Lifecycle Management in 8 Phasen

Wer seine Hardware so lange nutzt, bis sie ihren Geist aufgibt, verschenkt Potenzial. Denn er hat nur den materiellen Wert der Geräte im Blick, nicht aber ihren Nutzen und Wert für das Business. Zu diesem Schluss kommt das britische IT-Marktforschungsunternehmen Quocirca in dem Report "Don't sweat assets, liberate them!".

Denn Hardware hat neben ihrem materiellen Wert auch einen geschäftlichen, der für das Business viel bedeutender sein kann. Auf einem Server beispielsweise können nach zwei Jahren jede Menge Daten liegen, die einen hohen Unternehmenswert darstellen (grüne Linie in der nebenstehenden Grafik).

Nicht nur den materiellen Wert von Hardware betrachten

Dabei hat dieser Server materiell gesehen nach zwei Jahren die beste Zeit schon hinter sich und ist oft nicht einmal mehr die Hälfte seines Anschaffungspreises wert. (rote Linie in der Grafik). Viele Unternehmen betrachten jedoch nur diesen materiellen Wert.

Hardware kann auch einen sicherheitsrelevanten Wert haben. Ein Router etwa speichert oft Netzwerkeinstellungen, die einem Hacker einen Weg ins Unternehmensnetz eröffnen können. Diese Daten spielen im Lebenszyklus der Hardware eine wichtige Rolle, wenn es um die Entsorgung geht. Wer die Daten nicht im Blick hat und auf dem Router belässt, eröffnet eine Sicherheitslücke. Das kann einem Unternehmen später teuer zu stehen kommen, bis hin zu Reputationsverlust.

Diese Szenarien zeigen: Wer den Wert seiner Hardware genau kennen möchte, muss sich auch fragen, welchen Wert sie für das Business generiert. Das kann zu überraschenden Einsichten führen: Möglicherweise unterstützt eine neue Technik das Business mittlerweile so viel besser, dass man Hardware schon nach zwei Jahren ersetzt.

Den strategischen Wert von Hardware erkennen

Das stellt neue Anforderungen an die Hardwarebeschaffung: Wann ist der ideale Zeitpunkt, ein Gerät zu wechseln? Um diese Frage zu beantworten, hat Quocirca im Auftrag von Bell Microsystems, einem britischen Anbieter von Lifecycle-Services, ein Modell entwickelt, das einen strategischen Blick auf die Hardware ermöglicht. Strategisch bedeutet, dass einmal der Wert und die Kosten der Hardware erfasst werden, dann aber auch ihr Wert für das Business einbezogen wird.

Um nun den strategischen Wert darzustellen, hat Quocirca den Lebenszyklus der IT-Ausrüstung in acht Felder unterteilt. Diese führen die Kosten für Anschaffung, Betrieb, Wartung und Entsorgung ebenso auf wie den Wert der Hardware für das Business.

Im nächsten Schritt bewertet Quocirca die Reife dieser acht Felder detailliert in jeweils sechs Stufen. Diese Stufen reichen von minimaler Umsetzung über Best Practice und Service-orientierter Umsetzung bis zur visionären Umsetzung. Wer in allen acht Feldern die höchste Reife erlangt, verwirklicht das Idealbild eines visionären Lifecycle-Managements.

1. Der erste Bereich erfasst den materiellen Wert der Hardware. Der Gerätewert soll natürlich exakt aufgenommen und in einer automatischen Inventur ständig nachverfolgt werden. Der Schlüsselbereich ist hier der Abgleich mit dem Businessnutzen: Wie gut erfüllt die Hardware ihren Zweck? Das mündet in "Was wäre wenn?"-Betrachtungen und in Empfehlungen für die künftige Ausrüstung.

Dauerhafte Beziehung zu Lieferanten

2. Durch eine Beratung lernt das IT-Management die möglichen Optionen kennen. Das umfasst beispielsweise, welche Ebenen die Virtualisierung erreichen soll und ob der Einsatz einer Private oder Public Cloud den passenden Mix von Funktionen für das Business bereitstellt. Diese Optionen gehen dann in die Planung der Hardware-Beschaffung ein. Dieses Feld ist nahe an der Vollendung, wenn die Argumentation so ausgereift ist, dass das Business die Gründe für eine Anschaffung nachvollziehen kann.

3. Die Beschaffung baut auf eine konstante Beziehung zu den Lieferanten auf. Das bezieht auch die Möglichkeit ein, den Einkauf an externe Partner auszulagern. Diese erhalten aufgrund von Skalenvorteilen einen guten Preis und sie können dank ihrer Marktkenntnis einschätzen, wann eine neue Technik reif für den Einsatz ist.

4. Wer seine Bereitstellung perfektionieren will, testet neue Geräte intensiv in einer nachgebildeten Umgebung, um sie störungsfrei ins System integrieren zu können. Zudem achtet er darauf, die Hardware energieeffizient aufzubauen.

5. Der Betrieb erfolgt automatisiert. Das System wird fortlaufend analysiert, um vorausschauend eingreifen zu können. Mit zunehmender Reife wird der Betrieb als Teil der Lieferkette verstanden. Daran schließt sich ein automatisiertes Lizenzmanagement an, um die Nutzung der Geräte genau zu dokumentieren und ständig mit dem Bedarf abzugleichen.

Wer diese Bereiche permanent weiterentwickelt, erkennt den Zeitpunkt, wann der Tausch einer Hardware geschäftlich sinnvoll erscheint. Auch bei der abschließenden Entsorgung können Unternehmen Perfektion erlangen.

Vorgehen zur Stilllegung vorher festlegen

6. Werden Geräte stillgelegt, sollte ihr Zweck und Nutzen für das Business präsent sein. Ein Plan für das exakte Vorgehen sollte bereitliegen, um Unterbrechungen zu vermeiden, und die Stilllegung voll überwacht werden, um Verbesserungen zu ermöglichen.

7. Die anschließende Datenvernichtung bezieht das Risikoprofil des Unternehmens ein.

8. Dieser Schritt hängt eng mit der Entsorgung zusammen: Soll das Gerät im Unternehmen als Ersatz bereitgehalten oder auf dem Gebrauchtmarkt verkauft werden, werden die Daten gelöscht. Andernfalls wird das Gerät unbrauchbar gemacht und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend entsorgt.

Wer diese Methodik des Lifecycle-Managements über die acht Bereiche anwendet, erhöht die Chancen, sein Business mit der richtigen IT zu versorgen - neue Marktkonditionen oder der technische Wandel sind ständig einbezogen. Das ist wichtig, denn neue Technologien können heute rasch einen so hohen Wert für das Business generieren, dass es sich lohnt, Hardware viel früher zu tauschen als der Blick auf ihren materiellen Wert vermuten lässt.

Unternehmen starten natürlich von unterschiedlichen Ausgangspunkten und werden auch nicht von heute auf morgen das perfekte Lifecycle-Management entwickeln können. Hier hilft eine exakte Ist-Soll-Analyse, um die nächsten Schritte abzustecken.

Im ersten Schritt gilt es, den Ist-Zustand für die acht genannten Lifecycle-Bereiche zu erfassen. Um den Überblick zu wahren, lässt sich der Zustand in das von Quocirca aufgestellte Schema (siehe Grafik)eintragen.

Roadmap für Lifecycle-Management

Danach wird festgelegt, welche Ziele das Unternehmen in einem abgesteckten Zeitrahmen erreichen möchte. Zusammen mit der Analyse des Status lässt sich schließlich aus der Grafik die Roadmap ablesen.

Sind die Ziele identifiziert, so gilt es, das Reifemodell laufend zu überwachen und den Ist-Soll-Zustand von Zeit zu Zeit erneut zu messen. Das stellt sicher, dass die aktuellen Bedürfnisse und das Risikoprofil des Unternehmens immer wieder neu in die Planung eingehen, bis eine hohe Reife im Lifecycle-Management erreicht ist.