Kostenlose Productivity-Tools für Business-Teams

Productivity-Apps sind auf dem Vormarsch. Und das längst nicht nur im Privatbereich, sondern zunehmend auch im Unternehmensumfeld. So gibt es mittlerweile eine Fülle moderner und leichtgewichtiger Tools rundum Aufgabenverwaltung, Team-Kommunikation, Zeiterfassung, Wissensmanagement und mehr, die nicht nur leicht zu implementieren sind, sondern auch häufig kostenlos angeboten werden. Denn immer mehr Cloud-Anbieter setzten auf das Freemium-Modell.

Dabei werden die Standardversionen der Lösungen in der Regel kostenlos angeboten. Oft gibt es hier Einschränkungen in Bezug auf die Nutzerzahl, die verfügbare Speicherkapazität oder ähnliches. Andere Provider stellen die Hauptfunktionen uneingeschränkt gratis zur Verfügung, während Kunden, die auf Pro-Features nicht verzichten möchten, zur Kasse gebeten werden. Entscheidend ist beim Freemium-Modell nur die Tatsache, dass die kostenlosen Versionen zeitlich nicht begrenzt sind und Anwender sie langfristig produktiv einsetzen können. Für viele Unternehmen reichen die Gratis-Versionen oft völlig aus.

Im Folgenden stellen wir Ihnen eine Reihe leichtgewichtiger Productivity-Tools aus der Cloud vor, die für den Business-Einsatz konzipiert sind und im Freemium-Modell angeboten werden.

Todoist

Das 2007 gegründete Unternehmen Todoist offeriert laut eigenen Angaben die weltweite Nummer 1 unter den Apps für Aufgabenverwaltung und To-do-Listen. Tatsächlich ist Todoist ein besonders einfacher und intuitiver Task-Manager, der mit einer minimalistischen Anwendungsoberfläche und einem durchdachten Feature-Set aufwartet. To-do-Listen werden beispielsweise automatisch sortiert und in den Ansichten Heute, Demnächst und individuellen Filtern angezeigt, sodass sich Benutzer auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren können.

Zu den Hauptfunktionen der Software zählen neben den üblichen Werkzeugen zur Aufgabenverwaltung auch weiterführende Extras, die den Unterschied ausmachen können. Hierzu zählt beispielsweise die Möglichkeit, Projekte und Subprojekte, sowie hierarchische Aufgaben anlegen zu können. Hinzu kommen File-Sharing, Prioritäten, Tags und Terminverwaltung.

Trello

Wer von einer Aufgabenverwaltung etwas mehr erwartet, sollte einen Blick auf das visuelle Projektmanagement-Tool Trello werfen. Der Dienst wird vom amerikanischen Softwareunternehmen Atlassian angeboten. Trello wartet mit einem innovativen UI-Design auf, das auf "Kartenansichten" basiert und Informationen besonders übersichtlich darstellt.

Zusammenhängende Aufgaben können in Listen zusammengebracht werden, während ganze Projekte oder Arbeitsgruppe sich in "Boards" kategorisieren lassen. Dabei wird jede Aufgabe als eine Karteikarte dargestellt. Hier lassen sich Checklisten anlegen, Kommentare posten und Dateien anhängen. Trello macht sowohl im Browser als auch auf Smartphones und Tablets eine gute Figur.

TrackingTime

Mit TrackingTime präsentiert sich eine einfache und kostenlose App, mit der Unternehmen nicht nur ihre Projekte und Aufgaben, sondern auch ihre Arbeitszeiten professionell verwalten können. Und das nicht nur auf dem Desktop, sondern auch unterwegs. So bietet TrackingTime neben einer Standard-Web-Anwendung für den Browser und einer nativen App für Mac OS X auch mobile Apps für iOS und Android.

Das Tool richtet sich in erster Linie an Unternehmen, die projekt- beziehungsweise auftragsorientiert arbeiten und auf genaue Stundennachweise angewiesen sind. Wer seine Projekte besser in den Griff bekommen, Arbeitszeiten bequem erfassen und seine Produktivität systematisch messen möchten, ist bei TrackingTime an der richtigen Adresse.

Slack

Neben Projekt- und Aufgabenmanagement-Tools sind umfassendere Systeme wie Slack im Bereich Collaboration zunehmend beliebt. Slack ist eine moderne Business-Productivity-Lösung aus San Francisco, hinter der Stewart Butterfield, eine der Mitgründer der populären Foto-Sharing-Plattform Flickr, steht. Die Software versetzt Anwender in die Lage, sich in privaten oder öffentlichen Chat-Räumen miteinander auszutauschen und Dokumente auf einfache Weise zu teilen.

Die Besonderheit von Slack liegt darin, dass es sich mit zahlreichen Online-Diensten nahtlos integrieren lässt. Sämtliche Benachrichtigungen aus den Anwendungen, die man im Unternehmen einsetzt, werden in Slack in vordefinierten Chat-Räumen angezeigt. Somit finden sämtliche Team-Diskussionen rundum Aufgaben, Dokumente, Bugs, Kunden, Projekte und so weiter zentral an einem einzigen Ort statt.

Chanty

Als leichtgewichtige Slack-Alternative kommt beispielsweise das Tool Chanty infrage. Dabei handelt es sich um eine einfache, auf wenige Funktionen begrenzte Chat-Software, mit der sich hauptsächlich die Erledigung von Aufgaben im Team managen lässt. Abteilungen oder Teams, die vor allem ein Werkzeug für das Task Management benötigen, können von einer KI-gestützten Benutzeroberfläche profitieren.

Zentrales Steuerungsinstrument ist das "Teambook", in dem sämtliche Aufgaben, Nachrichten, Konversationen und Dokumente auffindbar sind. Nutzer können sich über private und öffentliche Chats, Gruppen-Telefonate und Video-Chats austauschen. Chanty bindet darüber hinaus zahlreiche Third-Party-Apps ein.

Smartsheet

Mit Smartsheet können Teams Projekte verwalten, Prozesse automatisieren und Aufgaben steuern. Das Cloud-gestützte Tool bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, Echtzeit-Gantt-Diagramme, diverse Dashboards und Funktionen zur Arbeitsautomatisierung. Der Anbieter, die 2005 gegründete US-amerikanische Softwarefirma Smartsheet, wirbt unter anderem mit der hohen Skalierbarkeit des Systems, das sich sowohl für kleine Teams als auch für unternehmensweite Installationen eignen soll.

Punkten kann das Tool auch in Sachen Compliance und Security-Funktionen. So unterstützt Smartsheet diverse internationale Compliance-Frameworks und behördliche Standards. Hinzu kommen diverse Features zur Integration von Drittanwendungen, darunter Microsoft Teams und Slack.

MindMeister

Geht es um Produktivität in Zeiten des Informationsüberflusses, gewinnen Wissensmanagement-Lösungen weiter an Bedeutung. Neben klassischen Produkten in diesem Bereich, darunter Evernote und OneNote von Microsoft, können auch leichtgewichtige Mind-Mapping-Tools Unternehmen gute Dienste leisten. Eines der beliebtesten Werkzeuge in dieser Kategorie ist MindMeister. Profitieren können davon vor allem Teams, die gemeinsam an Mind-Maps arbeiten möchten.

Alle Änderungen an einem Dokument werden durch verschiedene Farbeffekte markiert, sodass jedes Teammitglied leicht erkennen kann, wer was gerade macht. Mit dem integrierten Chat-Modul können Nutzer zudem miteinander kommunizieren, ohne die App verlassen zu müssen. Praktisch: In eine Map lassen sich Links, Bilder, Notizen und Dokumente auf einfache Weise einbinden.

Zapier

Mit dem Web-Service Zapier lassen sich Aufgaben und Workflows über unterschiedliche Online-Dienste hinweg auf einfache Weise automatisieren und synchronisieren. Das geschieht mit sogenannten "Zaps". Damit stellt das Tool eine interessante Alternative zum populären Consumer-Dienst IFTTT dar, die aber speziell für den Unternehmenseinsatz konzipiert ist und den Schwerpunkt auf Business-Produktivität legt.

Zapier unterstützt mehrere tausend populäre Anwendungen aus unterschiedlichsten Bereichen. Dazu gehören beispielsweise die Projektmanagement-Tools Basecamp und Trello, die CRM-Systeme Nimble und SugarCRM, sowie Help-Desk-Systeme wie Uservoice und Zendesk.