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Je mehr Technologie und Geschäft verschmelzen, umso stärker möchten Vorstände die Kontrollgremien in IT-Strategien und Initiativen einbinden. Deshalb werden Präsentationen der CIOs vor dem Board of Directors immer häufiger, um die Aufsichtsräte in Sachen Compliance, IT-Sicherheit und Risiko-Management auf den neuesten Stand zu bringen. Und ihnen zu erklären, wie die IT Geschäfte und strategische Ziele unterstützen kann.
Der Forrester-Leitfaden für diese Präsentationen enthält klare formale und sprachliche Grundregeln: Kurz muss der Vortrag sein - nicht länger als zehn Minuten plus fünf Minuten Zeit für Fragen. Auf Fach-Jargon und unverständliche Abkürzungen sollten CIOs konsequent verzichten, ebenso auf verwirrende Schaubilder von IT-Architekturen. Die Aufsichtsräte sind keine Spezialisten und wollen das auch nicht werden.
Stattdessen sollte die Präsentation unkompliziert und anschaulich sein. Die Analysten raten den CIOs, inhaltlich an Probleme und Herausforderungen anzuknüpfen, die das Board wiedererkennt und als wichtig empfindet. Aufbereitet sind die Inhalte im Idealfall mit acht Folien. Den Aufbau unterteilt Forrester in drei Abschnitte:
Zunächst gilt es, die fachspezifischen Inhalte mit den Business-Kernstrategien zu verknüpfen. Das läuft in drei Schritten ab: die Geschäftsstrategien herausarbeiten und beschreiben; IT-Prinzipien herausschälen, die diese unterstützen, erklären, wie die Projekte auf der aktuellen Tagesordnung die Strategien bereichern können.
Im zweiten Abschnitt sollen aktuelle Wünsche und Vorschläge in Geschichte und Zukunft der IT im Unternehmen eingebettet werden. Der CIO muss beispielsweise genau erklären können, warum künftige Ausgaben sich deutlich von früheren Investitionen unterscheiden.
Der dritte und letzte Teil der Präsentation sollte deutlich machen, auf welche Weise die Aufsichtsräte oder der Vorstand den Erfolg des vorgestellten Projekts sichern können. Dabei geht es einerseits natürlich um Geld, andererseits aber auch um den Rückhalt des Managements. Die Empfehlung: Sagen, wer bislang sein Einverständnis erklärt hat und wer wohl als nächstes zustimmt.
Um einen positiven Eindruck von der IT zu hinterlassen, rät Forrester außerdem:
Hausaufgaben machen: vor dem Meeting herausfinden, welche Ziele das Board verfolgt, und überlegen, wie sich die eigene Präsentation in diesen Kontext einfügt. Konkret bedeutet das, in alten Protokollen zu blättern und erfolgreiche Präsentationen des CEOs als Richtschnur zu beschaffen.
Vorher Werbung machen: die Aufsichtsräte und andere Anwesende vorab über die anstehende Präsentation informieren und ihre Unterstützung einholen; dies dient auch dazu, heikle Punkte oder besondere Schwierigkeiten herauszufiltern (z. B. Lieblingsprojekte bestimmter Mitglieder etc.).
Hinterher beim CEO nachfühlen: auch nach einer geglückten Vorführung empfiehlt sich eine Nachbesprechung mit dem CEO und/oder einem anderen Unterstützer, um Feedback zu erhalten und die nächsten Schritte zu planen.
Der Leitfaden, den Forrester für Präsentationen in Aufsichtsräten entwickelt hat, trägt den Titel "Presenting IT to the Board of Directors".