Während bis in die 1990-er Jahre hinein viele Tätigkeiten bei Human Resources (HR)-Prozessen manuell mit Tabellen und Tischrechner, Formularen, Schreibmaschine und Fotokopierer erledigt wurden, ist die IT heute nicht mehr aus der Personalabteilung wegzudenken.
Viele HR-Prozesse laufen mittlerweile IT-gestützt und automatisiert ab. Ein großer Teil dieser Administrationsprozesse ist weitgehend standardisiert. Theoretisch lassen sich fast alle Prozesse mit darunter liegendem Workflow durchgängig digital abbilden. Dokumente wie Personalakten können digital verwaltet werden. Gleiches gilt für Statistiken oder Verträge. Auch Meldungen an Sozialversicherungsträger und Krankenkassen können elektronisch übermittelt werden
Was sich in der Theorie überzeugend anhört, ist in der Praxis nicht immer durchführbar. Knappe Budgets zwingen die IT zu Abstrichen vom Wünschenswerten und Machbaren.
Hier profitieren BPO-Anbieter durch Skalierungseffekte. Sie können diese und andere Dienstleistungen bei hoher Qualität zu günstigeren Kosten als im internen Betrieb anbieten, schreiben die Autoren des Trendpapieres. Ihre geringen Personalkosten, eine optimale Aufgabenverteilung entsprechend der Mitarbeiterqualifikationen sowie eine höhere Effizienz tragen dazu bei.
Auf Unternehmerseite gehören die Aussichten auf Kostensenkungen und die Möglichkeit, Fixkostenblöcke in variable Kosten umzuwandeln und so die Stabilität des Unternehmens zu steigern, zu den wichtigsten Gründen für HR-Outsourcing. Ein weiterer Effekt: Personalverantwortliche können mehr Zeit für die strategische Personalarbeit gewinnen.
Keine Klarheit über Aufgaben der IT
Dazu kommt, dass die Bedeutung der IT für HR-Prozesse häufig immer noch unterschätzt wird. Welche Aufgaben leistet die IT-Abteilung im Hintergrund eigentlich genau? Welche Kosten werden verursacht? Diese Fragen können in der Regel nur wenige Personalverantwortliche beantworten. Denn es fehlt eine transparente Leistungsverrechnung zwischen Fachabteilungen und der IT.
Weil jedoch zunehmend ein Teil des Aufwands von der Personal- auf die IT-Abteilung verlagert wird, findet sich hier ein erhebliches Outsourcing-Potenzial, heißt es in dem Trendpapier.
So kann beispielsweise das spezifische Know-how für die Personal-Software bei einem Unternehmen nur mit hohem Aufwand gehalten werden. Bei einem Outsourcing-Anbieter gehört das zu den Kernkompetenzen. Durch die Betreuung vieler Systeme pro Kunde arbeitet er zudem kostengünstiger. Diese Skalierungseffekte (Economics of Scale) sind auch in anderen Leistungsbereichen wie dem Druck und Versand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen (Output-Management, Kuvertierung und Logistik) zu finden.
Das Trendpapier "Mehrwertdienste verändern die Personalarbeit in den Unternehmen" wurde von dem Markforschungsunternehmen Lünendonk und dem IT-Dienstleister TDS erstellt.