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Wer in diesen Tagen als Führungskraft die Geschicke eines Unternehmens steuert, muss nicht nur robust sein, sondern auch ein Händchen für Multitasking haben. Denn Krisen und Disruptionen konzentrieren sich schon lange nicht mehr nur auf singuläre Geschäftszweige und eingeschränkte Zeitfenster, sie durchdringen sämtliche Unternehmensbereiche.
Die Folge: Der Wandel wird zu einem stetigen Begleiter. Unternehmen, die nicht in der Lage sind, sich ständig zu verändern, stellt das vor große Probleme. Ihnen droht der Verlust ihrer Wettbewerbsfähigkeit. Im Umkehrschluss bedeutet dies aber auch, dass sich Organisationen mit starken Transformationsfähigkeiten mehr Chancen denn je bieten. Um diese zu ergreifen, braucht es aber oftmals pragmatische Lösungsansätze. Zum Beispiel, gewisse Dinge nicht mehr selbst zu machen, wenn es an Ressourcen, Expertise oder Technologien mangelt.
Managed Services bieten für solche Szenarien inzwischen vielfältige Optionen, ganz unabhängig von der Support-Funktion: IT, HR, Finance, Tax, Legal - so ziemlich jeder Bereich kann profitieren. Eine Managed-Services-Studie von PWC zeigt jedoch, dass viele Unternehmen die Vorteile des Dienstleistungsmodells noch nicht gut genug kennen. Erst mit eigenen Erfahrungen erschließen sich den meisten Anwendern die konkreten Mehrwerte in vollem Ausmaß.
Die Befragung zeigt, dass mehr als die Hälfte der Unternehmen entweder gar nicht (21 %) oder nur bedingt (38 %) mit Managed Services vertraut ist. Dabei bieten die Services Antworten auf viele zentrale Probleme der Support-Funktionen. Führungskräfte nannten in der Umfrage etwa mehrheitlich (85 %) die Personalgewinnung als größte Herausforderung, gefolgt von Effizienz und Kostendruck (83 %) sowie der Digitalisierung der Funktionen (80 %) - alles Herausforderungen, für die Managed Services wie gemacht sind.
Support-Funktionen gezielt entlasten und weiterentwickeln
Die Randstad-ifo-Personalleiterbefragung aus dem vierten Quartal 2023 kommt zu dem Ergebnis, dass sich jedes zweite Unternehmen (54 %) mit einem Bewerbermangel konfrontiert sieht. Wirtschaft und Verwaltung sowie Technik und Technologie sind der Untersuchung zufolge die am stärksten betroffenen Sektoren. Zugleich wächst der Bedarf an Fachkräften gerade in diesen Segmenten enorm. Eine aktuelle Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) zeigt etwa, dass die Nachfrage nach qualifizierten Kräften in der hiesigen Halbleiterindustrie seit 2021/2022 um 30 % gestiegen ist. Im Sommer 2023 befand sich der IT-Fachkräftemangel laut IW auf einem Rekordhoch.
Managed Services beim Energieversorger LEAG
Wie Managed Services dabei helfen, die entsprechenden Herausforderungen zu meistern, zeigt beispielsweise das Beispiel der Lausitz Energie Bergbau AG (LEAG) - Deutschlands zweitgrößtem Stromerzeuger. Als wichtiger Energieversorger fällt der Konzern unter die KRITIS-Regulierung und muss in puncto Cyber Security strenge Anforderungen erfüllen. Das zentrale Benutzermanagement und die damit verbundene Rechteverwaltung sind für die LEAG wesentliche Bausteine, um Rechtskonformität und ein hohes Sicherheitsniveau zu gewährleisten.
Die IT-Abteilung setzt daher eine zentrale Plattform für Identity and Access Management (IAM) ein, um alle Benutzer sowie deren IT- und anwendungsspezifischen Berechtigungen zu verwalten. Im Tagesgeschäft betreiben die Mitarbeitenden der IT-Abteilung das IAM, bei der Betreuung der Plattforminfrastruktur unterstützt PwC mit Managed Services. Die externen Fachleute beheben dabei nicht nur Störungen, gewährleisten das Life-Cycle-Management und adaptieren die Plattform für neue Bedürfnisse. Sie entwickeln die Plattform auch weiter und unterstützen bei der Anpassung der operativen Vorgänge an neue Entwicklungsschritte.
Der Anwendungsfall verdeutlicht, dass die Auslagerung von Prozessketten nicht nur kurzfristig positive Effekte hat, sondern auch langfristig dabei hilft, Prozesse zu optimieren und die Wertschöpfung zu erhöhen. Mitarbeitende aus den Support-Funktionen werden entlastet und können sich verstärkt auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. So ist die Vermeidung von Personalengpässen und ein flexiblerer Personalkörper auch unter den Befragten der Managed-Services-Studie der größte Vorteil des Dienstleistungsmodells.
Den digitalen Reifegrad dauerhaft erhöhen
Neben der Suche nach qualifiziertem Personal ist und bleibt in vielen Unternehmen die Digitalisierung eine zentrale Herausforderung. Zeitmangel, Kosten und Komplexität sind laut der DIHK-Digitalisierungsumfrage 2022/2023 dabei die drei größten Bremsfaktoren. Viele wissen bereits, dass sie diese Hürden mit Managed Services besser bewältigen könnten: jedes zweite Unternehmen (51 %) zieht Managed Services als Übergangslösung in Betracht, um die digitale Transformation voranzutreiben. 22 % könnten sich vorstellen, die Services auch langfristig für diesen Zweck zu nutzen. Das bietet sich besonders dann an, wenn der digitale Reifegrad in vereinzelten Support-Funktionen dauerhaft erhöht werden soll.
Managed Services Provider würden in solchen Fällen zunächst die bestehenden Prozesse analysieren, passende Lösungen vorschlagen und das gewünschte System implementieren. Das kann beispielsweise eine moderne Buchhaltungssoftware oder HR-Plattform aus der Cloud sein. Allein dieser Schritt ist aus Sicht vieler Unternehmen ein enormer Mehrwert: 73 % sehen den Zugang zu State-of-the-Art-Technologien als großen Vorteil beim Einsatz von Managed Services.
Je nach Service-Level-Agreement (SLA) schult der Provider die Mitarbeitenden des Unternehmens im Umgang mit den neuen Systemen, bietet laufenden Support für technische Fragen oder übernimmt sogar die gesamte Prozesskette - in diesem Beispiel etwa die digitale Rechnungserfassung oder die Verwaltung der Personaldokumente. So gelingt es Unternehmen auch mit fehlenden Kapazitäten, die Digitalisierung in Teilbereichen schnell voranzutreiben und damit die Wertschöpfung für das gesamte Unternehmen zu steigern.
Den Fokus auf das Kerngeschäft lenken
Unternehmen erhoffen sich von Managed Services Providern nicht nur effektive Unterstützung bei der Digitalisierung und Überbrückung personeller Engpässe, sie stellen auch hohe Ansprüche an die Anbieter. So sind sich nahezu alle Befragten der Managed-Services-Studie (98 %) einig, dass Flexibilität, Reaktionsfähigkeit und Verlässlichkeit die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines Providers sind. Vor allem bei Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 500 Millionen Euro
spielen zudem auch internationale Netzwerke auf Seiten des Anbieters eine wichtige Rolle. Gerade bei großen, global agierenden Konzernen beschränken sich Prozesse oft nicht nur auf regionale Standorte, sondern erstrecken sich über viele internationale Niederlassungen hinweg. Dafür braucht es entsprechende Expertise, denn die regulatorischen Umfelder können sich je nach Region stark unterscheiden.
Mit Blick auf neue EU-Initiativen wie die Hinweisgeberrichtlinie oder das europäische Lieferkettengesetz (CSDDD) sehen wir, dass die Dynamik in diesem Bereich erheblich zunimmt. Umso wichtiger ist es, dass Managed Services Provider robuste Grundlagen schaffen, um Compliance und Rechtskonformität für sämtliche Prozesse zu gewährleisten. Denn nur so können Unternehmen auch zukünftig wichtige Geschäftsvorgänge oder Funktionen auslagern, um den Fokus wieder verstärkt auf das eigene Kerngeschäft zu lenken.