Wissen ist eine sicherere Grundlage für Entscheidungen als Glauben - so viel steht fest. Auf diesem festen Grund stehen viele Unternehmen ausgerechnet dann nicht, wenn sie Kosten und Nutzen ihres IT-Einsatzes bewerten wollen. Einer aktuellen Studie der Burton Group zu Folge verfügen die meisten Manager nicht über ausreichende Informationen über die Kosten ihrer IT-Infrastruktur. Deshalb gestaltet es sich schwierig, den Return on Investment (ROI) für irgendeine verwendete Technologie vorherzusagen.
"Ein genaues Bild zu bekommen, ist hart", gibt Burton-Analyst Nik Simpson zu. Das beginne schon damit, dass sämtliche relevanten Informationen überall in der Firma verstreut seien. Beispielsweise müsste ein IT-Manager wissen, wie hoch die von der IT verursachten Stromkosten sind, und diesen Posten beim Facilities Manager erfragen. Den Überblick über die Kosten für Geräte und belegte Fläche erhält er wiederum bei anderen Anlaufstellen. Der Wust an schwer zu ermittelnden Kostendetails vergrößert sich noch durch die derzeit vorherrschenden IT-Trends wie Server Konsolidierung, Virtualisierung und Cloud Computing. In diesen Fällen leuchtet sofort ein, dass am Ende Geld gespart wird - was konkret aber schwer nachzuweisen ist. Simpson spricht deshalb von einer "auf Glauben gegründeten Ökonomie".
Als grober Richtwert können Schätzungen durchaus hilfreich sein, sagt die Burton Group. Um aber einen genauen Überblick über die tatsächlichen Kosten zu gewinnen, seien in der Praxis allerdings Anstrengungen nötig. Es müssten Bilanzprüfer ran, die die IT-Kosten in ihrer ganzen Tiefe durchleuchten. Stattdessen komme es vor, dass zum Beispiel in der Bilanz die Ausgaben für virtualisierte Server genauso hoch veranschlagt werden wie für physische Server.
IT-Kosten im Schnitt: 2,3 Prozent vom Umsatz
In der Frage, wie IT-Kosten bewertet werden, herrscht weithin Dunkel vor. Die zu Beginn des Jahres gegründete International IT Benchmark Association (IITBA) versucht mit Hilfe von Benchmarks, für etwas mehr Licht zu sorgen. "Nur wenn Transparenz darüber herrscht, welche Leistungen zur IT gehören, können deren Kosten klar beziffert und damit verglichen werden", sagt Mitbegründer Professor Helmut Krcmar, Wirtschaftsinformatiker an der Technischen Universität München. Einige orientierende Indikatoren hat die IITBA schon jetzt ermittelt. So liegt der Anteil der IT-Kosten am Umsatz bei durchschnittlich 2,3 Prozent, schwankt allerdings je nach Unternehmen zwischen 0,8 und 5,6 Prozent. Die durchschnittlichen Kosten pro betreuten Mitarbeiter beziffern die Forscher auf 9368 Euro, die Bandbreite erstreckt sich hier von 2941 bis 25818 Euro. Das zeigt vor allem, dass die Situation in jeder Firma höchst individuell ist, und Benchmark-Parameter allenfalls als grobe Richtschnur dienen können.
Umso wichtiger wäre eine vertiefte Kenntnis über die Kostenlage im eigenen Haus. Für das Beispiel des IT-Feldes Business Intelligence (BI) zeigte eine Studie von Steria Mummert erhebliche Defizite. Zwar führen laut Steria Mummert 82 Prozent der Unternehmen Wirtschaftlichkeitsberechnungen über ihre BI-Vorhaben durch: 77 Prozent machen das in der Voranalyse, 33 Prozent noch in der Phase der Tool-Auswahl - aber lediglich 7 Prozent nach Abschluss des BI-Projekts. "Das Ergebnis erstaunt dahingehend, dass auf der einen Seite viel in die (Weiter-)Entwicklung von BI-Lösungen investiert wird, auf der anderen Seite aber kaum verifiziert wird, ob sich diese Investitionen gelohnt haben", merkt Steria Mummert an. Immerhin gaben 17 Prozent der Befragten an, sie würden den Wert ihrer Investitionen künftig überprüfen zu wollen.
In den Verfahren zur Bestimmung der Wirtschaftlichkeit ermittelt mehr als ein Drittel der Unternehmen den ROI: 29 Prozent messen den Total Cost of Ownership, ein Fünftel den Kapitalwert. Zu einem gewissen Grad werden also - richtigerweise - die gängigen Maßstäbe angelegt.
Bei der Verrechnung der Kosten für den BI-Betrieb zeigen die Firmen indes wenig Lust, maßgeschneiderte und aufwendige Ermittlungsverfahren einzusetzen. Es dominieren klassische umlageorientierte Verfahren wie Speicherplatzbelegung in der Datenbank, Anzahl der Server pro Lizenz oder CPU-Zeitverrechnung. BI-spezifische Verrechnungsformen wie Query-Laufzeiten oder die Anzahl der abgerufenen Reports spielen indes kaum eine Rolle. "Die Unternehmen billigen der Kostenverteilung offenbar keinen signifikanten Steuerungseffekt zu", so Steria Mummert.
Dass auch das Kostenmanagement fürs Enterprise Resource Planning (ERP) oft nicht rund läuft, zeigte bereits vor einem halben Jahr eine Studie von CFO World Research unter mehr als 150 CFOs. Der Befund: Während schon die Implementierungskosten von mindestens 250000 US-Dollar - bei mehr als der Hälfte der Befragten sogar über einer Million - hoch erscheinen, machen sich die echten Schwierigkeiten erst in der Phase danach bemerkbar. Jedenfalls erscheinen die Ausgaben für Anpassung, Upgrade und Instandhaltung mit zum Teil über einer Million Dollar jährlich oft derart hoch, dass manche Firmen ihre Geschäftsprozesse an die ungeeignete Software anpassen. "Vielleicht haben die CFOs und CEOs ihre Entscheidungen getroffen, ohne alle Fakten über die Langzeit-Kosten von ERP-Systemen zu kennen", mutmaßt Kolumnist Thomas Wailgum auf www.cio.com.