Kostenvergleich Lizenz- vs. SaaS-ERP-Systeme

Der Preis ist sicher nicht allein ausschlaggebend - aber doch eines der wichtigsten Argumente, wenn es um die Einführung einer neuen ERP-Lösung geht. Gerade vor dem Hintergrund immer leistungsstärkerer ERP-Systeme, die im SaaS-Modell angeboten werden, stehen heute viele Unternehmen vor dem Problem, die Kosten und Nutzen von Lizenz- und SaaS-Systemen zu vergleichen.

Die Rechnung scheint auf den ersten Blick einfach: Bei Lizenzsoftware fallen die annualisierten Lizenzkosten plus Wartungsvertrag an, bei SaaS-Software ergibt sich der Preis aus der Anzahl der Nutzer mal Mietgebühren. "Die meisten Firmen, mit denen wir uns zu diesem Thema unterhalten haben, verwenden diesen recht rudimentären Ansatz", sagt Simon Ellis, Analyst bei IDC. Für die Studie "SaaS-ERP vs. On-Premise-ERP: Der Vergleich aus einer TCO-Perspektive" hat er IDC-Analyst etwas genauer hingeschaut und nachgerechnet: "Ein On-Premise-ERP-System bringt jedoch noch eine Reihe weniger offensichtlicher Kostenfaktoren mit sich, die leicht übersehen werden."

Wenn man diese Kosten in die Kalkulation einbeziehe, stehe die SaaS-Lösung im Vergleich zum On-Premise-System mitunter deutlich besser da. Denn die Lizenzsoftware verursache eine ganze Reihe von Aufwendungen, die im laufenden Betrieb anfallen und sich insgesamt zu einem beträchtlichen Kostenblock addieren.

So fielen über die "offensichtlichen Kosten" hinaus etwa die Personalkosten für die Administration der IT-Systeme und des Rechenzentrums, die Energie- und Raumkosten für dessen Betrieb sowie die Anschaffungskosten für Hardware und Kommunikationstechnik an. "Daneben sind auch die Opportunitätskosten all dieser Aufwendungen zu berücksichtigen, insbesondere natürlich bei den Investitionskosten", sagt Ellis.

Neue Kosten durch Customizing

Darüber hinaus kann das Erweitern von On-Premise-Software um neue Funktionen durch Customizing zu erheblichen weiteren Kosten führen. Nach der Investition in das eigentliche Customizing sind zusätzliche Wartungsgebühren an den Hersteller zu leisten, oder die Anpassungen müssen beim nächsten Upgrade umgeschrieben oder angepasst werden. Besonders bei Unternehmen mit vielen mobilen Mitarbeitern, Telearbeitern oder virtuellen Arbeitsplätzen entstehen weitere Aufwendungen – technisch und personell – um einen flexiblen mobilen Zugriff auf das ERP-System zu realisieren.

Auch das Thema Skalierbarkeit birgt finanzielle Risiken: Für viele IT-Abteilungen geht es nicht nur um den allgemeinen Aufbau eines skalierbaren Systems, sondern auch um die Frage, wie schnell auf veränderten Bedarf reagiert werden kann. Von der IT wird erwartet, immer gerade die richtigen Dienste mit der richtigen Bandbreite bereitzustellen. In sich immer dynamischer verändernden Märkten herrscht bei vielen Unternehmen noch Unklarheit darüber, auf welchem Niveau sich die Umsatzlage und damit die Auslastung der Systeme zukünftig einpendeln wird.

Nicht zuletzt bereiten die Punkte Kontinuitätsmanagement und Disaster Recovery den IT-Verantwortlichen Kopfschmerzen – und verursachen Aufwand und Kosten. Für einen Systemausfall müssen Ressourcen und Failover-Systeme vorgehalten, Notfallpläne entwickelt und getestet werden, um eine adäquate Redundanz zu gewährleisten.

Kostenvorteile einer SaaS-Lösung

Diese Punkte sind bei SaaS-Systemen bereits in der Mietgebühr enthalten. "Werden all diese Faktoren in die Gleichung einbezogen, wächst der Kostenvorteil einer SaaS-Lösung mitunter deutlich", sagt Analyst Ellis. Zudem sei zu berücksichtigen, dass die derzeitig meist angewandten einfachen Formeln auf einem Paradigma beruhten, das seit der Finanzkrise nicht mehr unbedingt Bestand habe. IDC erwartet einen Wandel hin zu variablen Kostenstrukturen als Reaktionsstrategie auf die Ungewissheit an den Märkten.

"Wie sich dieser Wandel auf die Wahrnehmung von SaaS-Lösungen auswirken wird, wissen wir momentan noch nicht", sagt der IDC-Analyst. Er hält es jedoch für wahrscheinlich, dass mit steigendem Reifegrad und wachsendem, klarerem Nutzen der SaaS-Angebote der Markt hin zu einer stärkeren Akzeptanz von SaaS-Lösungen tendieren und dabei gleichzeitig das Potenzial für Kostensenkungen weiter steigen werde.

Zwar rät IDC-Experte Ellis allen Interessenten, sich bei der Anschaffung eines ERP-Systems nicht nur von Kostensaspekten leiten zu lassen, sondern eine breiter gefasste Perspektive ins Auge zu fassen. Nach seiner Studie sind jedoch bereits unter reinen Kostengesichtspunkten die Ergebnisse mit einer SaaS-Lösung in der Regel positiv: "Die meisten Unternehmen haben nach eigener Aussage ihre Einsparziele entweder erreicht oder sogar noch übertroffen."

Ausgehend von den Gesprächen, die Ellis mit CIOs und Technologie-Entscheidern geführt hat, sind SaaS-Lösungen nach seiner Einschätzung besonders in folgenden Fällen attraktiv:

5 sinnvolle Einsatzszenarien für SaaS

1. Das Geschäfts- oder Transaktionsvolumen schwankt oder lässt sich nicht vorhersagen.

2. Die Implementierungsdauer ist ein kritischer Faktor.

3. Der ROI einer ERP-Implementierung lässt sich nur schwer berechnen.

4. Die Budgets für Investitionen sind knapp.

5. Das eigene EDV-Personal verfügt nicht über die nötigen Spezialkenntnisse oder wird in anderen Bereichen gebraucht.

Breite Angebotspalette für SaaS-ERP

Interessenten sollten dabei aber auf keinen Fall vergessen, dass es im Markt für ERP-SaaS-Lösungen eine breite Angebotspalette von Anbietern mit unterschiedlicher Kundenbasis, Zielgruppen und Leistungsmerkmalen gebe. "Auch bei den SaaS-Anbietern gibt es Unterschiede. Im SaaS-Bereich findet zurzeit ein Reifeprozess statt". Unternehmen sollten bei der Wahl ihres Anbieters daher darauf achten, dass dieser über nachgewiesene Erfahrung und eine gute Reputation verfügt, was die Zusammenarbeit mit Kunden angeht. "Nur so können sie sichergehen, dass ihre Ziele in Bezug auf wirtschaftliche Ergebnisse, Skalierbarkeit und Kontinuitätsmanagement mit hoher Wahrscheinlichkeit erreicht werden."