Kriterien für Projektmanagement-Software

Die Steuerung von projektorientierten Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen ist komplex. Wechselnde Projektteams, unterschiedliche Vertragsformen und Abrechnungsmodalitäten sowie Projektlaufzeiten stellen hohe Anforderungen an die Unternehmenssoftware, die diese Zusammenhänge abbilden muss, damit die internen Prozesse für einen reibungslosen Ablauf der Projekte sorgen.

Schließlich wollen die Kunden nicht nur inhaltlich gute Projektarbeit erhalten sondern während des Projektes wissen, welche Budgets bereits verbraucht sind und mit zutreffende Abrechnungen auch ein eigenes Kontrollinstrument haben.

Weil viele der Unternehmen im Markt für IT-Beratung- und Systemintegration eine hohe Agilität aufweisen, sind Änderungen in der Organisation und in den Unternehmensprozessen nicht selten. Diese unterschiedlichen Rahmenbedingungen von Dienstleistungsunternehmen im Vergleich zu produzierenden Unternehmen, dem Versandhandel, Logistik- oder Pharma-Unternehmen haben dazu geführt, dass sich der ERP-Markt stark ausdifferenziert hat.

Trendstudie 2012

Doch welche Anforderungen müssen die Lösungen für die Steuerung von projektorientierten Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen erfüllen und wie sieht die Landschaft von Werkzeugen aus, mit der die Unternehmen in der Praxis typischerweise arbeiten? Diese Fragen stehen im Mittelpunkt der aktuellen Trendstudie 2012 "Erfolgreiche Steuerung von projektorientierten Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen", die von der Lünendonk GmbH, Kaufbeuren, in Zusammenarbeit mit der Unit4 Business Software GmbH, München, durchgeführt wurde.

Ziel der Studie, für die 51 Unternehmen auf Top-Management-Ebene befragt wurden, war es, die Erfahrungen mit derzeit eingesetzten Lösungen zur Unternehmenssteuerung sowie die Anforderungen an zukünftige Herausforderungen zu analysieren.

Die 5 wichtigsten Funktionen von Systemen

Die fünf wichtigsten Funktionen aus Sicht der Unternehmen sind:

• Ressourcen-/Einsatzplanung

• Projektabrechnung

• Finanzplanung

• Projektsteuerung

• Rekrutierung

Wichtig zu wissen ist, dass gleichzeitig zwei der fünf wichtigsten Funktionen den höchsten Anpassungsbedarf erzeugen: Dies trifft auf die Funktionen "Ressourcen-/Einsatzplanung" sowie "Projektsteuerung/Projektmanagement" zu. Damit stehen die Unternehmen vergleichsweise häufig vor der Herausforderung, Änderungen in Kernfunktionen vornehmen zu müssen.

Diese Änderungen müssen dabei oftmals in verschiedenen Lösungen und Software-Werkzeugen erfolgen: Nur 35,3 Prozent der befragten Unternehmen setzen ERP-Lösungen ein, die mehr als 70 Prozent der Aufgaben abdecken. Weitere 15,7 Prozent der befragten Unternehmen arbeiten mit ERP-Lösungen, die weniger als 70 Prozent der Aufgaben abdecken.

Ergänzt wird die Vielfalt der Szenarien durch 25,5 Prozent an Unternehmen, die heterogene Lösungen einsetzen (Einzellösungen, die nur teilweise mit Schnittstellen ausgestattet sind), sowie Unternehmen, die überwiegend Excel als Planungs- und Steuerungswerkzeug nutzen. Sonstige Konstellationen wurden in 5,9 Prozent der Fälle genannt.

Die wichtigsten Auswahlkriterien für Tools

An oberster Stelle der Auswahlkriterien steht die "Effizienz" der Software mit einer durchschnittlichen Bewertung von 1,82. Diese hohe Gewichtung verwundert nicht angesichts der Vielfalt der parallel genutzten Lösungen und des naheliegenden hohen manuellen Aufwands bei der Dateneingabe, Konsolidierung und Auswertung.

Gleichauf in der Bewertung mit durchschnittlich 1,98 werden an zweiter Stelle die Themen "Funktionsumfang", "Preis-Leistungs-Verhältnis" sowie "Benutzerfreundlichkeit (intuitive Bedienung)" genannt. Hier wird der Wunsch deutlich, mehr Funktionen und Aufgaben mit einer Lösung abzudecken, sowie insgesamt ein gutes "Preis-/ Leistungsverhältnis" einzukaufen. Rückschlüsse, inwieweit dabei auch bereits Folgekosten durch nachträgliche Änderungen in den Applikationen berücksichtigt werden, sind auf Basis der genannten Auswahlkriterien nicht möglich.

Es darf jedoch aufgrund der hohen internen Umsetzungsquote von Änderungen vermutet werden, dass die Umsetzungskosten von Änderungen nach der Implementierung bisher nicht genauer erfasst werden und daher nicht in vollem Umfang in die Gewichtung der Auswahlkriterien einfließen.

Der Aspekt der Benutzerfreundlichkeit hat großen Anteil daran, wie schnell die Mitarbeiter in den kaufmännischen Abteilungen der IT-Beratungs- und Systemintegrations-Unternehmen eine hohe Produktivität beim Umgang mit der Lösung erreichen, und sorgt bei positiver Bewertung durch die Mitarbeiter für einen zusätzlichen Produktivitätsfaktor durch hohe Benutzerzufriedenheit. Mit der Vorstellung des iPhones hat die Benutzerfreundlichkeit eine völlig neue Bedeutung gewonnen.

Folgen der Consumerisation

In der Folge schwappen steigende Erwartungshaltungen seitens der Anwender aus dem Konsumentenbereich zurück in die Unternehmen. Dieser Effekt wird als Consumerisation der IT bezeichnet und beschreibt den Effekt, dass der Konsumentenmarkt inzwischen viel schnellere Innovationszyklen aufweist und damit zum Treiber von Veränderungen in der IT- und Anwendungslandschaft der Unternehmen wird.

Beispiele dieses Trends sind Social Networks wie Facebook, die inzwischen über Microsoft Sharepoint oder andere Lösungen als Social-Media-Plattform für die interne Projektkommunikation genutzt werden, einschließlich mobiler Apps für den Zugriff von unterwegs über das Smartphone.

Probleme durch Integration und Hersteller-Abhängikeit

Die "Integrationsfähigkeit in Dritt-Systeme" liegt in der Bewertung auf Rang fünf mit durchschnittlich 2,27. Ebenfalls mit einer Bewertung im wichtigen Bereich der Skala folgt das Thema "Hohe Abhängigkeit von Herstellern und externer Beratung bei Anpassungen und Änderungen" (durchschnittliche Bewertung 2,46). Dieses Auswahlkriterium, das hoch bewertet aber das Gegenteil gewünscht ist, sorgt in Verbindung mit "Modulweisen Updates und Upgrades" für sinkende Folgekosten bei Anpassungen und flexiblere Kosten durch schrittweise Erweiterungsmöglichkeiten, wenn zusätzliche Funktionen benötigt werden.

Das Angebot von so genannten "Cloud Services (Software as a Service)", also der Nutzung von Software über das Internet auf der Basis von Nutzungsgebühren statt Lizenzen, hat aus Sicht der befragten Unternehmen in diesem Softwaresegment noch keine große Bedeutung. Die durchschnittliche Bewertung von 3,35 liegt im neutralen Bereich der Skala.

Zukünftig wird jedoch eine steigende Bedeutung von Cloud-Angeboten erwartet. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass die befragten Unternehmen vor solchen Überlegungen zunächst selbst einen höheren Standardisierungsgrad erreichen müssen und dieses Ziel auch mit der Einführung einer ERP-Software verbinden.

Reporting-Aufgaben bedeuten hohen manuellen Aufwand

Berücksichtigt man die Vielfalt der eingesetzten Lösungen sowie den relativ geringen Integrationsgrad, wird deutlich, dass gerade Reporting-Aufgaben einen hohen manuellen Aufwand nach sich ziehen, fehleranfällig sind und Stand heute bei vielen Unternehmen kaum Möglichkeiten für Ad-hoc-Reporting bieten. Diese Funktionen werden jedoch von der Geschäftsführung zunehmend gefordert.

Das zeigt sich auch bei der Analyse der zukünftigen Herausforderungen für die Unternehmen: Hier stehen Reporting, internationaler Wettbewerb/Kostendruck und Komplexität ganz oben auf der Agenda. Auf diese Trends haben führende Anbieter von Unternehmenssoftware bereits reagiert und bieten zunehmend Business-Analytics-Funktionen an.

Hartmut Lüerßen ist Partner bei der Lünendonk GmbH.