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"Das Benchmarking von IT-Dienstleistungen ist in letzter Zeit ziemlich in Verruf geraten," meint Benkel. Der Grund: IT-Organisationen würden zunehmend in der Hoffnung benchmarken, ihre Kosten senken zu können. Auf der anderen Seite würden sich die Anbieter Benchmarks verweigern, um die Transparenz bei ihren Leistungen zu verringern.
Dabei können beide Seiten von einem Benchmark profitieren. "Er ist nur eines von vielen Tools, die helfen sollen, die Beziehungen in einem Vertrag zu regeln und sogar zu verbessern," so Benkel. Allerdings müssen IT-Organisationen diese Vergleichsprozesse auch selbst unterstützen.
Im gesamten Sourcing-Lifecyle können drei verschiedene Benchmarks eingesetzt werden:
Kosten-Benchmark: Dieser dient dem Vergleich der internen IT-Kosten. Er zeigt wo Verbesserungen auf der Kostenseite möglich sind. (Hardware, Software, etc.) In Outsourcing-Situationen kann es jedoch Transparenz-Probleme geben.
Preis-Benchmark: Hierbei geht es darum, die Wettbewerbsfähigkeit des Preises von ausgelagerten Services zu überprüfen. Dieser Benchmark kann auch dazu genutzt werden, die Kosten für interne Dienstleistungen mit Marktpreisen zu vergleichen. Er dient damit als Entscheidungshilfe für Sourcing-Strategien.
Prozess-Benchmark: Damit können Unternehmen ihre IT-Prozesse mit Best Practices in ihrer Branche vergleichen. Prozesse sind die Schlüsselindikatoren für Kosten und Performance. Dieser Benchmark wird deshalb häufig zusammen mit dem Kosten-Vergleich durchgeführt.
Ein Preis Benchmark sollte nach Ansicht von Benkel folgende Preistreiber bzw. Einflussfaktoren einer Dienstleistung berücksichtigen:
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Service Scope: Dahinter verbergen sich die Service Elemente, die im Service Level Agreement enthalten sind, sowie die Verantwortungsmatrix.
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Volumen: Die Abnahmemengen sind die Basis für die Preisverhandlungen. Hier spielen zudem noch Skaleneffekte für Services eine Rolle.
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Komplexität: Wie sehen die Standards und Unternehmensvorgaben für die einzelnen Services aus?
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Vertragsgestaltung: Hier finden sich Vertragsklauseln, die den Preis beeinflussen können, etwa wie hoch sind Konventionalstrafen, Vendor Governance Modelle, Benchmark-Klauseln, etc….
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Geographische Anforderungen: In welchen geographischen Gegebenheiten wird der Service erbracht?
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Service Levels: Wie sind die Qualitätsanforderungen definiert? Welche maximalen Downtimes sind für die Applikationen und die darunterliegenden Infrastrukturen definiert? Etc...