Print Management und Document Solutions fristen in deutschen Firmen ein Schattendasein. Der Großteil der IT-Chefs befasst sich damit nicht. Nur 18 Prozent nutzen Druck-Management, weitere acht Prozent planen es. Einheitliche Prozesse für die Dokumentenverarbeitung - was unter Document Solutions zu verstehen ist - gibt es sogar nur in elf Prozent der Firmen. Weitere fünf Prozent beabsichtigen die Einführung.
Viel Geld lasse sich mit den beiden Konzepten ohnehin nicht sparen, meinen viele CIOs. Außerdem gaben sie fehlende Unterstützung der Geschäftsleitung oder Mangel an Mitarbeitern als Grund für ihre Zurückhaltung an.
Matthias Kraus vom Beratungsunternehmen IDC hat für die Studie "Print Management and Document Solutions - das unterschätzte Potenzial? Status Quo und Trends in Deutschland 2009" IT-Führungskräfte aus mehr als 500 Firmen unterschiedlicher Branchen und Größen befragt. Zusätzliche tiefer gehende Interviews hat er mit 151 von ihnen geführt, die Print Management oder Document Solutions schon einsetzen oder dies in den nächsten ein bis zwei Jahren planen.
Die Firmen, die Print Management einsetzen, tun das vor allem, weil sie damit Geld sparen wollen. Entgegen den Befürchtungen der Verweigerer stießen die meisten bei der Umsetzung nicht auf größere Hürden. Fehlende Akzeptanz in der Führungsetage oder bei den Mitarbeitern spielt offenbar kaum eine Rolle. Allerdings stellte fast ein Viertel der IT-Manager eine gewisse Bequemlichkeit bei den Anwendern fest, die die Umsetzung hemmte. Einer von fünf CIOs beurteilt die Implementierung im Nachhinein als zu aufwendig.
Kernbestandteile von Print Management sind laut IDC eine Bedarfsanalyse, eine Druckstrategie und das Geräte-Management. Weit mehr als die Hälfte der Firmen, die Druck-Management nutzen, haben diese Kernmaßnahmen umgesetzt. Von den Aspekten, die IDC zum Print Management zählt, sind indes die einheitliche Wartung und ein Helpdesk am häufigsten zu finden.
Viele Firmen vertrauen beim Print Management auf Dienstleister. 19 Prozent erledigen alle dazu gehörigen Vorgänge selbst, elf Prozent geben die Steuerung komplett aus der Hand, die übrigen bewegen sich dazwischen. Vor allem Banken und Versicherungen lagern besonders viele Maßnahmen aus, öffentliche Auftraggeber führen dagegen viel selbst aus.
Externe Services verbessern Einsparungen
In der IDC-Studie zeichnet sich ab, dass Firmen mittels Print-Management umso mehr sparen können, je mehr davon sie Dienstleistern anvertrauen. Die Spanne der Angaben darüber, wie viel sich damit insgesamt sparen lässt, ist groß. Ein Zehntel der Firmen gab an, sie hätten die Kosten um 30 Prozent oder mehr gesenkt. Ein knappes Drittel kann darüber gar keine Angaben machen. Allerdings sagten 84 Prozent, Print Management habe ihre Erwartungen hinsichtlich Kostensenkungen erfüllt.
Was Document Solutions angeht, setzen deutsche Firmen vor allem auf die Digitalisierung von Dokumenten und elektronische Formulare. Auch hier ist die wichtigste Triebfeder das Ziel, effizienter zu arbeiten und Kosten zu senken. Gut die Hälfte der Firmen musste bei der Einführung nicht gegen Widerstände kämpfen. Wenn Hürden im Weg standen, so waren es vor allem Bedenken, das Projekt könne zu teuer werden oder Scheu vor dem Aufwand.
Hohe Zufriedenheit mit Dienstleistern
Wenn sie ihr Druck-Management an Dienstleister vergeben, wählen die IT-Chefs diesen vor allem nach dem Preis-Leistungs-Verhältnis aus. Außerdem achten sie auf Projekterfahrung und die von IDC sogenannte "Gesamtlösungskompetenz", die sie dem Anbieter zuschreiben. Probleme mit Dienstleistern treten offenbar selten auf. Zwei von drei Befragten zeigten sich zufrieden, jeden vierte sogar sehr zufrieden.