab dem vierten Jahr um den Abschreibungsbetrag. Den Marktforschern zufolge wird der Zusammenhang zwischen Hardware-Anschaffungskosten und den Wartungskosten meist nicht beachtet. Sowohl im Server- als auch im Storage-Umfeld würden die Kosten für die Hardware- und hardware-nahe Software-Wartung als Prozentsatz der Hardware-Anschaffungskosten berechnet.
Für Wolfgang Schwab, Senior Advisor der Experton Group, ein Widerspruch: "Der Bedarf einer optimalen Unterstützung der Geschäftsprozesse und der Verfügbarkeit von IT-Ressourcen steht dem Wunsch gegenüber, die Kosten für die IT-Hardware so gering wie möglich zu halten und ist damit verbunden, diese Hardware so lange wie irgend möglich zu nutzen", erklärt der Experte.
Laut Experton Group ist im Hardware-Bereich – insbesondere im Storage-Umfeld – ein stetiger Preisverfall zu beobachten. Deshalb kann es allein aufgrund der hohen Wartungskosten sinnvoll sein, Systeme nach relativ kurzer Laufzeit durch neue abzulösen. Zudem seien mit veralteter Hardware große Einsparpotenziale, wie z.B. mit Server-Konsolidierungen, nicht realisierbar. Ebenfalls unbeachtet bleibe, dass eine große Anzahl von unterschiedlichen Client-Betriebssystemen und Client-Modellen zu massiv erhöhten Wartungsaufwendungen führen.
Nutzungszyklen definieren
Wie lange IT-Hardware-Komponenten sinnvollerweise genutzt werden sollen, hängt neben der betrachteten Komponente auch von der Dynamik der entsprechenden Branche sowie von der Bedeutung innovativer Technologien für das jeweilige Unternehmen ab.
Für kürzere Nutzungszyklen sprechen stark erhöhte Anforderungen an die IT-Hardware-Infrastruktur, die einen Upgrade (Speicher, Prozessorleistung, usw.) zwingend erforderlich machen. Für längere Nutzungszyklen sprechen sehr stabile Anforderungen an die IT-Hardware-Infrastruktur, die weder neue Funktionalitäten erfordern noch einen Upgrade der Betriebssystem- und Applikations-Software rechtfertigen.
Speziell für Unternehmen und Behörden, welche die hohen Einmal-Investitionen in neue Systeme scheuen, rät die Experton Group alternativ Leasing-Modelle zu prüfen.