Drahtlose Kommunikation breitet sich in Firmen mehr und mehr aus. Nicht allen gelingt es auf Anhieb, die Kosten in den Griff zu kriegen. Die Lösung liegt aus Sicht der Marktbeobachter von Gartner in strikten Richtlinien, die auch durchgesetzt werden müssen. Zehn bis 20 Prozent ihrer Kosten für drahtlose Kommunikation könnten Unternehmen damit einsparen, schätzen sie.
Gartner beobachtet bei seinen Kunden, dass die drahtlose Kommunikation in vielen Firmen langsam durch die Hintertür Einzug gehalten hat - ohne dass sie umfassend geplant und geregelt wurde. Genau das ist aber nötig, um Ressourcen zu schonen, heißt es in dem Papier "Key Enterprise Wireless service Policy Guidelines to Maintain Cost and Security Control".
Denn die Preise für drahtlose Kommunikation werden zwar auf der einen Seite immer niedriger. Andererseits nimmt die Nutzung so stark zu, dass die Kosten je Nutzer dennoch steigen. Gartner empfiehlt daher, nicht jedem Angestellten die Kommunikation über sein Smartphone oder andere drahtlose Geräte grundsätzlich zu bezahlen.
Die Entscheidung darüber, wer Anspruch auf vom Unternehmen bezahlte Drahtlosdienste hat, könne sich zum einen nach der Art der Arbeit richten: Wer viel außerhalb des Büros unterwegs sei, dem seien die Smartphone-Telefonkosten zu erstatten. Das gelte natürlich auch für IT-Mitarbeiter, die ständig im Büro unterwegs seien, um Computer zu warten. Eine nicht ganz so belastbare, aber dennoch zu rechtfertigende Differenzierung könne man auch nach Hierarchieebene treffen.
Für nicht ratsam hält Gartner die Strategie, die Mitarbeiter ihr Smartphone selbst kaufen zu lassen. Nur wenn Blackberry und Co. Firmeneigentum seien, habe das Unternehmen vollen Zugriff darauf. Das sei aus Gründen der Datensicherheit wichtig und erleichtere die Abwicklung, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Smartphone-Kosten deckeln
Die IT-Abteilung muss ein Konzept entwickeln, nach dem die Landschaft der verwendeten mobilen Geräte gepflegt wird. Gartner schlägt ein Support-Modell mit drei Stufen verschieden umfangreicher Wartung vor. Die Zahl der Modelle, die verwendet werden, solle dabei möglichst klein gehalten werden.
Um die Kosten im Zaum zu halten, sollten IT-Abteilungen außerdem das Telefonverhalten der Nutzer mit speziellen Lösungen auswerten. Angestellte, die weit mehr telefonieren als vorgesehen oder deren Nutzungsprofil aus dem Rahmen fällt, lassen sich so früh erkennen. Nicht unbedingt notwendig, aber dennoch gut umsetzbar sei es, ein monatliches Limit festzulegen. Wer es überschreitet, muss die zusätzlichen Kosten selbst tragen.
Ratsam sei es, die firmeneigenen Richtlinien zusammenzufassen in einem knapp und auf den Punkt formulierten Dokument. Wenige kurze Vorgaben seien oft wirksamer als ein Katalog, der sämtliche Eventualitäten abdeckt, so Gartner.