Die Positionierung der IT im Unternehmen hängt seit Einbruch der Krise mehr denn je davon, sich für die Business-Seite unersetzlich zu machen. Und zwar für diese erkennbar. Da kommt es unter anderem darauf, wie IT-Service-Leistungen intern verrechnet werden.
Dean Branton, CIO des Computer-Dienstleisters KCOM Group, hat in unserer britischen Schwesterpublikation www.cio.co.uk Gedanken dazu gemacht. Er verriet, wie sein Unternehmen das Problem angeht, welche Trends er allgemein sieht und welche fünf Dinge bei der Wahl eines Kostenkalkulations-Modells immer zu berücksichtigen sind.
Weil die Unternehmen nach möglichst präzisen Kalkulationsmethoden suchen, wird derzeit heiß über „Activity Based Costing“ diskutiert. Es handelt sich dabei um ein Instrument, die tatsächlichen IT-Kosten zu ermitteln und jeweils den Geschäftsbereichen zuzuordnen. Ziel ist es, auf diese Weise die „wirkliche“ Profitabilität der IT-Ausgaben herauszufinden. Was in der Theorie so überzeugend klingt, vermag den Experten Branton nicht zu begeistern. In der Praxis müssten viele Firmen eine Menge an Personal und Zeit investieren, um diese aufwändige Kalkulation durchzuführen. Zu viel, um am Ende davon zu profitieren.
Bei KCOM entschied man sich deshalb für einen anderen Ansatz. IT-Projekte werden intern auf Basis eines standardisierten Tagessatzes verrechnet. Wie lange das Projekt dauert spielt ebenso wenig eine Rolle wie die Frage, welche Mitarbeiter beteiligt sind. Die Höhe des Satzes ist so gewählt, dass die IT-Abteilung kostendeckend arbeiten kann. Die dauerhaft in Anspruch genommenen Services werden laut Branton ebenfalls so einfach wie möglich verrechnet. Die konstanten Kosten etwa für Lizenzen oder Wartung werden gesammelt. Für den zum Beispiel durch Help Desk- oder Desktop-Services anfallenden Rest wählt die Finanzabteilung eine Buchung, die ihr sinnvoll erscheint.
Die Kalkulation auf Tagessatz-Basis erweise sich auch deshalb als vorteilhaft, weil KCOM hauseigene IT-Services auf dem freien Markt anbietet. Dies bringe nicht nur einen zusätzlichen Gewinn, sondern habe auch die interne Wahrnehmung der IT verändert, so Branton. Die Abteilung werde nicht mehr als Kostenstelle gesehen, sondern als wesentliche Business-Funktion. Das gewonnene Prestige motivierte die IT, bei verbesserter Performance die Kosten zu senken.
SaaS macht Fixkosten variabel
Branton plädiert insgesamt für eine einfache und klare Zuordnung. Wenn möglich, sollten die IT-Kosten den Fachbereichen zugeordnet werden. Insbesondere bei den Fixkosten ist eine entsprechende Ownership-Zuordnung nicht so einfach möglich. Trotz dieser Schwierigkeit sollte der Wertbeitrag der IT für die Business-Seite deutlich sichtbar gemacht werden. Trends wie Cloud Computing oder Software-as-a-Service (SaaS) sieht Branton als überlegenswerte Optionen, um fixe Kosten zu flexibilisieren.
Fünf goldene Regeln sollten nach Ansicht Brantons stets beachtet werden
1. Effizienz ist der Schlüssel: Falls das anvisierte Kalkulationsmodell allzu viel administrativen Aufwand erfordert, sollte in eine andere Richtung gedacht werden.
2. Neue Technologien schaffen Mehrwert: Die IT steht in der Pflicht, in weiten Teilen des Unternehmens ihren Nutzen zu demonstrieren. Innovationen mit erkennbarem Mehrwert sind ein geeignetes Mittel – beispielsweise Software, die die Reisekosten im Unternehmen zu drosseln vermag.
3. Reine Kostenstelle reicht nicht mehr: Soll sich die IT in diese Richtung entwickeln, sind Kreativität und Führungsqualitäten gefragt. Unerlässlich ist eine möglichst enge Koppelung der IT-Aktivitäten an die Business-Bedürfnisse.
4. IT als Kostendämpfer: Die IT muss einen erkennbaren Beitrag dazu leisten, sowohl die Betriebs- als auch die Investitionskosten im Unternehmen zu senken. Das gelingt nur durch einen effizienten Einsatz ihrer Ressourcen.
5. IT als Business-Partner: Die Anforderung an die IT gehen mittlerweile weit darüber hinaus, die Fachbereiche in ihrem Tun zu unterstützen. Sie muss künftig mithelfen, neue Geschäftsfelder zu erschließen – und sich an diesem Anspruch in den Budgetverhandlungen auch messen lassen.