Lizenz-Management: Eine Pflicht für jedes Unternehmen

In der täglichen Praxis fällt immer wieder auf, dass viele Unternehmen kein Lizenzmanagement eingerichtet haben. Das ist aus mehreren Gesichtspunkten rechtlich bedenklich, wenn nicht sogar leichtfertig. Ein Beispiel: Das Urheberrechtsgesetz enthält in den §§106ff. Straf- und Bußgeldvorschriften. Wer etwa ohne Einwilligung des Berechtigten ein Werk vervielfältigt, also beispielsweise eine Software unerlaubt nutzt, muss mit Freiheitsstrafe bis zu 3 Jahren oder mit Geldstrafe rechnen. Selbst der Versuch ist bereits strafbar.

Daneben sieht das Urheberrechtsgesetz auch zivilrechtliche Ansprüche gegen Rechtsverletzer vor: Neben dem Unterlassungsanspruch und dem Anspruch auf Vernichtung und Überlassung der Vervielfältigungsstücke ist ein Schadensersatz zu zahlen, wenn unerlaubt Software genutzt wird.

Nicht nur aus diesem Grund sollten sowohl IT-Abteilung als auch Geschäftsleitung den Bereich Lizenzmanagement organisieren. Zumal ein positiver Nebeneffekt auftritt: Viele der Überlizenzierungen, die in Unternehmen auftreten, können frühzeitig erkannt werden, so dass mit den betrieblichen Ressourcen sorgfältig umgegangen wird.

Das Lizenzmanagement umfasst folgende Punkte:

• Anlegen einer Datenbank zu Bestandsaufnahme und Nachweis der Softwarelizenzen: Für den Nachweis des rechtlichen Bestandes einer Softwarelizenz sind die entsprechenden Original-Dokumente zu archivieren. Eine generelle Regel für die Art des Archivierens gibt es dabei nicht, denn die Softwarehersteller verhalten sich sehr unterschiedlich. Während zum Beispiel bei Microsoft verschiedene Lizenzbestandteile, die auch über das Internet abgefragt werden können, zu hinterlegen sind, genügt bei anderen Softwareherstellern der Nachweis durch eine Rechnung, einen Softwarevertrag oder eine andere Urkunde.

Minimum ist aber auf jeden Fall der Nachweis durch eine Rechnung oder einen entsprechenden Vertrag.

• Wer sein Lizenzmanagement endlich in geordnete Bahnen lenken will, steht zu Beginn häufig vor der Schwierigkeit, dass Lizenznachweise im Unternehmen nur schwer auffindbar sind. Wenn aber die Software ordnungsgemäß lizenziert wurde, kann im Notfall auch beim Hersteller angefragt und um nachträgliche Bestätigung der rechtmäßigen Nutzung der Softwarelizenz gebeten werden. Es empfiehlt sich, neben den Dokumenten auch die Original-Datenträger aufzubewahren und zu archivieren. Damit ist auch ein schneller Zugriff bei Neuinstallationen sichergestellt.

• Erfassen der Nutzungsrechte: Als weiterer Punkt ist der jeweilige Umfang der Softwarelizenzen, sprich das Nutzungsrecht im Einzelnen, in einer Datenbank zu erfassen. Der juristische Hintergrund stellt sich dar wie folgt: Das Urheberrechtsgesetz unterscheidet zunächst einmal zwischen ausschließlichen Nutzungsrechten und einfachen Nutzungsrechten.

Bei einem ausschließlichen Nutzungsrecht steht dem Erwerber ein exklusives Recht zur Nutzung zu. Eine solche Vereinbarung findet man nicht im Bereich des Vertriebes von Standard-Software, sondern nur bei der Erstellung von Individual-Software. In solchen Verträgen ist insbesondere zu klären, ob der Quellcode an die Vertragspartner mit herauszugeben ist. Weiterhin sollte bei der Übertragung eines ausschließlichen Nutzungsrechtes vertraglich vereinbart werden, ob der Entwickler der Software ein Nutzungsrecht für sich selbst behält.

Nicht immer besteht ein Recht auf exklusive Nutzung

Bei einem einfachen Nutzungsrecht ist der Erwerber berechtigt, die Software einzusetzen, wobei der Hersteller der Software oder auch ein Vertriebspartner gleichzeitig berechtigt ist, auch anderen Kunden eine entsprechende Nutzung zu gewähren.

Das Urheberrechtsgesetz hält in §31Abs.5 eine Auffangregelung bereit. Wenn die Vertragsparteien die Einräumung der Nutzungsrechte nicht detailliert vertraglich geregelt haben, so bestimmt sich nach dem zugrunde gelegten Vertragszweck, auf welche Art sich das Nutzungsrecht erstreckt. Dies kann in der Praxis allerdings zu erheblichen Unsicherheiten führen, so dass ein Rückgriff auf die Auffangklausel möglichst vermieden werden soll.

In der Regel ist der Umfang des Nutzungsrechtes in den jeweiligen Lizenzbedingungen festgelegt. Das Nutzungsrecht kann inhaltlich beschränkt sein. Beispielsweise kann die Nutzung nur in Deutschland erlaubt sein, oder eine Weitergabe wird für unzulässig erklärt. Solche Fragen gewinnen dann an Bedeutung, wenn Software an Tochterunternehmen vermietet oder eine Form des Outsourcings gewählt wird.

Gefahren lauern schon bei der Datensicherung

Auch hier sollten Unsicherheiten möglichst vermieden werden. Wenn sich aus den Vertragsbedingungen oder aus der rechtlichen Bewertung nicht eindeutig ergibt, dass eine Vermietung oder ein Outsourcing zulässig ist, so empfiehlt sich für die Weitergabe der Software ausdrücklich, die Zustimmung des Herstellers einzuholen. Es gilt auch hier das Prinzip, mögliche Risiken zu vermeiden und zivilrechtliche oder strafrechtliche Konsequenzen auszuschließen.

Die vertraglichen Rahmenbedingungen und eingeräumten Nutzungsrechte können bereits beim Thema Datensicherung von Bedeutung sein. Nach den gesetzlichen Regelungen ist der Nutzer der Software berechtigt, eine Sicherungskopie anzufertigen (§69d Abs.2 UrhG). Ausdrücklich stellt das Gesetz klar, dass die Erstellung einer Sicherungskopie durch eine Person, die zur Benutzung des Programms berechtigt ist, nicht vertraglich untersagt werden darf.

Allerdings ist im Begriff der Herstellung einer Sicherungskopie nicht beinhaltet, dass im Rahmen der Datensicherung, insbesondere der Volldatensicherung, mehrfach vollständige Kopien der Software erstellt werden. Eine solche mehrfache Sicherung der Software ist nur mit einer ausdrücklichen vertraglichen Regelung erlaubt. Wenn ein Unternehmen also bereits Software vollständig im Rahmen der Datensicherungsroutinen kopiert und sichert, ohne dass dies vertraglich ausdrücklich erlaubt ist, liegt bereits ein Verstoß gegen die Urheberrechte des Softwareherstellers vor. Im Extremfall kann das zu den oben beschriebenen strafrechtlichen Konsequenzen führen oder entsprechende Schadensersatzansprüche nach sich ziehen.